Um es gleich vorauszuschicken: Egal, wie gut ein Selbstmanagementsystem ist, die Arbeit muss man immer noch selbst erledigen. Aber manchmal hilft es, zu wissen, was mit welcher Information zu geschehen hat und rechtzeitig das Richtige zu tun. Selbstmanagement reduziert Stress. Und das ist schon einmal eine Menge.

Am Beginn von David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ („Getting Things Done“, GTD) steht die Erkenntnis, dass die Tage immer kürzer sind, als die Menge an Aufgaben, die wir an ihnen erledigen wollen. Ein Telefonanruf, eine E-Mail oder ein in der Tür stehender Manager oder Kollege können den sorgfältig ausgetüftelten Tagesplan in Sekunden über den Haufen werfen. Wahrscheinlich ist es genau diese Erkenntnis über den Alltag insbesondere der Web- und Wissensarbeit, die GTD zum bevorzugten Selbstmanagementsystem vieler Digitalarbeiter gemacht hat.

David Allen, der sich seit über 20 Jahren mit Selbstmanagement beschäftigt, führt den Stress, den wir bei der Arbeit empfinden, vor allem darauf zurück, dass uns ständig Dinge im Kopf herumgeistern, die wir zwar machen müssten, aber aus bestimmten Gründen jetzt und hier nicht erledigen können. Um diese Erkenntnis herum bastelt er sein Selbstmanagementsystem. Dieses besteht aus:

• Erfassen
• Durcharbeiten
• Ordnen
• Durchsehen
• Erledigen

Bevor wir uns den Einzeldisziplinen widmen, schieben wir eine weitere Erkenntnis Allens ein: Nur wenn wir über die geeigneten Werkzeuge und Aufbewahrungssysteme verfügen und gleichzeitig elegante Verfahren kennen, die uns bei jedem Ding in unserem Kopf, unserer Mailbox oder auf unserem Schreibtisch sagen können, was damit wie zu geschehen hat, können wir effizient und stressfrei arbeiten.