Über Templates lassen sich beispielsweise Bilder in einer Bilder-Galerie darstellen, freigegebene Dokumente mit bestimmten Eigenschaften im Intranet einbinden oder die Ergebnismenge einer Suche mit der Firefox-Searchbar in Alfresco anzeigen. Um Dokumente entsprechend der gesetzlichen Anforderungen verwalten zu können, unterstützt Alfresco im aktuellen Release Records-Management zur Erstellung digitaler Aktenpläne und Audit-Logging zum Nachweis von Zugriffen und Änderungen.

Trotz der vielen guten technischen Ansätze und Potenziale wird man feststellen, dass Alfresco noch lange nicht über so viel „Best Practices“ und Referenzen verfügt, wie sie die oft seit mehreren Jahren am Markt etablierten kommerziellen Anbieter vorweisen können. Dies ist nicht verwunderlich, da das erste ernst zu nehmende Release im Sommer dieses Jahres veröffentlicht wurde. Branchenlösungen wie etwa eine Bau- oder Personalakte wird man daher genauso wenig finden wie die Abbildung DOMEA-konformer Prozesse, wie sie Bundesbehörden fordern. Dass diese Anforderungen allerdings leicht und kostengünstig implementiert werden können, ist besonders vor dem Hintergrund interessant, dass Lizenzkosten entfallen, die im unternehmensweiten Einsatz schnell sechs- bis siebenstellig ausfallen können.

Die Erweiterung „GeoXtension for Alfresco“ von dmc ermöglicht die direkte Suche nach Geodaten im ECM.

Die dmc digital media center GmbH hat bereits einige Lösungen mit Alfresco geschaffen, die sich heute schon von etablierten Anwendungen abgrenzen. Auf der Tagesordnung stehen noch die Integration von SAP und die Zertifizierung mit gängigen Archivsystemen, um das Spektrum zu vervollständigen.

Enterprise Content Management hat den Anspruch, Geschäftsprozesse anwendungsübergreifend mit Unternehmenswissen und Inhalten zu unterstützen. Durch den Einsatz der elektronischen Medien haben sich allerdings Brüche in der Handhabung von elektronischen Informationen eingebürgert, die bis heute nicht aufgelöst wurden. Ein Beispiel hierfür ist die Handhabung von E-Mails. Hat man in der Vergangenheit ein Schreiben gemeinsam mit einer Akte oder einem Vorgang abgelegt, so verbleibt heute in der Regel eine E-Mail im Posteingang des Empfängers. Eine herkömmliche E-Mail-Archivierung sichert die Daten fortlaufend am E-Mail-Server und bringt dem Unternehmen und dem Anwender keinen Mehrwert. Mit Alfresco bietet dmc eine einfache und effektive Lösung, direkt im E-Mail-Programm per Drag-and-Drop eingegangene und versendete E-Mails den entsprechenden Kunden, Projekten oder Akten zuzuordnen. Hierzu wird der Alfresco-Server über IMAP als zusätzliches Postfach im E-Mail-Client eingerichtet, das verschiedenen Ordnern direkten Zugriff auf die wichtigen Verzeichnisse und Projekte bietet.