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SEPA: Alles Wissenswerte über die neuen Regeln für den E-Commerce

    SEPA: Alles Wissenswerte über die neuen Regeln für den E-Commerce

SEPA (Single Euro Payments Area) geistert schon länger wie eine Drohung über der Unternehmenswelt. Für Unternehmen ist es ein verbindliches Regelwerk, das umgesetzt werden muss, wenn man Euro-Konten und Zahlungsverfahren weiter nutzen will. Dies verursacht Aufwand – dennoch sollten sich besonders Online-Shops dringend frühzeitig über die entsprechende EU-Verordnung genauer informieren.

Nach der Einführung des Euros wollte Europa endlich die teure Fragmentierung des Zahlungsverkehrs beenden. Dem europäischen Finanzsystem aus Geschäfts- und Zentralbanken misslang aber die selbstständige Standardisierung. In der Folge bemühte sich die EU um einen einheitlichen Zahlungsverkehrsraum, den sie SEPA taufte. Mit einer entsprechenden EU-Verordnung und einer Fülle technischer Vorschriften definierte sie die Standards für auf Euro lautende Lastschriften und Überweisungen neu.

SEPA: Die wichtigsten Änderungen

Zu den bekanntesten SEPA-Änderungen gehören IBAN (International Banking Account Number) und BIC (Bank Identifier Code), die die Kontonummer und Bankleitzahl ersetzen. Außerdem schreibt SEPA die Verwendung des XML-Zahlungsformats auf Basis von ISO 20022 XML vor. Leider reicht die internationale Standardisierung nicht so weit, dass der Umfang der IBAN in allen Ländern gleich ist. Reserviert sind 34 Stellen, wobei Belgien die kürzeste IBAN mit 16 Stellen hat und Malta mit 31 Stellen die längste. Die neue Numerik zieht sich technisch durch alle zahlungs- und buchungsrelevanten Systeme und organisatorisch durch mehr Prozesse, als viele Unternehmen glauben. So müssen neben Zahlungsverfahren und –vereinbarungen mit Kunden auch die Auswirkungen auf das Liquiditätsmanagement geprüft werden sowie Webformulare und viele Datenbestände angepackt werden.

Nötige Umstellungen bei Überweisungen einfach

SEPA Credit Transfer (SCT) heißt offiziell das Überweisungsverfahren, das bereits seit Januar 2008 angeboten wird. Zahlungen werden im SEPA-Raum zu gleichen Kosten wie inländische Zahlungen abgewickelt.

SEPA macht das auf ISO 20022 basierende XML-Zahlungsformat zur Pflicht.
SEPA macht das auf ISO 20022 basierende XML-Zahlungsformat zur Pflicht.

Banken bieten zur Erleichterung der Umstellung automatische Konvertierungen an. Diese sollen bis zum 31.1.2016 zulässig sein. Nach dem SEPA-Begleitgesetz dürfen diese Konvertierungen aber nur Verbrauchern angeboten werden. Unternehmen sind ausgeschlossen und müssen ab dem 1.2.2014 IBAN und BIC nutzen. Konvertierungen sollten aber ohnehin behutsam zum Einsatz kommen. Umsetzungsprojekte zeigen nämlich, dass in drei bis fünf Prozent der Konvertierungen Fehler auftauchen, etwa wenn hinterlegte Bankverbindungsdaten älter sind und sich zwischendurch zum Beispiel die Bankleitzahl des Empfängerinstituts geändert hat. Gehen Zahlungen gar auf ein falsches, aber existierendes Konto, müssen sich die Unternehmen selbst um die Rückzahlung bemühen. Banken haben über ihre AGBs mittlerweile ausgeschlossen, die Übereinstimmung von Kontonummer mit Empfänger zu prüfen. Das Risiko einer Fehlüberweisung liegt damit beim Zahlenden.

Nur im SEPA-Kleingedruckten findet man den Hinweis, dass für den Verwendungszweck künftig maximal noch 140 Zeichen zur Verfügung stehen und die erlaubten Zeichen exakt vorgeschrieben sind. So dürfen im Verwendungszweck und im Namensfeld keine Umlaute mehr verwendet werden. Unternehmen, die an bisherige Zahlungsdaten etwa automatisierte Verfahren für den Abgleich offener Posten oder andere Formen der Weiterverarbeitung angeschlossen haben, könnten damit Probleme bekommen. Erschwerend kommt hinzu, dass Banken sich nicht auf einheitliche Ausgabeformate verständigt haben.

Lastschriften in Deutschland untauglich für E-Commerce?

Während die Umstellung bei den Überweisungen fast trivial ist, stellt SEPA das bewährte deutsche Lastschriftverfahren völlig auf den Kopf. Legt man die Vorschriften genau aus, könnte sich die Lastschrift als ungeeignet für Zahlungen im E-Commerce herausstellen, zumindest in Deutschland.

Viele betroffene Unternehmen haben sich noch nicht ausreichend über SEPA informiert.
Viele betroffene Unternehmen haben sich noch nicht ausreichend über SEPA informiert.

Lastschriften hatten 2011 laut Bundesbank einen Anteil von knapp 49 Prozent an allen unbaren Transaktionen. Damit gehört das Verfahren zum wichtigsten Zahlungsinstrument in Deutschland. Laut Handelsverband Deutschland (HDE) bieten im Onlinehandel 46 Prozent der Anbieter Lastschriften an, 15,6 Prozent der online getätigten Umsätze werden auf diese Weise bezahlt.

Die neuen Verfahren SEPA Core Direct Debit für Privatkunden (Rückgabefrist acht Wochen) und SEPA Business to Business Direct Debit (keine Rückgabefrist) für Firmenkunden müssen spätestens ab 1.2.2014 verwendet werden. Zahlungspflichtige erteilen dazu schriftlich ein SEPA-Lastschriftmandat mit exakt definierten Formschriften. Deutsche Banken legen das Erfordernis einer schriftlichen Mandatserteilung im Sinne einer papierhaften Mandatserteilung aus. Dies stößt vor allem im Onlinehandel oder bei Spendenorganisation auf großes Unverständnis, denn Einzugsermächtigungen werden bislang ausschließlich elektronisch und vergleichsweise formlos erteilt. Kein Anbieter wird seine Kunden bitten, nach einer Online-Bestellung noch ein Formular auszudrucken, um es unterschrieben per Post zu senden.

Zwar lassen sich bestehende Lastschriftaufträge weiter nutzen. Zwingend ist aber dazu erforderlich, dass diese schriftlich vorliegen; andernfalls müssen sie neu als SEPA-Mandat vereinbart werden. Für Zahlungsempfänger, die per E-Mail oder Webformular Lastschriftaufträge erhalten haben, bedeutet dies einen immensen Aufwand. Zwar hat der Bundestag in seiner Gesetzesvorlage zum SEPA-Begleitgesetz deutlich gemacht, dass weiterhin wirksame Lastschriftmandate im Internet erteilt werden können, das Parlament vermied es jedoch, dies ausdrücklich gesetzlich zu regeln.

Hinter vorgehaltener Hand verraten Kreditinstitute, dass es den Unternehmen letztlich überlassen bleibt, weiterhin Lastschriften ohne schriftliches Mandat einzuziehen, weil das Mandat bei der Einreichung nicht geprüft werde. Das Risiko tragen aber die Unternehmen. Lastschriften, die nicht den SEPA-Vorgaben entsprechen, können 13 Monate zurückgegeben werden.

Die wenigsten Kunden werden dies zwar ausnutzen, zumal die Rückgabe einer Lastschrift nichts am rechtsgeschäftlichen Anspruch ändert. Brisant kann aber das fehlende schriftliche Mandat bei hohen Beträgen oder für den Fall der Insolvenz des Zahlungspflichtigen werden. Insolvenzverwalter stornieren unabhängig vom Grundgeschäft möglichst alle Lastschriften, wenn sie die Verwaltung übernehmen.

Innerhalb Europas behandeln Banken die SEPA-Lastschriften unterschiedlich. Daher könnte es durchaus Sinn machen, seine internationalen Bankverbindungen im Hinblick auf die Online-Tauglichkeit der SEPA-Lastschrift zu überprüfen.

Informationspflichten und Fristen

Bisher werden die meisten Lastschriften auf Sicht mit Auftragserteilung eingezogen. Künftig müssen die Zahlungspflichtigen in Textform 14 Tage vor dem ersten Einzug darüber unterrichtet werden (Pre-Notification). Dazu teilt ihnen der Zahlungsempfänger seine von der Bundesbank vergebene Gläubiger-ID mit. Die Frist lässt sich aber einzelvertraglich durch eine AGB-Änderung oder Termin-Nennung auf der Rechnung verkürzen.

Daneben müssen Unternehmen für die künftig ausschließlich beleglos einzureichenden Lastschriften Vorlagefristen beachten. Erst- beziehungsweise Einmallastschriften sind fünf Geschäftstage, Folgelastschriften zwei Geschäftstage vor Belastung einzureichen.

Weder E-Sepa noch E-Mandat in Sicht

Immerhin ist es möglich, das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) des stationären Handels bis zum 1. Februar 2016 weiter zu nutzen. Ob es danach durch eine SEPA-fähige Alternative ersetzt werden kann, ist noch offen. Laut Bundesbank arbeitet der European Payments Council (ECB) an e-Sepa für das Bezahlen im Internet sowie an Bezahlverfahren für mobile Endgeräte. Nach dem Kenntnisstand der Bundesbank ist derzeit die Umsetzung des elektronischen Mandats (e-Mandats) in Deutschland nicht geplant.

Daneben setzt sich die EU-Kommission für die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung (electronic invoicing beziehungsweise e-invoicing ) ein. Dies soll nicht nur die Rechnungsbearbeitung vereinfachen, sondern die Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse und die Effizienz der Verwaltung insgesamt fördern. Ob und wann hier mit praxistauglichen Lösungen zu rechnen ist, bleibt offen.

Vorbereitung ist Trumpf

Es reicht auf gar keinen Fall, sich darauf zu verlassen, dass Bank oder Software-Anbieter auf SEPA umstellen und man selbst nichts tun braucht. Je größer ein Unternehmen ist und je integrierter und automatisierter die Zahlungs- und daraus abgeleitete Folgeprozesse, desto eher sollten Unternehmen die Auswirkung prüfen. Wer sich heute nicht mit SEPA befassen will, sollte diese Entscheidung bewusst treffen. Dabei sollten Fachabteilungen wie Einkauf, Vertrieb, Personal und natürlich Finanzen befragt und dies nicht allein der IT-Abteilung überlassen werden. SEPA ist genauso ein fachlich-prozessuales wie ein technisches Thema. Dazu gehört, sich die Folgen auch unter Risiko-Aspekten klarzumachen. Wer etwa mit multibankfähigen Cash-Management-System-Daten verschiedener Bankverbindungen arbeitet, könnte schnell Probleme mit seinem Liquiditätsmanagement bekommen.

Onlinehändler bieten ihren Kunden im Schnitt vier bis fünf Zahlungsverfahren. Neben den klassischen Zahlungsmitteln, wie Kauf per Lastschrift, auf Rechnung oder per Vorkasse gegen Überweisung, sind allerdings nicht alle Verfahren von SEPA betroffen. So ändert sich etwa für den Kauf per Kreditkarte oder Diensten wie PayPal im Verhältnis zu den Kunden nichts. Neben den Lastschriftverfahren dürften alle Verfahren, in denen Kunden sperrige SEPA-Nummern (sei es ihre eigenen oder die des Zahlungsempfänger) selbst erfassen müssen, zu den Verlierern gehören. Für Online-Kunden spielt neben der Sicherheit des Verfahrens bekanntlich die Usability des Zahlungsablaufs eine wichtige Rolle. Für die Händler wiederum sind Faktoren wie Kosten und Verteilung der Ausfallrisiken wichtige Schlüsselfaktoren. Unternehmen sollten daher ihre Handlungsoptionen bewerten:

  • Konsequenzen für internationale Bankverbindungen: Sind alle Konten bei in- und ausländischen Instituten auf längere Sicht nötig und welche länderspezifischen Zahlungsverfahren lassen sich ersetzen?
  • Welche Alternativen zur Lastschrift ließen sich akzeptieren?
  • Hilfreich sind auch Überlegungen, ob und welche Teile der Zahlungsabwicklung an spezielle Zahlungsdienstleister outgesourct werden könnten.

Fazit

Der Markt für E-Commerce-Payment ist kaum noch überschaubar und wird sich im Laufe des Jahres 2013 rasant weiterentwickeln. Spezielle Dienstleister und möglicherweise internationale Banken könnten insbesondere die Trägheit deutscher Institute beim Lastschriftverfahren für spezielle Angebote nutzen.

Die SEPA-Umstellung ist weit komplexer, sodass dieser Artikel nur einen ersten Überblick bieten kann. Auf blicklog.com findet sich eine Informations- und Dokumentensammlung zu SEPA. Einen hilfreichen Einstieg bietet außerdem ein SEPA-Scan, wie er beispielsweise bei sepa-scan.de angeboten wird. Wer die gut 20 Fragen der anonymen Umfrage beantwortet, erhält ein übersichtliches Ergebnis zum Stand seiner SEPA-Vorbereitungen.

Links und Literatur

  1. ISO 20022 XML
  2. E-Invoicing
  3. E-Commerce-Leitfaden
  4. Informationssammlung zu SEPA

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1 Reaktionen
René Jacobi

Wie immer ein sehr guter Artikel zum Thema SEPA.

Was jedoch spannend erscheint, ist das sich derzeit die Meinungen sehr fest auf das schriftliche Mandat festzulegen scheinen.

Mir sind heute bereits 4 Unternehmen untergekommen, die alle Ihre Mandate neu einholen werden, auch wenn es aufwendig ist.

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