Daten werden in DSpace so verwaltet, dass die Organisation von Institutionen nachgebildet werden kann. An oberster Stelle stehen die Communities, die selbst wieder hierarchisch organisiert werden können. Jede Community beziehungsweise Sub-Community hat Collections, die zum Beispiel Themengebiete zusammenfassen. Collections können zu mehreren Communities gehören. Das eigentliche Archivelement ist ein Item, das zu einer Collection gehört, aber in mehreren Collections referenziert werden kann. Zum Item gehören die Metadaten des Archivobjekts, deren Struktur sich am Dublin-Core-Standard orientiert.

Die Items selbst sind in Bundles von Bitstreams organisiert. Durch die Bundles können Archivobjekte aus mehr als nur einer Datei bestehen (z. B. Webseiten mit den dazugehörigen Bildern), denn die Bundles bestehen aus einem oder mehreren Bitstreams, den eigentlichen Daten. Das Item kann aber aus mehr als einem Bundle bestehen. Eine gebräuchliche Einteilung der Bundles ist: Original, Thumbnails, Text (für die Indizierung). Zu jedem Bitstream muss auch das Bitstream-Format angegeben werden, das

Auch das NASA Jet Propulsion Laboratory setzt DSpace ein (http://trs-new.jpl.nasa.gov/dspace/). Der linke Rand der Seite wird durch die DSpace Navigationsleiste eingenommen, in der Such- und Navigationsfunktionen angeboten werden. Im Bild ist die erweiterte Suche zu sehen, bei der Suchkriterien logisch miteinander verknüpft werden können.

den MIME-Typ und die Ebenen des Supports (unterstützt, bekannt, nicht unterstützt) beschreibt.

Auf jeder Ebene der Datenorganisation können Rechte an Benutzer und Gruppen vergeben werden. Diese Rechte werden pro Ebene vergeben und nicht auf die nächste darunter liegende Ebene weitergegeben. Ein anonymer Zugriff auf Elemente des Systems kann freigegeben werden. Die Authentifizierung wird entweder über eine Kombination aus Name und Passwort oder über eine X509-Zertifizierung durchgeführt. Die eingetragenen Benutzer können auch benachrichtigt werden, wenn in definierten Bereichen neue Dokumente eingestellt werden. Die Einstellung von Dokumenten in das System erfolgt entweder über eine Stapelverarbeitung oder über eine Web-Benutzerschnittstelle für einzelne Dokumente. Für den Freigabeprozess können bis zu drei Workflow-Schritte definiert werden. Die Suche greift entweder auf die strukturierten Metadaten oder die indexierten Volltexte zu. Als Volltextengine wird die Open-Source-Software Lucene verwendet.