Ein Vorteil gegenüber herkömmlichen Telefonanlagen liegt vor allem im Verzicht auf spezielle, meist teure Systemtelefone für die internen Teilnehmer. Somit muss in Zukunft niemand um seine einmal getätigte Investition fürchten. Man kauft einfach Standard-VoIP-Telefone und kann diese nach Belieben austauschen. Wer will, der kann auch bereits gekaufte ISDN- oder Analog- Telefone über spezielle Analog/VoIP-Wandler verwenden. Selbst die Verkabelung ist einfacher, da man hier auf bereits existierende CAT5 Ethernet-Verkabelung für PCs zurückgreifen kann. Und es besteht die Möglichkeit Außendienstmitarbeiter im Homeoffice an die Telefonanlage anzubinden, als ob sie in der Zentrale sitzen würden. Und dies dank moderner VPN Technologie absolut abhörsicher.

Prinzipiell unterscheidet man zwei Arten von VoIP-Telefonen: Hardware- und Software-VoIP-Telefone. Die Hardware-VoIP-Varianten gleichen einem normalen Telefon und lassen sich auch so bedienen. Meist besitzen sie einen Ethernet-Eingang sowie einen Ausgang, was einen zusätzlichen Anschluss zum Netzwerk erspart (der Netzwerkanschluss zum PC wird durchgeschleusst). Diese „richtigen“ Telefone werden entweder manuell oder zentral über eine Kombination aus DHCP- und Asterisk-Server konfiguriert. Mit dieser Variante lassen sich zentral Hunderte von Telefonen einfach und schnell umkonfigurieren. Komfortfunktionen, wie ein zentrales Telefonbuch oder eine LDAP-Anbindung, lassen sich ebenfalls abbilden. Sogar die Tastenbelegung lässt sich zentral steuern. Hardware-Telefone gibt es bereits ab 50 Euro, doch die Qualitätsunterschiede sind sehr groß. Wer eine große Installation plant, sollte sich verschiedene Modelle anschauen und die Qualität prüfen. Auf jeden Fall sollte man darauf achten, dass die Software in den Telefonen auch in Zukunft einfach (z. B. über das Internet) aktualisiert werden kann, da die Weiterentwicklung und Verwendung besserer Codecs und Protokolle in der Zukunft zu erwarten ist.