Metadaten sind der Schlüssel

Um mehr Such- und Auswahlmöglichkeiten auf Dateien bieten zu können, verwaltet das DAM Dateien mit zusätzlichen beschreibenden Daten wie Stichworten, Datumsangaben, Ausmaßen oder Textauszügen. Eben diese Metadaten in Kombination mit zusätzlicher Kategorisierung bieten Möglichkeiten zur Auswahl und Organisation der Assets, die eine einfache Verwaltung in Dateiverzeichnissen nicht bieten kann.

Zu jeder Datei werden Metadaten verwaltet die angezeigt und bearbeitet werden können.

Die Metadaten werden entweder gleich beim Upload der Dateien oder mithilfe des Moduls zur Massenindexierung angelegt, wobei man Datenfelder vorbesetzen kann, die dann für alle indexierten Dateien übernommen werden. Darüber hinaus stehen Indexierungsregeln zur Verfügung, die beispielsweise Metadaten aufbereiten oder Dateien anhand von Kriterien in bestimmte Kategorien einordnen.

Das DAM bedient sich außerdem so genannter Services um Metadaten aus Dateien auszulesen. So gibt es zum Beispiel Services, die EXIF- und IPTC-Daten aus Bilddateien auslesen können. Andere Services erzeugen einen Textauszug aus PDF, DOC, HTML und weiteren Dateitypen, der im DAM gespeichert und später durchsucht werden kann. Ein weiterer Service erkennt automatisch die Sprache eines Textes. Solche Services können in eigenen Extensions bereitgestellt werden und integrieren sich automatisch in das DAM.

Metadaten einer PDF-Datei mit Textauszug und automatisch erkannter Sprache.

Durch die Verwendung von Services und Indexierungsregeln können eigene Workflows implementiert werden. Beim Relaunch von greenpeace.de [1] wurde beispielsweise ein modifizierter IPTC-Service verwendet der speziell formatierte Daten vorverarbeitet. Eine zusätzlich erstellte Indexierungsregel sortiert die Dateien anschließend automatisch in Kategorien und legt diese auch selbstständig an, sofern sie noch nicht existieren.