Sofort nachdem E-Mails in die entsprechenden Verzeichnisse zugewiesen werden, können in Alfresco Workflows starten, um die E-Mails zu bearbeiten, zu klassifizieren, dem Records-Management zu unterstellen oder um anderweitige Prozesse abzubilden. Der Zugriff auf die so archivierten E-Mails findet entweder in Alfresco statt oder wieder direkt aus dem E-Mail-Programm.

Integration von Geodaten

Ein anderes Anwendungsbeispiel, bei dem Alfresco von dmc im Rahmen von Projekten erweitert wurde, um Anwendungsbrüche aufzulösen, ist der Einsatz von Dokumenten im Zusammenhang mit Geodaten. Geosysteme werden in der Regel verwendet, um in autarken Systemen räumliche Informationen zu pflegen, beispielsweise bei Bahnstrecken, Leitungssystemen oder bei Grundstücksinformationen. Eine direkte Verknüpfung dieser Informationen mit anderen (Dokumente-Management-)Systemen ist nicht vorgesehen. Durch den Einsatz der Erweiterung „GeoXtension for Alfresco“ lassen sich Dokumente und Geodaten bidirektional miteinander verknüpfen. So können relevante Dokumente in einer Karte angezeigt oder Dokumente im DMS mit räumlichem Bezug ermittelt werden. Bei einer Meldung von Gasgeruch können beispielsweise alle relevanten Dokumente wie Betriebsanweisungen, Wartungsprotokolle, Herstellerinformationen oder Einmessskizzen im Umkreis von 100 Metern dem Technikteam zur Verfügung gestellt werden. Weitere Anwendungsfälle lassen sich schnell für die Verwaltung von Immobilien oder im Versicherungsbereich finden.

Fazit

Die skizzierten Lösungen sollen das Potenzial von Alfresco aufzeigen, Anwendungs- und Medienbrüche aufzulösen. Möglich wird dies durch die offene Architektur und die leistungsfähigen Schnittstellen. Durch den Open-Source-Ansatz ist anzunehmen, dass zahlreiche Anwendungsfälle die Lücke zu etablierten Systemen schnell schließen werden.