Firmen in Deutschland sind dazu verpflichtet, gesetzliche Vorschriften zur Datenhaltung zu erfüllen. Die Grundsätze zur Archivierung und Nachprüfbarkeit digitaler Unterlagen sind hierzulande unter anderem in den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, kurz GDPdU [1], zusammengefasst. Je nach Datentyp und Firmengröße bestimmen verschiedene Gesetze, wie und wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen. Davon betroffen sind in erster Linie steuerlich relevante Daten und Dokumente. Ein Backup zur Wiederherstellung anderer Dateien, etwa Projektressourcen oder Produktunterlagen, ist indes durch die Gesetzgebung nicht vorgeschrieben.

Doch regelmäßige Backups sollte man nicht allein aus Compliance-Gründen erstellen. Von üblichen technischen Pannen wie Hardware-Defekten, Viren oder Überspannung über Diebstahl und Verlust bis hin zu Naturkatastrophen, gezielten Cyber-Angriffen oder menschlichem Versagen: Geschäftskritische Dateien können in den unterschiedlichsten Szenarien schnell verloren gehen.

Regelmäßige Backups zu erstellen, ist in den Augen vieler Anwender nach wie vor eine unliebsame Aufgabe, die gerne verschoben wird – oft so lange, bis es zu spät ist. Dabei hat sich auf dem Markt für Backup-Lösungen in den vergangenen Jahren, vor allem mit dem Siegeszug von Cloud und Mobile Computing, sehr viel getan. Mittlerweile verfügen relevante Betriebssysteme über entsprechende Backup-Werkzeuge, die nahtlos integriert sind und mit denen sich Daten automatisch sichern lassen. Auch ein komplettes System-Abbild samt installierten Anwendungen lässt sich ohne spezielles IT-Know-how realisieren.

Unternehmen stellen jedoch ganz andere Anforderungen an ein Backup-System und kommen mit den Bordmitteln von Windows und Mac schnell an ihre Grenzen. Spezielle Backup-Anwendungen bieten einen soliden Mix aus leistungsstarker Funktionalität, guter Performance und einfacher Handhabung und versetzen somit Firmen jeder Größe in die Lage, Backup-Prozesse zu vereinfachen und kostengünstig zu realisieren. Die Angebotspalette ist dabei breit gefächert und reicht von klassischen On-Premise-Lösungen, die Sicherungskopien auf eigenen Speichermedien, seien es Festplatten, USB-Sticks oder DVDs, ablegen, über moderne Cloud-basierte Systeme, bei denen die gesicherten Daten im Rechenzentrum des Providers gespeichert werden, bis zu hybriden Lösungen, die das Beste aus den zwei Welten versprechen.

Wenngleich die vielen Anwendungen auf den ersten Blick ziemlich ähnlich aussehen, so gibt es zwischen den verschiedenen Alternativen teilweise grundlegende Unterschiede. Vor diesem Hintergrund ist eine klare Backup-Strategie, bei der die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen spezifiziert werden, unabdingbar. Welche Systeme (Desktop-PCs, Laptops, Server, Mobilgeräte etc.) beziehungsweise Datentypen (einfache Texte oder große Multimedia-Dateien?) müssen gesichert werden? Wie groß ist die zu sichernde Datenmenge und der entsprechende Speicherplatzbedarf? Wann und wie oft sollten Sicherungskopien angelegt werden? Sind nur selbst erstellte Dateien oder auch komplette Betriebssysteme zu sichern? Das sind entscheidende Fragen, die je nach Einsatzszenario beantworten werden müssen, um zur richtigen Backup-Lösung zu gelangen.

Wer PC- und Mac-Workstations regelmäßig und automatisch im eigenen Hause sichern möchte, der greift zu klassischen Backup-Programmen, die an den Anforderungen von Business-Kunden ausgerichtet sind. Viele Backup-Anbieter stellen Consumer- und Business-Versionen ihrer Lösungen bereit. Dazu zählt beispielsweise die deutsche Softwareschmiede Ascomp. Mit „Backup Maker Professional” bietet sie eine konventionelle Datensicherungsanwendung für Windows-Nutzer, die mit Flexibilität und einem umfangreichen Feature-Set punkten kann.

Dateien lassen sich zeitgesteuert oder ereignisabhängig auf einer externen Festplatte oder anderen Speichermedien sichern. Die Software unterstützt partielle beziehungsweise inkrementelle Vollsicherungen und erlaubt die Erstellung mehrerer Backup-Generationen. In puncto Automatisierung wartet der Backup Maker mit vielen Optionen auf. So können Nutzer Dateisicherungen zu fest vorgegebenen Uhrzeiten, in frei definierbaren Intervallen oder beim Starten oder Herunterfahren des Rechners veranlassen. Ähnliche Features bieten „EaseUS Todo Backup Server” und „BackupAssist”.

Wenn viele PC-Arbeitsplätze automatisch und zentral gesichert werden sollen, können NAS-Lösungen (Network Attached Storage) tolle Dienste leisten. Dabei handelt es sich um Appliances, die als Dateiserver agieren und aus einem Hardware-System mit eigener CPU, Arbeitsspeicher und Platz für mehrere Festplatten und aus einem Software-Modul bestehen. Diese werden an einem (WLAN-fähigen) Router angeschlossen und erlauben das einfache Bereitstellen von Speicherplatz im vorhandenen Netzwerk, nicht nur in den eigenen vier Wänden, sondern weltweit. Somit eignen sie sich hervorragend für den gemeinsamen Datenzugriff und zentrale Backups.

Eine einfache, aber gleichzeitig funktionsreiche NAS-Lösung für Einsteiger bietet zum Beispiel die Firma Synology mit der „Synology DiskStation DS213”. Das kompakte, für rund 330 Euro im Fachhandel erhältliche Produkt ist mit Windows, Mac und Linux kompatibel und stellt mit zwei Laufwerksfächern eine interne Speicherkapazität von bis zu acht Terabyte zur Verfügung. Der integrierte DiskStation Manager stellt ein webbasiertes Betriebssystem dar, das eine ganze Reihe von Werkzeugen und Diensten bereitstellt, darunter File-Sharing, VPN sowie WebDAV- und FTP-Zugriff. Praktisch für sicherheitsbewusste Nutzer: Das System ist mit einem Hardware-Verschlüsselungsmodul ausgestattet, das die Aufgabe der Verschlüsselungsberechnung vom PC-Prozessor übernimmt und somit den Backup-Prozess beschleunigt.

Absolute Sicherheit für die eigenen Daten wird allerdings nur dann erreicht, wenn diese auch ausgelagert werden. Denn lokale Sicherungskopien können im schlimmsten Fall, etwa bei Naturkatastrophen, zusammen mit den Originalen verloren gehen. Aus dem Grund klonen viele Firmen die lokalen Sicherungskopien und bringen sie in externen Systemen außerhalb des eigenen Büros in Sicherheit oder setzen direkt externe FTP-Server zur Archivierung ein.

Anbieter von Cloud-Backup-Lösungen nehmen Firmen diese Aufgabe ab. Sie tragen die volle Verantwortung über die Kundendaten und sorgen für einen hohen Sicherheitsgrad, der für ein typisches Kleinunternehmen unerreichbar wäre. Dass in der öffentlichen Cloud gespeicherte Dateien vor unbefugtem Zugriff Dritter wirklich geschützt sind, kann nach der NSA-Affäre leider niemand mehr garantieren. Davon abgesehen ist die Wahrscheinlichkeit, dass bei einem seriösen Cloud-Provider die eigenen Daten unwiderruflich verloren gehen, sehr gering.

Das dadurch entstandene Sicherheitsgefühl dürfte einer der Hauptgründe sein, weshalb Online-Speicher-Dienste wie „Dropbox”, „Box”, „Google Drive”, „Windows Skydrive” oder „Amazon Cloud Drive” nicht nur im privaten Umfeld, sondern zunehmend auch im Business immer beliebter werden. Solche Dienste haben das Thema Datensicherung erstmals „sexy” gemacht, in dem sie Backup-Aufgaben vollständig automatisiert und hinter innovativen Funktionen versteckt haben, die dem Anwender einen hohen Nutzen bieten. Einfaches File-Sharing mit Freunden und Kollegen, die automatisierte Synchronisierung von Dokumenten über unterschiedliche Plattformen hinweg, egal ob Desktop, Web oder Mobile, sowie Collaboration-Werkzeuge, die die Arbeitsproduktivität erhöhen können: Das sind Killer-Features, die früher oder später keiner missen will.

„Dropbox für Unternehmen” stellt beispielsweise unbegrenzten Speicherplatz in der Cloud zur Verfügung und kostet ab etwa 576 Euro pro Jahr. In dem Angebot sind fünf Nutzer enthalten. Jeder zusätzliche User schlägt mit umgerechnet 92,50 Euro pro Jahr zu Buche. Im Gegensatz zu Privatanwendern erhalten Business-Kunden Pro-Features wie unbegrenzte Wiederherstellung von Dateien, unbegrenzter Versionsverlauf sowie spezielle Nutzerverwaltungs-Funktionen, von denen die IT profitieren kann.

Eine ernst zu nehmende Dropbox-Alternative, die Online-Backups, Dokumenten-Management und File-Sharing unter einen Hut bringt, ist „Box”. In Zusammenarbeit mit der Deutschen Telekom bietet die im sonnigen Kalifornien ansässige Firma eine umfassende Cloud-Lösung an, die speziell an den Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen ausgerichtet ist. Wer sich mit 1.000 Gigabyte Speicherplatz zufriedenstellt, der wählt das „Box Business”-Paket, das zwischen drei und 500 Nutzern unterstützt und ab rund 13 Euro pro Benutzer und Monat kostet. Unbegrenzten Speicherplatz gibt es ab knapp 28 Euro pro User und Monat.

Neben diesen hilfreichen Cloud-Diensten, die Datensicherung, Dokumenten-Management und Collaboration auf einen gemeinsamen Nenner bringen, gibt es auf dem Markt zahlreiche spezialisierte Backup-Lösungen, die mit weiterführenden Backup-Features bestechen. Dazu zählt der Dienst „Carbonite Business” aus Boston. Dieser wartet mit einem modernen Online-Dashboard auf, wo Administratoren ihre Backup-Strategien festlegen und die Sicherungen zentral verwalten können. Detaillierte Reports und automatische Notifications sorgen dafür, dass man immer auf dem Laufenden bleibt. Der Desktop-Client wird in die System-Taskleiste integriert, ist minimalistisch ausgelegt und arbeitet unauffällig im Hintergrund. Hier kann man die Verzeichnisse auswählen, die gesichert werden sollen.

Bei „iDrive” handelt es sich um eine weitere populäre Online-Lösung, mit der KMU PC-Arbeitsplätze, Server und NAS-Geräte offsite sichern können. Gleich nach der erfolgreichen Registrierung wird der User gefragt, ob er einen Standard-Key oder einen eigenen privaten Key zur Verschlüsselung seiner Daten verwenden möchte. Die Daten werden vor dem Hochladen auf dem eigenen Rechner verschlüsselt.

Auf dem Desktop macht der leichtgewichtige Backup-Client eine gute Figur. Gegenüber Carbonite punktet er mit einem integrierten Scheduler. Damit können Anwender leicht angeben, an welchen Tagen und um welche Uhrzeit der Backup-Prozess gestartet werden soll. Das ist ideal für Firmen, die während der Arbeitszeit die verfügbare Internet-Bandbreite voll ausschöpfen, und die Backups lieber am Abend laufen lassen möchten, wenn das Büro leer ist.

Bei der Frage, ob lokal oder in der Cloud, lautet die Antwort oft: beides! Hybride Backup-Lösungen versprechen einen umfassenden Schutz und sind stark im Kommen. Damit können Firmen lokale Sicherungskopien kritischer Geschäftsdaten verwalten, um den Wiederherstellungsprozess im Falle eines Datenverlusts beschleunigen zu können. Offsite-Backups werden als zusätzlicher Schutz eingesetzt.

„Mozy Pro ” ist im Prinzip ein Online-Backup-Dienst, der aber auch die Möglichkeit bietet, lokale Sicherungen zu erstellen. Die Software verspricht Sicherheit der Enterprise-Klasse in europäischen Rechenzentren mit „militärtauglicher” Verschlüsselung. Wie der Anbieter erklärt, werden Daten lokal verschlüsselt, bevor sie über eine sichere SSL-Verbindung übertragen werden. Als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme können Nutzer, ähnlich wie bei iDrive, zwischen einem verwalteten und einem persönlichen Schlüssel wählen. Das soll sicherstellen, dass nicht einmal die Mozy-Mitarbeiter die Kundendaten einsehen können.

Die Software arbeitet mit inkrementellen Backups. Nach der ersten Sicherung speichert Mozy Pro nur neue und geänderte Dateiabschnitte, sodass Bandbreite und Speicherplatz eingespart werden. Die Wiederherstellung von Dateiversionen ist dabei, anders als etwa bei Dropbox, auf die letzten 60 Tage begrenzt. Ein Pluspunkt: Mit dem Programm lassen sich sowohl automatische Backups ausführen, die immer dann erfolgen, wenn der Rechner nicht genutzt wird, als auch geplante Backups, die täglich, wöchentlich oder monatlich durchgeführt werden können. Mit „Mozy 2xSicherheit” können Windows-Anwender lokale Sicherungskopien auf einem USB-Gerät, einer externen Festplatte oder einem zugeordneten Netzlaufwerk erstellen.

Viele lokale Backup-Programme verfügen auch über Werkzeuge, mit denen man seine Daten offsite sichern kann. Wer lokale und Online-Sicherungen mit einer einzigen Lösung managen und die volle Kontrolle über den Cloud-Speicher behalten möchte, könnte sich auch für „NovaBackup Business Essentials” interessieren. Die Software vom Backup-Spezialisten Novastor aus der Schweiz richtet sich an Profis, die mit Windows-PCs und -Servern sowie mit virtuellen Maschinen (Hyper-V, VMware, etc.) arbeiten. Damit können sie sowohl Datei- als auch System-Backups auf externen Festplatten, USB-Speichermedien, NAS-Systemen oder sogar Bandlaufwerken durchführen. Gleichzeitig können Daten in der Cloud, bei einem lokalen Novastor-Hosting-Partner, auf dem eigenen Amazon S3-Account oder auf einem beliebigen FTP-Server abgelegt werden. Weitere anspruchsvolle Alternativen für Firmen, die einen hybriden Lösungsansatz verfolgen möchten, bieten unter anderem der Hersteller Acronis mit „Acronis Backup and Recovery Online” und der Sicherheitsspezialist Symantec mit „Backup Exec.cloud”.

Beim Thema Datensicherung sollte die Frage nicht lauten, ob, sondern wie. Dabei haben Firmen die Qual der Wahl, denn das Angebot auf dem Markt ist sehr vielfältig – sowohl was die Funktionalität, Leistung und Qualität der Lösungen als auch was deren Preise angeht. Traditionelle Backup-Programme, die lokal arbeiten, werden zunehmend durch Online-Dienste ersetzt, da diese oft einfacher zu bedienen sind und einen umfassenderen Schutz leisten. Cloud-Services wie Dropbox und Box werden für Backup-Muffel immer attraktiver, da sie die Datensicherung von eigenen Dateien vollständig automatisieren und gleichzeitig nützliche Features im Bereich Produktivität bieten. Wer Backup-Prozesse nach eigenen Vorstellungen konfigurieren möchte, der wird bei solchen Diensten allerdings enttäuscht.

Spezialisierte Cloud-Lösungen wie iDrive oder Mozy Pro bieten mehr Flexibilität. Erfahrene Anwender, die hohe Ansprüche an ihre Backup-Lösung stellen und eine individuelle Backup-Strategie verfolgen möchten, werden mit diesen einfachen Tools allerdings recht schnell an ihre Grenzen stoßen und sind mit den umfassenden Business-Lösungen von Novastor, Acronis oder Symantec in den meisten Fällen besser bedient.

Welche Backup-Lösung die Richtige ist, kann man nicht pauschal sagen. Die Entscheidung hängt von vielen einzelnen Faktoren ab, die jeder Anwender für sich beurteilen muss. Doch eines ist sicher: Keine regelmäßige Backups zu erstellen, weil die Tools schwer zu bedienen seien und sich an die eigenen Anforderungen nicht anpassen ließen, ist angesichts des aktuellen Marktangebots keine Ausrede mehr.