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von Oliver Gassner, 01.09.2009

Taskinator-Tipps: Inbox Zero – Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt

Aus dem
t3n Magazin Nr. 17

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Alle E-Mails, die jetzt noch unmittelbares Reagieren von Ihnen erfordern, wandern in den Next-Action-Ordner. Dort steht alles, was „allerdemnächst“ zu passieren hat. Die magische Formel lautet „4D“: delete, defer (verschiebe), delegate und do. Wenn sie stimmt – und Ihnen unterdessen niemand eine neue E-Mail geschickt hat – sollte Ihre E-Mail-Inbox jetzt leer sein. Und wenn der Eingangskorb leer ist, bleibt einem oft nichts anderes übrig, als sich genau an das zu machen, was wichtig ist: die Next-Action-Mails.

Mailprogramm einrichten

Folgendes brauchen Sie in Ihrem Mailprogramm:

  • den Next-Actions-Ordner (der tägliche Arbeitsplatz)
  • einen Archivordner
  • je einen Ordner für jedes Projekt für Projektmaterialien (so lange es läuft, später kann der Ordner ins Archiv)
  • je einen Ordner für jeden Besprechungspartner oder jede Besprechungsreihe (vor Besprechung durchsehen)
  • je einen Ordner für jeden Monat (am Monatsbeginn ggf. in Next-Actions-Ordner schieben)
  • einen Ordner für Delegiertes (wöchentlich durchsehen)
  • einen Ordner für „Irgendwann“ (wöchentlich durchsehen)

DMZ

Wenn das Mailchaos schon zu groß ist, hilft nur eins:

  • grob scannen, ob sich in der Inbox extrem wichtige E-Mails für den Next-Actions-Ordner befinden,
  • den ganzen Rest in einen Ordner „DMZ“ (demilitarisierte Zone) verschieben,
  • diesen wie oben beschrieben „irgendwann“ mal durchsehen – oder eben auch nicht,
  • hoffen, dass man sich nicht demnächst einen neuen Job suchen muss.

Der Autor

Oliver GassnerOliver Gassner ist seit 1988 in den Drähten des Netzes unterwegs und bloggt seit dem Jahr 2000. Er berät, konzipiert und schult, coacht, trägt vor und schreibt zu Themen rund um Weblogs, Wikis, das Social Web, Selbstmanagement und Kreativität. Er bloggt unter http://blog.oliver-gassner.de und dort finden sich auch seine Blogbeiträge zu GTD und anderen Selbstmanagementthemen. Fragen und Anregungen bitte an oliver.gassner+taskinator@gmail.com.

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t3n 17 Kommentare: 7 Tweets: 0 Facebook-Likes: 3
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7 Antworten

  1. von » LINKLOAD vom 15.09.2009 [UPLOAD… 15.09.2009 (17:33Uhr) 1.

    [...] Inbox Zero – Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt [...]

  2. von Taskinator-Tipps: Inbox Zero – Wie man… 15.09.2009 (19:00Uhr) 2.

    [...] zur konkreten Umsetzung des Konzepts und zeigt, wie man die E-Mail-Flut in den Griff bekommen kann. Sein Beitrag ist jetzt kostenlos in unserem Heftarchiv verfügbar. t3n Nr. 17 kann man zudem als Abo und als Einzelheft in unserem Shop [...]

  3. von OliverG 16.09.2009 (09:12Uhr) 3.

    Ich kommentiere mal selbst
    - damit ich mitkriege, wenn jemand kommentiert
    - um zu fragen, was ihr euch als nächstes Selbstmanagement-Thema wünscht ;)

  4. von Hans 16.09.2009 (09:36Uhr) 4.

    Dieser Kommentar geht an die Webredaktion:

    Schöner Artikel – unschön zerschnitten.

    Stellt doch den Beitrag auch in einer Version auf EINER Seite dar.
    Dieser Artikel – und viele andere auch – wird unschön zerschnitten, wenn man ihn der Pageviews wegen auf drei Seiten aufteilt.

    Schaut mal bei der Zeit vorbei. Die haben eine Funktion Auf einer Seite lesen.

  5. von OliverG 16.09.2009 (10:50Uhr) 5.

    Ich hab vorhin eine Knopf für ne PDF-Version gesucht, die ich verlinken kann ;)

  6. von Jan Christe 16.09.2009 (12:33Uhr) 6.

    @Hans @ OliverG: Danke für die Feature-Tipps. Werd ich mir mal anschauen und an die Technik-Abteilung weitergeben.

  7. von Axel Metayer 22.05.2010 (19:44Uhr) 7.

    Danke, endlich sieht man wieder klar in der Inbox.

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