Den Überblick behalten

Den Überblick über das Projekt behält man über die Dokumentation und das Management. Zur Dokumentation gehören nicht nur Angebot und Auftragsbestätigung. Von allen Kundenterminen wird ein Ergebnisprotokoll erstellt und den Projektbeteiligten zur Verfügung gestellt. Ein gut aufbereitetes Protokoll ist schnell erstellt und hilft allen Beteiligten, die nächsten Schritte einzuplanen. Hinzu kommen schriftliche Zwischenabnahmen der vereinbarten Meilensteine und Zwischenstände.

Bei Workshops und kreativen Terminen eignen sich Fotoprotokolle, um Ideen und Visualisierungen komplexer Zusammenhänge festzuhalten. Dazu benötigt man lediglich eine Digitalkamera. Der Vorteil: Die Ergebnisse stehen direkt nach dem Termin als Gedankenstütze zur Verfügung.

Für die Planung des gesamten Projekts eignet sich eine Projektmanagement-Software. Je nach Projekt und Agenturgröße haben sich hier unterschiedliche Lösungen bewährt. Ein Einstieg in das Thema ist über Excel-/OpenOffice-Tabellen oder MS-Project möglich. Wer im Web ein wenig recherchiert, findet sogar passende Vorlagen. Darüber hinaus gibt es ebenfalls eine Reihe von Open-Source-Lösungen, die das Projektmanagement erleichtern [1]. Bei umfangreichen Projekten oder über mehrere Standorte verteilten Teams stößt diese dokumentbasierte Lösung allerdings an ihre Grenzen, da der Pflegeaufwand steigt und die aktuelle Version jeweils versendet oder online abgelegt werden muss.

Hier bieten sich webbasierte Groupware-Lösungen an, die kombiniert mit einem Wiki oder Bug-Tracking die Basis für die Projektarbeit bilden. Vor der Einführung einer derartigen Lösung sollten im Vorfeld die genauen Anforderungen definiert und mit den in Frage kommenden Lösungen abgeglichen werden. Professionelle Lösungen zum Projektmanagement leisten nicht nur Zeit- und Ressourcenplanung, sondern reichen von der Angebotserstellung über Zeiterfassung und Projektcontrolling bis hin zur Rechnungsstellung und Kontaktverwaltung.

Die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software fordert allerdings von allen Beteiligten viel Disziplin. Gerade in den ersten Wochen und Monaten ist die gewissenhafte Arbeit mit der Software Pflicht. Wird eingeführte Software nur halbherzig eingesetzt, kann sie nicht die gewünschte Hilfe leisten. Die investierte Arbeit in die Einführung der Software ist dann nichtig. Die größte Hürde hierbei ist psychologisch, denn die Arbeit mit der Planungssoftware kostet auf den ersten Blick Zeit. Zeit, die bei der Projektarbeit fehlt. Doch das ist zu kurzsichtig gedacht. Eine gut gepflegte Projektmanagement-Software hilft nicht nur kurzfristige Überlastungen zu erkennen und darauf zu reagieren, sondern auch langfristig, die Aufträge sinnvoll zu planen.

Im Projekt kommunizieren

Die Kommunikation mit den verschiedenen Projektbeteiligten ist ein weiterer wesentlicher Faktor für den Erfolg oder Misserfolg eines Webprojekts. Fühlen sich Projektbeteiligte wie beispielsweise spätere Anwender des neuen Content Management Systems nicht genug informiert oder in das Projekt integriert, kann dies zu erheblichen Akzeptanzproblemen führen.

Abhilfe schafft die Analyse aller Projektbeteiligten („Stakeholder“) und eine daraus entwickelte Kommunikationsmatrix. Für die „Stakeholder-Analyse“ betrachten Sie Ihr Projekt und die Projektbeteiligten wie folgt:

1. Wer sind die „Stakeholder“ Ihres Projekts? Betrachten Sie dabei alle Projektbeteiligten, die an Ihrem Projekt direkt beteiligt, davon betroffen oder auch daran interessiert sind! In welche Gruppen lassen sie sich zusammenfassen?
2. Was erwarten die jeweiligen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis?
3. Wie sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis betroffen?
4. Wie mächtig sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen? Welche Bedeutung haben sie in Bezug auf Ihr Projekt?
5. Welche Art der Kommunikation ist auf Basis der Ergebnisse der Fragen 1 bis 4 für diese Stakeholder-Gruppe notwendig? Wie möchten Sie als Projektleiter/-in mit dieser Gruppe kommunizieren?

Praxistipps für eine erfolgreiche Projektkommunikation:

• Wer ist dabei? Kennen Sie die Projektbeteiligten und nutzen Sie geeignete Kommunikationsmaßnahmen.
• Sind alle dabei? Integrieren Sie die wichtigen Projektbeteiligten von Anfang an, etwa über moderierte Anforderungsworkshops.
• Die Haltung macht´s! Kommunizieren Sie wertschätzend, leben Sie die Feedback-Regeln.