Wer sich als DMS-Anbieter wirklich profilieren will, braucht neben Technologie- und Integrationswissen vor allem auch ein umfassendes Branchenwissen und einen tiefen Einblick in die Arbeitsweisen und –vorgänge in unterschiedlichsten Organisationen. Exakte Verschlagwortung bleibt auch beim digitalen Archiv die zentrale Grundlage von späteren Sucherfolgen. Und wenn hier bereits im alten Papierarchiv nachlässig gehandelt wurde, kann ein DMS auch keine Wunder wirken. Und selbstredend muss im Vorfeld der Einführung von Dokumentenmanagement das Archiv und dessen Funktionalitäten bereits in die Planungen einbezogen werden. Denn irgendwann ist natürlich auch das digitale Archiv vom Zusammenbruch bedroht, wenn nicht von Zeit zu Zeit tabula rasa gemacht und Dokumente auf externe Speichermedien ausgelagert werden.
Die meisten DMS-Projekte scheitern daran, dass im Vorfeld der Einführung am falschen Platz gespart wird – bei der sorgfältigen IST-Analyse und bei der Erstellung von Fachkonzepten und Lastenheften, die ein tiefes und breites, also fachübergreifendendes Verständnis voraussetzen. Ohne exakte Klärung dessen, was ein DMS für den jeweiligen Betrieb können muss, ist das Risiko einer Fehlinvestition für Unternehmen enorm hoch. Ein DMS ohne sicheres (Langfrist-)Archiv, in dem Dokumente in zweifacher Form – strukturiert als Datei und unstrukturiert als Image (Faksimile) – langfristig aufbewahrt werden können, wird es schwer haben, sich auf dem Markt zu behaupten.
Fazit
Das Potenzial, mit DMS-Projekten gute Geschäfte zu machen, liegt darin, die organisatorischen Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass konkrete Rationalisierungseffekte beim Kunden entstehen.
Ein technologischer Baustein in diesem Komplex sind, wie beschrieben, vernünftige Schnittstellen. Anbieter von Open-Source-DMS müssten demnach mit der Schar von Schnittstellen-Zertifikatsinhabern kuscheln, um in den Besitz derselben zu gelangen. Oder sie müssen viel Geld für die Nutzungsberechtigung auf den Tisch legen, um in der ersten DMS-Liga mitspielen zu können.
Für die Community heißt das, die Schnittstellen zu Hauptanwendungen, die in Unternehmen ab einer bestimmten Größenordnung zum Einsatz kommen, unter Einsatz aller verfügbaren Kräfte selbst zu entwickeln – Open-Source-Philosophie eben. Mit einer ideologiefreien, sachlich argumentierenden Öffentlichkeitsarbeit den Trend zu Open-Source-Lösungen zu stärken, kann auch hier nicht schaden.
Marc Weyhing ist Mitinhaber des Beratungsunternehmens poolworxx, das sich auf die besonderen Anforderungen an DMS und IT-Compliance im Zusammenhang mit der Digitalen Betriebsprüfung spezialisiert hat. poolworxx realisiert darüber hinaus gemeinsam mit Netzwerkpartnern Web-Lösungen auf Basis von TYPO3 für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung.
Heike Arnold ist geschäftsführende Gesellschafterin von The Webworker Group, einem der ersten virtuell organisierten Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen in Deutschland. Neben ihrer beratenden und dienstleistenden Tätigkeit ist Arnold, die sich schwerpunktmäßig dem „Wandel in der Arbeitswelt“ widmet, als freie Autorin tätig und übernimmt bei Web-Projekten die Entwicklung und das Management von Inhalten (Content).
