Da ein JCR-Repository aber noch kein DMS darstellt, hat Alfresco entsprechende Lösungen implementiert, die das Produkt zum vollwertigen DMS-System machen: Der Zugriff erfolgt über ein virtuelles Gruppenlaufwerk, sodass eigentlich ganze Fileserver abgelöst werden könnten. Tätigkeiten, die ein virtuelles Filesystem nicht abbildet, können direkt über einen im Ordner erzeugten dynamischen Link im Browser aufgerufen werden. Hierzu gehören beispielsweise das Editieren von Metadaten, die Versionierung von Dateien und die Verwendung von Workflows.

Statt wie bei anderen Anwendungen einen weiteren, proprietären Workflow zu implementieren, bindet Alfresco den Open-Source-Workflow jBPM transparent ein, mit dem auch anwendungsübergreifende Geschäftsprozesse umgesetzt werden können.

Alternativ ist durch die WebServices-Schnittstelle der Einsatz des Standards BPEL (Business Process Execution Language) möglich.

Schnelle Mehrwerte

In der Praxis lassen sich bereits viele Mehrwerte mit wenigen Eingriffen schaffen. Wo Workflows zu umständlich sind, können im System sehr einfach Regeln definiert werden, die nützliche Aktivitäten auslösen, um beispielsweise Benutzer zu benachrichtigen, Dokumente und Bilder automatisch zu konvertieren, Metadaten zu extrahieren oder doch automatisch Workflows zu starten. Aktivitäten können einfach erweitert und verändert werden. Hierzu wurde die Open-Source-Script- und Template-Engine FreeMarker eingebunden, die JavaScript ausführt und den einfachen Zugriff auf die Alfresco-API ohne Java-Kenntnisse ermöglicht.