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ISDN weg, Dienste in die Cloud, flexible Arbeitsplätze: Das schlanke Office

Prokrastination hält nicht nur Zuhause vom Arbeiten ab. Firmengründer, die mehr Zeit für die Programmierung der ISDN-Anlage und den Kopierer aufbringen als für die Erstellung ihres Businessplans, sind keine Seltenheit. Man sollte sich auch im Büro auf das Wesentliche konzentrieren und Dienste aus der Cloud für sich arbeiten lassen. Dieser Artikel leitet mit einer Prise Verwaltung und Büromanagement durch die Welt schlanker Kommunikations- und Kollaborationslösungen.

9 Min. Lesezeit
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Ohne Kommunikation geht im modernen Büroalltag nichts. Egal, in welchem Bereich man tätig ist, kommt man an Telefon und Internet nicht vorbei. Doch auch in diesem Bereich besteht ausreichend Platz für Optimierungen. So ist zum Beispiel Cloud Computing eine der Vorraussetzungen dafür, das Office schlanker
und flexibler gestalten zu können. Das resultiert in weniger
Administrationsaufwand und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Die Telefonanlagen

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Noch vor ein paar Jahren führte kein Weg an einer ISDN-Anlage vorbei. Zuverlässigkeit und glasklare Sprachqualität schlugen jede Alternative. Je nach Größe des Unternehmens musste man jedoch für Hardware, Installation und Einrichtung ein kleines Vermögen ausgeben. Damit war es meist nicht getan, die Einrichtung zog komplizierte Konfigurationsmenüs für das Einrichten von zusätzlichen Nebenstellen, Anrufbeantwortern oder Faxgeräten nach sich. Für den Betrieb größerer Anlagen mit vielen Nebenstellen musste man im Prinzip auf einen Admin zurückgreifen.

Seit einiger Zeit tummeln sich eine Reihe von VoIP-Anbietern auf dem Markt, die in Bezug auf Service, Gesprächsqualität und Zuverlässigkeit an die Qualität von ISDN heranreichen. Zu den Vorteilen gehören weniger Hardware auf Kundenseite, eine kinderleichte Administration über das Web-Interface und flexible Skalierbarkeit bei Preis und Leistungsumfang. Der Kunde von Voip-Anbietern benötigt weder einen eigenen Server noch eine ISDN-Leitung. Die Endgeräte werden quasi direkt in der Cloud angemeldet und von dort aus verwaltet.

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Vorraussetzung dafür ist eine stabile Internetanbindung und ein Router, mit dem man Voip-Traffic priorisieren kann. Darüber hinaus kommen die Endgeräte meist vorkonfiguriert per Post und müssen nur noch ans Netz angeschlossen werden.

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Große Anbieter, wie zum Beispiel Sipgate [1], erfüllen mit günstigen Tarifen und einem hochfunktionalem Webinterface nahezu jeden Wunsch. Neben diesen Platzhirschen existieren auch immer mehr kleine Anbieter, die durch persönliche Kundenbetreuung überzeugen, flexibel beraten und auf individuelle Wünsche eingehen. Ein Beispiel hierfür ist der Nürnberger Anbieter Vionetworks [2], der sich auf Kleinst- und Mittelstandsunternehmen spezialisiert hat und mit einem kleinen Team persönliche Betreuung bietet.

Eine schlanke WiFi-Infrastruktur mit Open Source

Die Verkabelung von PCs und Telefonen im Büro ist mühselig. LAN-Kabel und ISDN-Leitungen an jeden Arbeitsplatz zu verlegen kostet Geld und Zeit. Dazu gesellen sich ein hoher Wartungs- sowie Administrationsaufwand.

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Auch flexible Arbeitsumgebungen und ein gelegentlicher Tapetenwechsel helfen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Warum also nicht ab und an relaxt auf dem Sofa produktiv sein?

Auch flexible Arbeitsumgebungen und ein gelegentlicher Tapetenwechsel helfen dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Warum also nicht ab und an relaxt auf dem Sofa produktiv sein?

Auch wenn die kabelgebundene LAN-Anbindung in Sachen Zuverlässigkeit und Bandbreite unschlagbar ist, reicht in vielen Fällen eine Drahtlosverbindung zur Vernetzung des Büros. Dadurch senkt man die Investitionskosten und kann das Raumkonzept wesentlich flexibler gestalten. Eine Analyse der verschiedenen Usecases ist ratsam für eine vernünftige Balance zwischen kabelgebundenen Workstations und Drahtloshotspots.

Auch wenn die Planung einer WLAN-Anlage zum Teil wie Voodoo erscheint und man viel Geld in eine Ausleuchtung der Räume und teuere proprietäre Hardware investieren kann, reicht meist Standardhardware und eine gute Portion Menschenverstand, um die richtigen Positionen für die Accesspoints (APs) zu finden. Beim Einsatz von mehreren APs sollte man grundsätzlich die Sendeleistung soweit wie
möglich runter regeln. Dadurch wird das Roaming für die Clienten
einfacher und es entsteht nicht soviel Rauschen im Äther.

Als Hardware sind Lösungen von Ubiquity [3] oder Alix [4] zu empfehlen. Die Hersteller liefern einige ihrer Geräte zum Teil mit vorinstallierter Software auf Ubuntu-Basis aus. Alternativ kann man aber auch die gängigen Open-Source-Wifi-Distributionen wie OpenWRT oder DD-Wrt installieren. Für beide Systeme gibt es umfangreiche Online-Dokumentationen und User-Foren, wie das für Open-Source-Projekte üblich ist.

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Wer noch eine gute Open-Source-Firewall einbinden möchte, greift auf M0n0wall oder pfSense [5] zurück. Wie immer kann man sich selber mit der Konfiguration beschäftigen oder einen guten Open-Source-Dienstleister seiner Wahl zu Rate ziehen, der einem die Arbeit abnimmt.

In the Clouds

Cloud Computing ist wohl eines der Buzzwords 2010 und so ist auch das Spektrum der Cloud-Dienste schier unendlich. Angefangen bei simplen Projektmanagement-Tools wie Basecamp über umfangreiche Office-Suiten inklusive E-Mail und Social Software wie Google Apps oder Zimbra bis hin zu Filesharing à la Dropbox findet man heute jede erdenkliche Dienstleitung, die vor wenigen Jahren noch einen eigenen Server erforderte, in der Cloud.

Dienste wie Dropbox können die Anschaffung eigener Server überflüssig machen.

Dienste wie Dropbox können die Anschaffung eigener Server überflüssig machen.

Ein zentrales Thema neben der Funktionalität derartiger Dienste ist stets die Datensicherheit, die Verfügbarkeit der Daten sowie die Frage der eigenen Autonomie und Abhängigkeit gegenüber den Dienstleistern. Für den folgenden Teil steht jedoch die Funktionalität im Vordergrund. Es sei nur darauf hingewiesen, das man die Auslagerung von jeglicher Art von Diensten in die Cloud von Fall zu Fall abwägen und jeden Dienstleister inklusive seiner AGBs eingehend prüfen sollte.

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E-Mail, Office, Kalender, Chat…

Googles Produkt-Bundle „Google Apps“ macht es sehr einfach, neuen Mitarbeitern eine E-Mail-Adresse zur Verfügung zu stellen, sie in die vorhandenen Workflows einzubinden sowie Kalender und Dokumente zu teilen. Auch das Chatten mit Google Talk sowie ein gemeinsames Addressbuch sind inklusive. Googles Twitter-Derivat „Buzz“ und die VoIP-Technologie „Google Voice“ warten eigentlich nur darauf, in das Leistungsspektrum aufgenommen zu werden.

Mit Google Apps bringt man viele Bürofunktionen online in die Cloud.

Mit Google Apps bringt man viele Bürofunktionen online in die Cloud.

Google Apps [6] ist wohl eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten
Online-Office-Lösungen, die nebenbei auch noch zahlreiche technische
Administrationsaufgaben wie zum Beispiel die Verwaltung der E-Mail-Postfächer übernimmt.

Der Vorteil von Google Apps: Bereits in der kostenfreien Basisversion bekommt man ein wirklich gutes funktionales Produkt, solange einen die Begrenzung von sieben Gigabyte Speichervolumen pro Posteingang nicht stört. Das Setup nimmt in der Regel nicht mehr als zehn Minuten in Anspruch und lässt sich mit Grundkenntnissen der Domain-Administration durchführen. Ansonsten sind die einzelnen Schritte auch für Anfänger gut dokumentiert. Die Anbindung von Android Smartphones oder iPhones ist quasi mit eingebaut.

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Für den Office-Alltag hat das viele Vorteile. Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist sehr einfach und Termine mit Kollegen sind im Handumdrehen über Google Calendar eingerichtet. Newsletter beziehungsweise E-Mail-Gruppen kann man mit dem Funktionsumfang von Google Groups einrichten und verwalten. Schnittstellen zu anderen Cloud-Diensten wie Salesforce oder Harvest erleichtern die Integration in spezifischere Workflows. Auch der Funktionsumfang von Google Docs und eine Vielzahl von Widgets bieten schier unendliche Möglichkeiten: einfach ausprobieren, es kostet ja nichts.

Es gibt neben Google Apps noch eine Reihe von anderen Lösungen mit ähnlichem Umfang oder etwas spezialisierterem Fokus. Beim subjektiven Benchmark des Autors, bei dem die Konzentration auf das Wesentliche, nämlich den eigenen Job beziehungsweise die eigene Kompetenz im Vordergrund stand, überzeugte Google Apps jedoch durch seinen extrem breiten Funktionsumfang, die schnelle Einrichtung, die hohe Kompatibilität und das Preis-Leistungs-Verhältnis.

Filesharing und Backups

Während man Daten wie Office-Dokumente, PDFs oder Präsentationen bereits problemlos online erstellen und bearbeiten kann, gilt das für viele Medien-Formate und datenintensivere Inhalte nicht. Muss man auf diese Daten gemeinsam zugreifen, kommen besonders kleinere Firmen und Einzelunternehmer dank Diensten wie Dropbox [7] elegant um die Anschaffung von eigenen Servern herum und können gemeinsame Dokumente unproblematisch über den Online-Service gemeinsam bearbeiten.

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Die Dienste setzen dabei unterschiedliche Schwerpunkte. Während Angebote wie Dropbox primär auf kollaboratives Arbeiten inklusive Versionierung und einer nahtlosen Systemintegration mit Mac- und Windows-Rechnern ausgelegt sind, spezialisiert sich JungleDisk oder Wuhala mehr auf den Aspekt der Datensicherung.

Allen Angeboten gemein ist, dass sie mit einem eigenen Klienten kommen, eine dedizierte Rechtekontrolle ermöglichen und Web-Interfaces und Apps für den mobilen Zugriff via Android oder iPhone anbieten.

Der Admin auf Abruf

Auch bei einer schlanken Infrastruktur treten früher oder später Fragen auf, die zwar für den Experten schnell zu lösen sind, jedoch für Laien ein unüberwindbares Hindernis bei ihrer Produktivität darstellen. Sei es das Einrichten des Druckers oder die Konfiguration des E-Mail-Programms: Ein schneller Tipp vom Experten kann wertvolle Zeit sparen und setzt nicht unbedingt voraus, einen eigenen Admin im Haus zu haben. Über Software wie „Teamviewer“ kann man schnell und flexibel Hilfe vom Experten anfordern.

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Dienstleister wie Onlinehelp24 [8] rechnen ihren Service im Halbstunden-Takt ab. Auf diese Weise kann man zwar nicht alle Probleme lösen und nichts ist so wertvoll wie zusätzlich noch einen Kollegen oder Mitarbeiter in greifbarer Nähe zu haben, aber einen Großteil der „Kannst du mal eben…“-Anfragen kann man auf diese Weise abfangen. Damit werden vor allen Dingen die technikaffinen Kollegen im Büro entlastet und können ihrer richtigen Arbeit nachgehen.

Kleine Helferlein

Man könnte die Liste der kleinen Dienste und Helfer endlos fortsetzen. Im Folgenden eine kleine Auswahl von Apps und Services, die Prozesse erleichertern oder auslagern und so Arbeit einsparen und die Ablenkung vom eigentlichen Job minimieren.

Mittlerweile gibt es viele Lösungen, die Rechnungswesen und Buchhaltung online übernehmen, von der iPhone-App über Online-Tools wie Salesking, Billomat oder Fastbill bis zur umfassenden Buchhaltungs-Lösung wie Collmex oder „Unternehmen Online“ von der Datev. Probieren geht hier über studieren.

Beim Thema Zeiterfassung lohnt ein Blick auf mite.yo.lk oder den großen amerikanischen Konkurrenten harvest.com. Hier dreht sich alles um die korrekte Erfassung der Arbeitstunden, Budget-Kontrolle inklusive Abrechnung und Rechnungstellung – einfach zu administrieren, iPhone-App inklusive.

Büromaterie

Es gibt gewisse Dinge, die sich nicht digitalisieren lassen – und
dazu gehört die Büroeinrichtung. Das papierlose Office ist für immer
mehr Menschen Realität und auch der feste Arbeitsplatz ist in der
Auflösung begriffen. Doch Sitzgelegenheit und Auflagefläche für den
Laptop braucht es nach wie vor – und Strom fliegt auch noch nicht durch
die Luft.

Das Home Office ist für viele eine Alternative zum klassichen
Büroarbeitsplatz, doch die offensichtlichen finanziellen Vorteile halten
nur so lange an, bis die Grenzen zwischen Leben und Arbeiten zu
verschwimmen beginnen, Kinder und Haushalt ablenken oder die totale
Vereinsamung droht.
Moderne Arbeitsnomaden brauchen dennoch kein eigenes Büro, heute sitzt man im Coworking Space [9].

Hier befinden sich flexible Arbeitsplätze in angenehmer Atmosphäre – auch für „klassische Büros“ ein interessanter Ansatz, um starre Raumkonzepte aufzulösen und Mitarbeiter projektbezogen einzusetzen. Vorbei die Zeit, in der aufwändig installierte Kabelkanäle und
schwerfälliges Büromobiliar jeden Eingriff in die vorhandene
Raumstruktur unmöglich machten. Keine sperrigen, unbeweglichen Schränke
und Tische, keine einengenden und isolierenden Office-Boxen, keine
vorgeschriebenen Anschlüsse für Strom und Telefon. Die Investition in
den Arbeitsplatz beschränkt sich auf den Kauf eines Laptops und eine
Mitgliedschaft, die den Zugang zum Coworking Space sichert wie bei einem
Fitness Studio.

Ein Coworking Space bietet großzügige, helle Räume, die nur leicht
unterteilt sind und mit einer technischen Infrastruktur ausgestattet
sind, die sich kaum merklich wie ein feines Netz über die Arbeitsplätze
legt. Jedes Detail des Interiors, vom Stromanschluss über den
Arbeitstisch bis zur Beleuchtung besitzt eine funktionale Leichtigkeit,
die glaubhaft macht, dass sich morgen das gesamte Büro in Luft aufgelöst
haben könnte. Die Raumstruktur ist fließend, von ruhigen
Rückzugsbereichen über konzentriertes Teamworking bis zu lebhaften
Kommunkationsbereichen bildet ein guter Coworking Space verschiedene
Arbeitssituationen in seinen Räumlichkeiten ab. WLAN ist eine
Selbstverständlichkeit und Strom ist über hängende Mehrfachstecker von
einem Deckenraster aus an jedem beliebigen Punkt im Raum verfügbar. Das
macht es möglich, auch eine Fläche von 200qm und mehr mühelos mit
Stromanschlüssen zu versorgen.

Sofas finden sich hier genauso wie komfortable Bürodrehstühle, eine
Ecke mit warmer Stehleuchte für die späte Lektürestunde existiert neben
hell ausgeleuchteten Bereichen. Tische sind in allen Größen und in
verschiedenen Höhen frei wählbar. Als Akustikelemente dienen flexible
Raumteiler, die dort aufgestellt werden, wo sie benötigt werden. Ein
solches Arbeitsumfeld bietet eine größtmögliche Flexibilität zur
Unterstützung von projektorientiertem, kreativem und innovativem
Arbeiten. Die Betonung liegt auf einer kommunikativen, sozial
orientierten Wohlfühlatmosphäre. Ein professionelles Büro eben, das flexibel
sowie auf das Wesentliche beschränkt ist und in dem Arbeiten Spaß macht
und leicht von der Hand geht.

Zu guter Letzt

Nachdem man alle lästigen Arbeiten ausgelagert hat und der Overhead wegrationalisiert ist, steht der Produktivität im Prinzip nichts mehr im Wege. Und so kann die Zuhilfenahmen von Dienstleistern und Tools viel Arbeit einsparen wenn sie gezielt eingesetzt werden. Dabei ist es jedoch ganz wichtig, Dienstleister und Helferlein bewusst auszuwählen. Einen undefinierten „Haufen“ von Online-Tools gegen einen undefinierten Berg von Arbeit einzusetzen, schafft kurzfristig wohl eher mehr als weniger Arbeit. Deswegen kommt niemand um eine genaue Analyse der vorhandenen Situation inklusive aller Prozesse und Problemlagen herum. Manchmal liegt die Kunst auch darin, ein Tool nicht einzusetzen.

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2 Kommentare
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Dein t3n-Team

Andy

Was bei den Google App Accounts sehr schade ist, ist dass man FREE accounts nicht mit PREMIUM auf einer Maildomain kombinieren kann. Wenn es das gäbe, wären wir schon längst umgestiegen! :)

Antworten
Micha

Der Coworking Space klingt wie ein „Viel zu schön, um wahr zu sein“-Traum ;) Eine solche Arbeitsatmosphäre sollte für jedes innovative Unternehmen erstrebenswert sein!

Antworten

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