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Verstopftes E-Mail-Postfach? So wirst du zum Inbox-Hero

    Verstopftes E-Mail-Postfach? So wirst du zum Inbox-Hero

(Foto: Bastografie / Photocase)

Meine Inbox ist ein E-Mail-Friedhof. Hunderte, vielleicht sogar tausende Nachrichten fristen in ihren Tiefen ein trauriges Dasein. Das allein wäre nicht weiter schlimm – wenn nicht ihre schiere Existenz mich davon abhalten würde, mich produktiv mit ihnen auseinanderzusetzen. Es wird Zeit, die Hoheit über mein Postfach zurück zu erlangen. Und zwar dauerhaft.

Raus aus der Abwärtsspirale

Meine Beziehung zu meiner Inbox ist tief zerrüttet. Um der Abwärtsspirale aus ungelesenen, unerwünschten und aufgeschobenen E-Mails zu entkommen, muss ich ihr endlich Manieren beibringen. Zum Glück bin ich nicht die Erste, die diesen Kampf ausficht: Generationen von Webworkern auf der ganzen Welt haben sich bereits ihren überfüllten Postfächern gestellt – wer überlebt hat, hat seine Erfahrungen in Form von Tipps und Best Practices ins Internet geschrieben. Diese drei begegnen mir am häufigsten und überzeugen mich am meisten:

Erstens: E-Mails nicht sofort beantworten und auch keine sofortige Antwort erwarten. Denn E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert und via E-Mail chattet, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.

Zweitens: Auch wenn man sie nicht sofort beantwortet – bearbeiten sollte man E-Mails direkt nach dem Öffnen. Der Grund: Wer sich nach dem ersten Lesen nicht entscheiden kann, wie mit der Mail zu verfahren ist und sie einfach liegen lässt, wiederholt den Prozess des Öffnens und Lesens weitere Male und bindet so unnötige Ressourcen. Besser ist es, sich zu einer Entscheidung zu zwingen: Kann ich direkt antworten? Kann ich weiterleiten beziehungsweise delegieren? Ergibt sich ein konkretes To-Do, das ich irgendwo festhalten kann? Dann wird die E-Mail in den entsprechenden Ordner sortiert oder archiviert.

Drittens: Die E-Mail-Bearbeitung in feste Zeitfenster verlagern und das Mailprogramm außerhalb dieser Zeitfenster geschlossen halten. Manchen reicht es auch, das Abrufintervall ihres Mail-Clients auszudehnen und die Benachrichtigungstöne und -symbole auszuschalten. Not me. Ich bin nicht nur ein Notification-Junkie, sondern klicke auf der Suche nach Ablenkung sogar ständig proaktiv auf „E-Mails empfangen“. Mir hilft nur ein richtiges Lockout – erst mit Tools wie AntiSocial oder SelfControl schaffe ich es, feste E-Mail-Zeiten einzuhalten.

Apropos E-Mail-Zeitfenster: Es empfiehlt sich, den Arbeitstag nicht mit einem ebensolchen zu beginnen. Denn dann werden die To-Dos durch die E-Mails diktiert – und man verbringt den Tag damit, den Anliegen der anderen nachzulaufen.

Die Trickkiste für deinen E-Mail-Client

Diese drei Grundregeln geben mir ein Stück meiner Selbstbestimmung zurück. Doch immer noch treffen zu viele E-Mails ein. Um sie zu bewältigen, bräuchte ich im Zweifel ein E-Mail-Fenster von mehreren Stunden – Zeit für andere Aufgaben: Fehlanzeige. Also folgt nun Stufe zwei: Automatisierung, Regeln und Filter.

Hilfestellung ist auch bei diesem Schritt nicht weit: Die meisten E-Mail-Clients weisen nützliche Filterfunktionen auf. Bevor man bestimmte Automatisierungen vornimmt, sollte man sich allerdings eine Weile dabei beobachten, wie man eingehende E-Mails abarbeitet und überlegen, welche Systematik den eigenen Workflow unterstützt und beschleunigt. Ich persönlich etwa muss auf einen Blick innerhalb meines E-Mail-Clients sehen können, wo offene Aufgaben liegen. Alles andere ist sekundär: Meine zahlreichen thematischen und Personenkreis-gebundenen Unterordner helfen mir nur dabei, ältere E-Mails schnell wieder zu finden.

Bei Apple Mail definiert der Nutzer E-Mail-Regeln. In anderen Programmen heißt das Vorgehen manchmal Filtern. (Screenshot: Apple Mail)
Bei Apple Mail definiert der Nutzer E-Mail-Regeln. In anderen Programmen heißt das Vorgehen manchmal Filtern. (Screenshot: Apple Mail)

Die Entscheidung, welche Nachrichten automatisch wegsortiert werden sollen, fällt in vielen Fällen leicht – etwa bei Newslettern oder Updates aus sozialen Netzwerken. Wer sich die Zeit nimmt, seinen E-Mail-Bearbeitungsprozess genauer kennen zu lernen, findet wahrscheinlich weitere E-Mail-Typen, die nicht unbedingt ins primäre Sichtfeld gelangen müssen. Für mich sind das etwa Status-Updates aus unseren Redaktionssystemen oder unserem Wiki. Alexandra Samuel, Autorin des Buchs „Work Smarter, Rule Your Email“, schlägt vor, verschiedene sekundäre Inboxen einzurichten, in die man einmal pro Tag, Woche oder Monat hineinschaut.

Links und Literatur

  1. Work Smarter, Rule Your Email von…
  2. Nützliche Übersicht der genannten und weiterer…
  3. Merlin Mann über Sinn und Unsinn…
  4. Der Autoresponder von Tim Ferriss

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3 Reaktionen
S.
S.
19.01.2015, 12:14 Uhr

Eine gute Vorgehensweise, aber für mich doch eher nur im privaten Rahmen umsetzbar. Gerade für den beruflichen Bereich fehlen mir hier auch ein paar Punkte...

Zum Beispiel arbeite ich im Büro bei der Mailbewältigung auch sehr viel mit Unterordnern in Kombination mit Regeln. Mir hilft das vor allem beim Priorisieren meiner Mails. Dann nutze ich ebenfalls die Hilfe von Markierungen, um nicht den Überblick zu verlieren. Bei mir sind das beispielsweise farbliche Markierungen für erledigt, in Bearbeitung oder auch Prüfen. Für ein persönliches Projekt, bei dem ich Tickets per Mail erhalte, nutze ich Unterordner betitelt als Offen und Abgeschlossen.

Gerade wenn man wie bei uns nichts löschen darf, finde ich solche Ordnungen und einfache Übersichten wichtig. =)

Antworten

Lea Weitekamp
19.01.2015, 17:07 Uhr

Hi S., mit Regeln arbeite ich auch, das beschreibe ich auf der zweiten Seite. Markierungen empfinde ich persönlich als nicht so hilfreich, aber letztlich bieten sie natürlich eine weitere Möglichkeit, für mehr Übersicht im Postfach zu sorgen. :)

Antworten

Michael Wendt
Michael Wendt
20.01.2015, 09:15 Uhr

Auch ganz wichtig, besonders für Medienvertreter, weil sie gerne in jeden Verteiler aufgenommen werden: Unerwünschte, unnötige Mails konsequent abbestellen. Mein Abbestellt-Text erscheint durch Tippen von "Mailverteiler" , ist nicht unhöflich, aber so bestimmt formuliert, dass es in den wenigsten Fällen Nachfragen gibt.
Was das Filtern von Mails angeht, sollte man nach einigen Wochen prüfen, ob man später in deren Postfächer wirklich noch reingeschaut hat. Ansonsten: Abbestellen! Evtl. ist es ja zielführender, direkt in der App oder auf der Internet-Seite nachzusehen. Und wenn man da was übersieht? Sei es drum.

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