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Weniger ist mehr: Wie man die E-Mail-Flut in den Griff kriegt

Aus dem
t3n Magazin Nr. 28

06/2012 - 08/2012

Es liegt in der Natur der Sache, dass E-Mails häufig und massenhaft verschickt werden. Wie Sascha Lobo es im Rahmen seines Konzepts des hermetischen Schreibens so treffend formuliert hat: Das Konzept ist so simpel und einfach umzusetzen, dass für viele bereits der „Hauch eines Funkens einer Ahnung eines Mitteilungsbedürfnisses“ ausreicht, um eine E-Mail zu verschicken. Doch es gibt Mittel und Wege, die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen.

Weniger ist mehr: Wie man die E-Mail-Flut in den Griff kriegt

Vor dem Zeitalter des Internets und der elektronischen Post beschränkte sich die Kommunikation in der Geschäftswelt im Wesentlichen auf Post, Fax und Telefon. Lässt man das Fax als Dokumentenaustauschmaschine einmal außer Acht, griff man in der Regel zum Hörer, wenn man mal schnell etwas fragen oder abklären wollte. Die Hürde, jemanden anzurufen, ist allerdings ungleich höher, als eine E-Mail zu schreiben. Eine E-Mail wandert erstmal ins Postfach und wartet passiv darauf, bearbeitet zu werden. Bei einem Telefonanruf greift man dagegen aktiv in den Ablauf des Gegenübers ein und verlangt – wenn auch vielleicht nur kurz – die volle Aufmerksamkeit der entsprechenden Person. Der eher unpersönliche und asynchrone Charakter der E-Mail sowie ihre sekundenschnelle Übermittlung sind deshalb die wichtigsten Faktoren für den weltweiten Siegeszug der E-Mail.

Aber wie schaffen wir es, möglichst effektiv mit der Last des übervollen Posteingangs fertig zu werden? Welche Strategien helfen dabei, den ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr auf das Wesentliche zu minimieren? Hier ein paar Tipps, die nicht alle aus dem Lehrbuch stammen, aber vielleicht gerade deshalb besonders effizient sind.

Mailverkehr minimieren

Es ist zu empfehlen, jeglichen automatisierten E-Mail-Verkehr so weit wie möglich zu minimieren, wenn möglich, sogar komplett abzuschalten. Nichts ist schlimmer, als mit unzähligen E-Mail-Newslettern bombardiert zu werden. Nur weil man vor drei Jahren eine Fotobearbeitungssoftware für zehn Euro gekauft und bei der Eingabe der Lizenznummer vergessen hat, das Kreuz bei „Informieren Sie mich bitte über neue Produkte der Firma XYZ” zu entfernen, möchte man nicht auch noch Jahre später Newsletter dieses Unternehmens erhalten. Es ist ratsam, sich die Zeit zu nehmen, jeden Newsletter abzubestellen. Bald schon entwickelt der Posteingang eine angenehme Stille. Ein weiterer Tipp in diesem Zusammenhang: Tools wie Notification Control [1] ermöglichen die Verwaltung sämtlicher Benachrichtigungseinstellungen von genutzten Web-Diensten wie Facebook, Twitter oder LinkedIn.

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Mit Notification Control lassen sich Benachrichtigungseinstellungen wichtiger Web-Dienste zentral verwalten.

Oft ist die E-Mail auch einfach das falsche Kommunikationsmittel. Manchmal ist der Griff zum Telefon, der Einsatz von Social-Media-Tools für Unternehmen, das Senden eines Faxes oder die Nutzung anderer Kommunikationsmittel sinnvoller. Auf die Spitze treibt es in dieser Hinsicht übrigens der IBM-Manager Luis Suarez [2], der seit mehr als vier Jahren in einem Selbstexperiment fast ohne E-Mails arbeitet. Er benutzt E-Mails nur noch für Kalendereinträge und rein private, sehr vertrauliche Kommunikation mit einer anderen Person. Für alle anderen – vor allem für geschäftliche Konversationen – setzt Suarez auf Tools wie Chats, Wikis und Twitter. Und er telefoniert wieder deutlich mehr als früher. Auf dieser Weise hat er die Zahl der eingehenden E-Mails um 95 Prozent reduzieren können. Bei seinem letzten Statusreport, den er Anfang des Jahres veröffentlicht hat, gibt er an, im Schnitt nur noch 16 E-Mails zu erhalten – pro Woche.

Bei der Minimierung des ausgehenden E-Mail-Verkehrs ließe sich auch etwas nachhelfen. Der Blogger Seth Godin [3] beispielsweise bringt einen interessanten Aspekt in diesen Kontext, den sich jeder Verfasser einer E-Mail vor Augen führen sollte, bevor er seine E-Mail absendet: „Wenn ich 42 Cent für das Versenden dieser E-Mail bezahlen müsste, würde ich sie dann auch wirklich abschicken?”. Das heißt: Ist der Versand dieser E-Mail wirklich so wichtig, dass das Bezahlen eines kleinen Geldbetrags lohnenswert wäre? Lohnt sich eine E-Mail, nur um einen bereits gesetzten Termin nochmals zu bestätigen – nur um 100 Prozent sicher zu sein?

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3 Antworten
  1. von Anonym am 02.01.2013 (16:54 Uhr)

    Ich sehe das wie Seth Godin (42 Cent E-Mail). Jedoch würde ich das vorallem auf Nachrichtendienste wie WhatsApp und auch die Facebook Message erweitern.
    Durch diese kostenlose Kommunikation, wird leider machmal bei seinem Gegenüber das Gehirn abgeschaltet.
    Anstatt selber ein Problem zu einer Lösung zu finden und nachzudenken, wird oft "schnell" eine WhatsApp Nachricht verschickt. Das bedeutet wieder Aufwand für den Empfänger und ist finde ich sogar noch "aktiver in den Tagesablauf eingegriffen" als eine E-Mail, da man die Nachricht sofort erhält und dementsprechend eine kleine erwartunghaltung auf eine schnelle Antwort beim Sender entsteht. Das waren jetzt sogar nur five.sentenc.es ;)

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  2. von Lukas Koch am 03.01.2013 (16:14 Uhr)

    Ich persönlich kann dieses E-Mail Problem kaum nachvollziehen. Ich habe insgesamt drei Mail Postfächer. Eines für rein geschäftliche Kommunikation, eines für Privates und eines für Newsletter oder Benachrichtigungen die mich interessieren.

    Die Push Funktion ist nur auf der geschäftlichen Leitung eingeschaltet. Alle anderen Personen wissen, wenn es was gibt das man schnell mit mir besprechen möchte, dann über Whatsapp oder Telefon.

    Ich brauche nie mit einer großen Anzahl von Mail zu kämpfen. Alle Personen mit denen ich kommuniziere wissen, dass dringende Dinge nie per E-Mail besprochen werden können. Lediglich ein Rückrufwunsch oder eine Terminanfrage wird per E-Mail erbeten.

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  3. von till.kleinert am 04.01.2013 (10:57 Uhr)

    Sehr guter Artikel, die Ansätze von Herrn Lobo finde ich brillant. Auf solche offensichtlichen Lösungen bin ich bisher nicht selbst gekommen, man will ja keinen Kunden verärgern.

    Wenn eine E-Mail Geld kosten würde, gäbe es warscheinlich kaum Spam und die Sender würde eher überlegen beispielsweise eine Mail mit dem Inhalt o.k. zu senden. Twitter ist da eine effektive Lösung, sich kurz zu halten. Nur wie bringt man das "den Leuten" bei, gerade jetzt am Jahresanfang sich nicht in epischen Glückwunschanschreiben in Mails zu artikulieren.

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