Leider bieten bei weitem nicht alle Dateitypen die Möglichkeit Metadaten einzubetten. Häufig sind die vorgesehenen Felder für Metadaten auch nicht besonders nützlich. Gerade das weit verbreitete PDF-Format bietet nur wenige Informationen. Abhilfe könnte hier das XMP-Format schaffen. XMP verwendet XML zur Beschreibung von Metadaten und kann in diverse Dateiformate, darunter auch PDF, integriert werden. Ein entsprechender Service zur Übernahme von XMP-Daten ist geplant.

Wer auswählt der findet

Mithilfe des DAM lassen sich Assets wesentlich besser auffinden und sind somit leichter auswählbar. Durch die für jede Datei zur Verfügung stehenden Metadaten lässt sich dies mit einer Suchfunktion schon sehr viel besser erreichen als es mit dem Datei-Modul möglich ist. So können etwa Stichworte und Beschreibungen durchsucht werden um eine Datei zu finden.

Die DAM-Extension wendet aber ein weit mächtigeres Konzept an. Im Navigationsframe werden gleichzeitig Auswahlbäume für Datei-Verzeichnisse, Kategorien und Medientypen angezeigt. Mit einem Klick auf den Titel eines Elements wird, je nach Modul, eine Liste der Dateien angezeigt, auf die das gewählte Kriterium zutrifft. Hierbei werden auch die Unterkriterien mit einbezogen. Bei der Auswahl eines Dateiverzeichnisses werden nicht nur die Dateien in diesem Verzeichnis, sondern auch die in seinen Unterverzeichnissen angezeigt.

Hinter den einzelnen Elementen befinden sich zusätzlich die Icons „+“, „=“ und „-“. Mithilfe dieser Icons ist es möglich mehrere Kriterien auszuwählen und zu kombinieren. Eine Auswahl kann außerdem um eine Textsuche erweitert werden, wobei einzelne Dateien auch wieder von der Auswahl entfernt werden können. So lassen sich auf einfache Weise Auswahlregeln erzeugen und die gewünschten Assets zusammenstellen.