Je nach Bearbeitungsstand ordnet das System automatisch den entsprechenden Auftragsstatus zu. Der Status wiederum steuert die Sichtbarkeit des Auftrags in den unterschiedlichen Bearbeitungsfenstern der Backend Module. So sehen Grafiker nur dann die Karte in Ihrer Pipeline, wenn der Auftrag soweit fixiert ist und er im nächsten Schritt nun grafisch umgesetzt werden muss.

Nach Fertigstellung der individuellen Karten in Form einer Grafikdatei wird diese dem Auftrag hinzugefügt und auf dem Server hinterlegt. Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit der Bitte um Freigabe der Karten in seinem Login-Bereich. Werden die Grafikdateien nach Einsicht bestätigt, gelangen Sie automatisch in die Warteschleife für die Druckerei.

Die Druckereien greifen unabhängig voneinander in das System ein und rufen alle druckfertigen und somit freigegebenen Daten komprimiert und automatisiert aus dem System ab. Die Kundendaten für den Versand werden gesondert als Tabelle in einer Datei ausgegeben. Nach Abschluss des Druckauftrags wird aus dem System der Druckerei die UPS Trackingnummer in TYPO3 importiert und bezüglich des Kunden-Auftrags der Status „versandt“ angezeigt. Die Zahlungseingänge wiederum werden den Aufträgen über einen Kontoauszugs-Import automatisch zugeordnet.

Permanente Transparenz im Prozess

Der Kunde hat die Möglichkeit, während des gesamten Auftragsprozesses seine Stammdaten zu ändern, als auch den Bestellstatus oder die bereits vorhandenen Aufträge einzusehen. Nach Abschluss des Auftrags erhält der Kunde die Option, eine Beurteilung abzugeben, die durch eine Freigabe auf der Website automatisiert angezeigt wird. Für das Monitoring stehen der Verwaltung diverse statistische Auswertungen zur Verfügung. Im TYPO3-Auftragsmanagement-System werden mit Hilfe der PHP-Bibliothek „jpGraph“ [1] die gewünschten Statistik-Informationen für die gewünschten Zeiträume grafisch dargestellt.