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Taskinator-Tipps: Inbox Zero – Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt

In der Taskinator-Reihe gibt Oliver Gassner Tipps zum Selbstmanagement. Den Auftakt macht das Thema „Inbox Zero“ – oder wie man die E-Mail-Flut in den Griff bekommt. Inbox Zero ist ein Konzept, das von den US-amerikanischen Produktivitätsgrößen Merlin Mann [1] (43folders.com) und David Allen [2] (GTD/Getting Things Done) propagiert wird. Die Idee dabei: „Erinnerungen“ an Dinge, die man zu tun hat (in Form von E-Mails), gehören nicht in die Inbox des Mailprogramms, sondern auf separate Erinnerungslisten oder in Ordner, die nur noch E-Mails eines bestimmten Typs enthalten.

5 Min. Lesezeit
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Obwohl das Konzept sowohl für Papiereingangskörbe wie auch für E-Mail-Inboxen einsetzbar ist, beschränkt sich dieser Artikel auf E-Mails. Denn hier kommt besonders viel „Zeug“ an, wie David Allen es nennt. Gemeint sind damit alle Dinge, von denen wir drei Sachen noch nicht wissen:

  • was als nächstes mit ihnen passieren soll, und ob überhaupt etwas zu tun ist,
  • wozu sie am Schluss führen sollen, falls etwas zu tun ist,
  • wo ihr Platz ist.
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Warum die Inbox überhaupt leer werden muss? Wenn Sie nicht wissen, was alles in Ihrem Einflussbereich herumschwirrt, haben Sie auch keinerlei Ahnung, ob der große bedrohliche Stapel nicht irgendeine „Bombe“ enthält – irgendetwas, auf das Sie hätten reagieren sollen und das Ihnen, sobald es „explodiert“, ordentlich Stress macht.

Loslegen

Ausgangspunkt auf dem Weg zu einer leeren Inbox ist eine E-Mail-Inbox, die überquillt. Sortieren Sie sämtliche E-Mails zunächst nach Absendern. So sehen Sie recht schnell, dass es eine ganze Reihe von E-Mails gibt, die Sie nicht wirklich lesen wollen: drei Wochen alte Newsletter, Erinnerungen an Events, die vor drei Tagen waren, die Pollenflugvorhersage für den letzten Sommer. Die können Sie jetzt en bloc markieren und in den Papierkorb verschieben.

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In Gmail funktioniert die Sortierung nach Absendern nicht. Hier hilft ein kleiner Trick: Nutzen Sie den Absender der ersten irrelevanten Mail, die Sie finden können, als Suchbegriff und löschen alle gefundenen E-Mails, um die Inbox leerer zu bekommen.

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Nur 2 Minuten

Nun nehmen Sie diejenigen E-Mails in den Blick, die Sie in unter zwei Minuten erledigen können. Dabei sollten Sie bedenken, dass der 2-Minuten-Aktion eine weitere folgen könnte, die Sie auf Ihrer Next-Action-Liste zur Erinnerung notieren sollten. Wenn Sie diese Tasks überhaupt erledigen wollen, dann können Sie es genauso gut gleich tun. Sie wochenlang als Ballast herumzuschleppen, wird ihre Erledigung nicht vereinfachen.

Falls Sie nun bei den 2-Minuten-Tasks irgendetwas delegiert haben, schieben Sie die betreffenden E-Mails in den Ordner „Delegiert“ oder „Warten auf“. Diesen sehen Sie mindestens wöchentlich oder häufiger durch, um zu schauen, ob Sie jemanden daran erinnern müssen, dass Sie noch eine Antwort zu bekommen haben.

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Sortieren

Eine Reihe anderer E-Mails wird aus Material bestehen, das Sie „irgendwann mal“ lesen wollen. Drucken Sie diese Mails entweder aus und lesen Sie sie bei der nächsten achtstündigen Zugfahrt oder verschieben Sie sie in einen Ordner „zu lesen“, den Sie durchsehen, wenn Sie mal wieder auf Leute warten, die nicht rechtzeitig zum Termin erschienen sind. Oder eben beides.

Einige E-Mails wollen Sie vielleicht im nächsten Monat oder bis in einem halben Jahr prüfen. Sie gehören in einen Ordner mit dem entsprechenden Monatsnamen und werden dann immer am Anfang des Monats durchgesehen.

Tipp: Wenn man diese Ordner mit „m01 Januar“, „m02 Februar“ und so weiter benennt, stehen sie im Mailprogramm in der richtigen Reihenfolge. Wenn es Mails gibt, die Sie „einfach irgendwann“ nochmal ansehen wollen, schieben Sie sie in den Ordner „Irgendwann“. Der wird in der Regel wöchentlich durchgesehen.

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Einige E-Mails führen zwar womöglich nicht zu direkten Aktionen, müssen aber archiviert werden, weil sie beispielsweise Vertragsbedingungen oder Vereinbarungen enthalten, die Sie später einmal nachschlagen wollen. Was bei Papier ein größerer Akt ist, ist bei E-Mails heutzutage kein Problem: Ein großer Ordner „Archiv“ genügt hier. Eventuell kann man die Stern- oder Flag-Funktion des Mailprogramms benutzen, um relevantere E-Mails zu kennzeichnen. Die Suchfunktion des Mailprogramms erledigt beim Nachschlagen dann den Rest.

Manche E-Mails – vor allem solche von Social Networks oder Twitter, Blog-Kommentarbenachrichtigungen, Newsletter und Ähnliches – haben eingeschränkte Dringlichkeit, sie kann man gleich automatisch mittels Mailprogramm-Filter in einen „Bacon-Ordner“ schieben lassen, den man durchsieht, wenn man alles Wichtigere erledigt hat. Bacon deshalb, weil es sich bei diesen Mails um „erwünschten Spam“ handelt – und der Name „Spam“ von einem amerikanischen Dosenfleisch stammt.

E-Mails, die als Material für Besprechungen oder Projekte dienen sollen, können Sie in entsprechend benannte Ordner einsortieren und am Tag oder in der Stunde vor der Besprechung sichten. Alle E-Mails, die als Grundlage für Dialoge mit Einzelpersonen dienen, werden in deren Besprechungsordner verschoben. So ist auch bei kurzfristigen Abstimmungen alles am rechten Platz und Sie ersparen sich mühseliges Suchen.

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Alle E-Mails, die jetzt noch unmittelbares Reagieren von Ihnen erfordern, wandern in den Next-Action-Ordner. Dort steht alles, was „allerdemnächst“ zu passieren hat. Die magische Formel lautet „4D“: delete, defer (verschiebe), delegate und do. Wenn sie stimmt – und Ihnen unterdessen niemand eine neue E-Mail geschickt hat – sollte Ihre E-Mail-Inbox jetzt leer sein. Und wenn der Eingangskorb leer ist, bleibt einem oft nichts anderes übrig, als sich genau an das zu machen, was wichtig ist: die Next-Action-Mails.

Mailprogramm einrichten

Folgendes brauchen Sie in Ihrem Mailprogramm:
  • den Next-Actions-Ordner (der tägliche Arbeitsplatz)
  • einen Archivordner
  • je einen Ordner für jedes Projekt für Projektmaterialien (so lange es läuft, später kann der Ordner ins Archiv)
  • je einen Ordner für jeden Besprechungspartner oder jede Besprechungsreihe (vor Besprechung durchsehen)
  • je einen Ordner für jeden Monat (am Monatsbeginn ggf. in Next-Actions-Ordner schieben)
  • einen Ordner für Delegiertes (wöchentlich durchsehen)
  • einen Ordner für „Irgendwann“ (wöchentlich durchsehen)

DMZ

Wenn das Mailchaos schon zu groß ist, hilft nur eins:
  • grob scannen, ob sich in der Inbox extrem wichtige E-Mails für den Next-Actions-Ordner befinden,
  • den ganzen Rest in einen Ordner „DMZ“ (demilitarisierte Zone) verschieben,
  • diesen wie oben beschrieben „irgendwann“ mal durchsehen – oder eben auch nicht,
  • hoffen, dass man sich nicht demnächst einen neuen Job suchen muss.
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5 Kommentare
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Dein t3n-Team

OliverG

Ich kommentiere mal selbst
– damit ich mitkriege, wenn jemand kommentiert
– um zu fragen, was ihr euch als nächstes Selbstmanagement-Thema wünscht ;)

Antworten
Hans

Dieser Kommentar geht an die Webredaktion:

Schöner Artikel – unschön zerschnitten.

Stellt doch den Beitrag auch in einer Version auf EINER Seite dar.
Dieser Artikel – und viele andere auch – wird unschön zerschnitten, wenn man ihn der Pageviews wegen auf drei Seiten aufteilt.

Schaut mal bei der Zeit vorbei. Die haben eine Funktion Auf einer Seite lesen.

Antworten
OliverG

Ich hab vorhin eine Knopf für ne PDF-Version gesucht, die ich verlinken kann ;)

Antworten
Jan Christe

@Hans @ OliverG: Danke für die Feature-Tipps. Werd ich mir mal anschauen und an die Technik-Abteilung weitergeben.

Antworten
Axel Metayer

Danke, endlich sieht man wieder klar in der Inbox.

Antworten

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