Mittlerweile finden sich aber einige ausgereifte und kostengünstige Autorenwerkzeuge, um videobasierte Software-Trainings mit vertretbarem Aufwand zu produzieren. Dabei beschränken sich diese Programme schon lange nicht mehr auf das reine Abfilmen des Bildschirmgeschehens, sondern ermöglichen auch vielfältige Interaktionen bis hin zur Erstellung interaktiver Software-Simulationen.

Speziell im Business-Umfeld wächst der Funktionsumfang moderner Software ständig und zwingt die Anwender dazu, sich dauernd auf dem Laufenden zu halten, um der Software gewachsen zu bleiben. Das Erlernen einer neuen Anwendung oder neuer Funktionen ist dabei ein komplexer Prozess. Zunächst müssen die Lernenden die der Anwendung zugrunde liegenden Konzepte, Fachbegriffe und Metaphern kennen und verstehen. Darauf aufbauend müssen die Anwender lernen, wie einzelne Funktionen Schritt für Schritt zu bedienen sind. Ähnlich wie beim Autofahren das Gasgeben, Schalten und Kuppeln muss die Bedienung der Software dabei nach und nach „in Fleisch und Blut“ übergehen, sodass die Anwender sich wieder voll und ganz auf ihren eigentlichen Job konzentrieren können. Schließlich müssen die Lernenden Strategien entwickeln, um auch Problemsituationen (z. B. Softwarefehler) möglichst effektiv zu bewältigen. In der Praxis ist dabei immer seltener Zeit, sich beispielsweise im Rahmen einer Schulung in aller Ruhe mit der Software zu beschäftigen. Vielmehr muss der Umgang mit der Software häufig während der ganz normalen Arbeit erlernt werden.