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Online-Tools für Unternehmen: Die Firma in der Cloud

Betriebswirte predigen sie seit vielen Jahren: Lean Company, die schlanke Firma. Unternehmen sollten ihre Kosten gering und ihre Infrastruktur schlank halten. Die Fortschritte des Webs in den letzten zehn Jahren erlauben es Firmen jeder Größenordnung inzwischen, diesen Anforderungen mit Online-Diensten gerecht zu werden. Die Vorteile liegen auf der Hand, die Nachteile ebenso.

12 Min. Lesezeit
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Unternehmerische Aufgaben mit Cloud-Diensten zu erledigen ist eine Vorgehensweise, die immer mehr (deutsche) Anhänger findet. Die Angebote benötigen in aller Regel keine Installation, laufen in jedem modernen Browser und werden automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten. So genügen Thin Clients für wenige hundert Euro als vollwertige Arbeitsplätze; für mobile Anwender können auch Laptops mit Googles Chrome OS eine Alternative sein.

Beispiel: Steuerberater

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Der Unternehmer unseres ersten Beispiels betreibt eine Steuerberatungskanzlei als DATEV-Partner mit 40 Arbeitsplätzen über drei Standorte verteilt. Bislang war die gesamte Serverlandschaft in der Zentrale installiert, die beiden Standorte griffen über Windows-Terminalserver auf die Server zu, Backups wurden jede Nacht auf die Server des DATEV-Rechenzentrums in Nürnberg überspielt.

Die Update-Frequenz bei DATEV-Software ist immens. Aufgrund der sich ständig ändernden Rechtslage sind in der Regel wöchentliche Aktualisierungen aller installierten Arbeitsplätze erforderlich. Ein eigener Administrator wurde deshalb beschäftigt. Als dieser aufgrund von zuviel Stress kündigte, sondierte man den Markt und wurde fündig bei einer recht jungen Firma, der DATEV Direct. Diese schlug vor, die gesamte Server-Infrastruktur in das DATEV-Rechenzentrum auszulagern.

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Eigene Server werden nun gar nicht mehr benötigt, die Virtualisierungs-Technologien im Rechenzentrum sind ausreichend. Die Arbeitsplätze erhalten keine eigenen Software-Installationen mehr, sondern sind nur noch Hardware-Träger für Microsofts Remote Desktop Client.

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Über die bestehende Internetverbindung wird der Datenverkehr zwischen Kanzlei und Rechenzentrum verschlüsselt getunnelt. Bei Ausfall der Internetverbindung greift ein UMTS-Backup-System. Alle erforderlichen Updates werden sofort bei Verfügbarkeit im Rechenzentrum erledigt. Ausfallzeiten entstehen nicht und wenn, sind sie nicht mehr das Problem der Kanzleibetreiber.

Die Lösung bewährt sich bereits seit zwei Jahren: Die einzelnen Standorte merken keinen Unterschied zum alten System, die Ersparnis beträgt aber rund 50 Prozent und bewegt sich damit im fünfstelligen Eurobereich. Entsprechend will die Kanzlei auf die alte Infrastruktur nicht zurück.

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Beispiel: Personaldienstleister

Der Unternehmer in unserem zweiten Beispiel ist Gründer und betreibt ein Startup als Personaldienstleister. Er ist ebenso an verschiedenen Standorten tätig und will die Zahl der Standorte weiter erhöhen. Alle Standorte müssen untereinander kommunizieren und vor allem stets auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Während die Personalabrechnung über einen Steuerberater abgewickelt wird, muss vor allem die Disposition des vorhandenen Personals über alle Standorte homogen gewährleistet sein.

Der Gründer nutzt Google Text & Tabellen als mobile Office-Lösung, die Personalplanung erfolgt auf Basis des Tabellenmoduls. Weitere kleine Helfer runden den Cloud-Werkzeugkasten ab, einige davon sind kostenfrei. Die Daten werden also auf Servern außerhalb seines Einflussbereichs
gespeichert, teilweise sogar auf welchen außerhalb des Geltungsbereichs
deutschen Rechts.

Er entschied sich daher, für alle Fälle, für die
kostenpflichtige Variante der Google Apps. Das Gefühl, zahlender Kunde
zu sein, vermittelt ihm eine gewisse Sicherheit, wenn es darum geht, im
Notfall Zugang zu seinen Daten zu erhalten. Zudem verwaltet er keine
sensiblen Daten in der Cloud; davon abgesehen, dass Konkurrenten mit
Zugriff auf seine Personaleinsatzplanung zumindest seine Kunden einsehen könnten.

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Einen wesentlichen Vorteil der webbasierten Lösung konnte der Gründer kürzlich hautnah erleben. In der Nacht auf einen Freitag hatten sich Unbekannte Zugang zu einem seiner Büros verschafft und die beiden EDV-Arbeitsplätze mitgenommen. Nur zwei Stunden und ein paar hundert Euro kostete die Verzögerung, gerade so lange, wie es dauert, zu einem Computerladen zu fahren, um zwei günstige Geräte zu kaufen und sie im Büro soweit zu installieren, dass sie Zugang zum Internet haben.

Zahlreiche Helfer

Die beiden Beispiele zeigen, dass es mittlerweile für nahezu jeden Bedarf Lösungen gibt, die stets günstiger sind, als es der Aufbau und Betrieb eigener Strukturen wäre. Im Fall des Startups im Bereich der Personaldienstleistung erweist sich die Cloud fast schon als Retter des Konzepts. Immerhin kann der Gründer so an jedem beliebigen Ort eine Niederlassung errichten. Wichtig ist nur, dass es dort einen Internetzugang gibt. Ein gigantischer Schritt im Vergleich zu den Verhältnissen von vor zehn Jahren.

Die im Folgenden vorgestellten Online-Tools haben sich im Alltag bewährt und sollen durchaus als Best-Practice-Beispiele ihrer jeweiligen Bereiche gesehen werden. Einige Themenbereiche werden nicht erwähnt, sie haben im Heft einen eigenen Artikel erhalten. So finden sich Online-Telefonanlagen ab Seite 74, Newsletter-Systeme ab Seite 166 und E-Commerce-Lösingen ab Seite 68.

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Kommunikation

Ohne Kommunikation funktioniert kein modernes Unternehmen. Das gilt umso mehr, wenn ein Betrieb über mehrere Standorte arbeitet und möglicherweise Mitarbeiter, die von zuhause aus arbeiten, integrieren muss. Die Grundausstattung moderner Kommunikation kann demnach über Video-Telefonie funktionieren.

Skype, mittlerweile endgültig eine Abteilung von Microsoft, ist für alle Arten der Team-Kommunikation geeignet. Künftig soll sich der Fokus des Anbieters stärker in Richtung Video-Telefonie verschieben. Schon jetzt ist man in diesem Geschäft erfolgreich tätig, wie Skype-CEO Tony Bates anlässlich der Vollzugsmeldung zur Übernahme durch Microsoft im Oktober erklärte [1].

Grundsätzlich ist Skype auch geeignet, relativ kostengünstig Telefonate ins Festnetz oder zu Handys aufzubauen. Verbreiteter jedoch ist der Einsatz als kostenlose Sprechverbindung zwischen Skype-Usern. Auch als Chatlösung ist Skype gut geeignet: Teams können Gruppenchats definieren, in denen sich beliebig viele Teilnehmer untereinander austauschen.

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Die Tauglichkeit des Einsatzes als Videochat hängt stark davon ab, welche Clients die einzelnen Teilnehmer verwenden. Die besten Ergebnisse werden aber erzielt, wenn Nutzer der gleichen Client-Version auf der gleichen Plattform untereinander kommunizieren.

Mit Google+ ist es theoretisch möglich, das soziale Netzwerk gänzlich als E-Mail-Ersatz zu verwenden. Das funktioniert dann so, dass man einen Post auf Google+ schreibt, diesen aber nur mit einer einzigen Person teilt. Hier zeigt sich, dass Google+ auf Prinzipien des Micro-Blogging-Dienstes Buzz beruht, der in Kürze eingestellt werden soll. Zwar wird vermutlich niemand seinen E-Mail-Client gegen das soziale Netzwerk tauschen wollen, jedoch lohnt sich ein Blick auf die zahlreichen in Google+ integrierten Services.

Videokonferenzen etwa lassen sich über das Hangout-Feature realisieren. Google+ entwickelt es zwar eher in Richtung öffentlicher Broadcasts, stellt jedenfalls den Spaßfaktor stark in den Vordergrund, doch für kleinere Teams ist der Dienst absolut ausreichend. Damit dies funktioniert, benötigen alle Teammitglieder einen Google-Plus-Account. Teams, die ohnehin mit Google Apps arbeiten, erhalten ganz aktuell die Möglichkeit, Google+ zu ihrer Organisation hinzuzufügen [2].

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Sind alle Teammitglieder identifiziert, bildet man einen Circle, in den man sämtliche Mitglieder einsortiert. Google-Apps-Nutzer erhalten automatischen einen Circle, der ihrer kompletten Organisation entspricht, können aber auch Circles für kleinere Gruppen, etwa Designer-Teams oder die Finanzabteilung, bilden. Nun startet man einen Hangout und wählt den zuvor gebildeten Circle als Zielgruppe aus. Jetzt können alle Mitglieder, die sich in dem benannten Circle befinden, per Videokonferenz untereinander kommunizieren.

Wer Microsoft und Google nicht mag, sollte sich die Anbieter VoxOx als Skype-Konkurrent oder ooVoo für Videokonferenzen anschauen. ooVoo kann kostenlos genutzt werden, wenn Videochats mit nicht mehr als sechs Personen gleichzeitig geführt werden sollen.

Internes Micro-Blogging

Yammer ist ein Kurznachrichtendienst, der Twitter zum Verwechseln ähnlich ist. Als wichtige Unterscheidung begrenzt Yammer den Nutzerkreis jedoch auf die Inhaber der gleichen E-Mail-Domäne. So lässt sich etwa ein Twitter-Klon für alle Personen mit einem E-Mail-Account @t3n.de einrichten. Auch direkte Nachrichten können sich die Nutzer so zusenden. Yammer unterstützt multimediale Mailanhänge und stellt sie bei Nutzung über die Yammer-Webseite inline dar.

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In den letzten Jahren weitete Yammer sein Leistungsportfolio kontinuierlich aus. So können mittlerweile Untergruppen eingerichtet werden, die Verwaltung von Dateien und anderen Inhalten kam hinzu und Fragen sowie Abstimmungen lassen sich abbilden. Yammer bietet somit bereits in der kostenfreien Version ein recht vollständiges Paket. Viele Yammer-Nutzer verwenden das Tool dabei ähnlich einem schwarzen Brett. Kurzinfos, die für alle von Bedeutung sind, landen auf dieser Plattform.

Der Dienst unterstützt eine breite Front von Plattformen, auch Clients für die gängigen mobilen Betriebssysteme sind verfügbar. Während die Windows-Desktop-Clients auf Adobe AIR basieren, gibt es für Mac OS eine unabhängig programmierte Lösung namens Gabble. iOS- und Android-Nutzer können ebenso wie Windows-Phone- oder Blackberry-Anwender integriert werden.

Einziger Haken: Im Kostenlosbetrieb erlaubt Yammer keine Administratoren und keinen Backup-Zugriff auf die Daten. Ein Account mit entsprechender Funktionalität kostet fünf US-Dollar pro Nutzer und Monat und erlaubt auch das Branding des eigenen Portals.

Wem die Ablage seiner Kurzinfos auf Servern von Yammer nicht behagt, der sollte einen Blick auf die Open-Source-Lösung Status.net werfen, die auch in einer gehosteten Variante zur Verfügung steht. Weitere Anbieter von Micro-Blogging-Diensten für Unternehmen sind Co-Op, Cyn.in und das deutsche Communote.

Online-Office

In den letzten fünf Jahren konnte Google mit Text & Tabellen seine Vormachtstellung unter den Cloud-basierten Büro-Anwendungen stetig ausbauen. Bestenfalls Zoho Office reicht in Teilen an den Platzhirschen aus Mountain View heran, verzettelt sich jedoch in zu viele Einzelprodukte. So hat man als Anwender kaum eine Chance, das ständig wachsende Zoho-Portfolio im Überblick zu behalten.

Seit Kurzem versucht sich Microsoft mit seinem Office365 an der Kundenbasis Googles. Ist Echtzeit-Kollaboration mehrerer Mitarbeiter an ein und demselben Dokument gefragt, braucht der Einsatz von Office365 aber gar nicht erst in Erwägung gezogen werden, denn echte Kollaboration ist mit dem Produkt aus Redmond nicht gegeben.

Die Herkunft als Desktop-Produkt für den Einzelanwender kann die Software auch in Zeiten der Cloud nicht verleugnen. So werden in Office365 von anderen Teammitgliedern vorgenommene Änderungen am selben Dokument erst angezeigt, wenn man manuell gespeichert hat [3]. Bei etlichen Kollaborateuren sollte man also des Öfteren speichern, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

Der besondere Vorteil der Google-Produktlinie besteht entsprechend darin, dass tatsächlich das gesamte Team gleichzeitig innerhalb ein und desselben Dokuments Änderungen vornehmen kann, ohne dass etwas verloren geht. Das ist besonders interessant bei gemeinsam genutzten Tabellenblättern, wie etwa demjenigen unseres Personaldienstleister-Beispiels von vorhin. Von drei Standorten aus greifen bis zu acht Nutzer gleichzeitig auf die Planung zu. Gesperrt wird immer nur die einzelne Zelle, die gerade von einem Benutzer modifiziert wird, alle anderen Eingabebereiche bleiben offen. In gleicher Weise funktioniert das Textmodul.

Backups aus der Cloud in die Cloud

Mittlerweile erlaubt Google, die Dokumente für die lokale Sicherung herunterzuladen. Auch verschiedene Online-Backup-Services, etwa Box.net, können den Bestand der Texte & Tabellen in die Sicherung aufnehmen. Ein spezialisierter Anbieter ist das relativ neue Backupify. Der Dienst sichert nicht nur die Daten aus sämtlichen Google-Diensten, sondern auch jene aus Twitter, Facebook, Flickr, Zoho und LinkedIn.

Projektmanagement und Zeiterfassung

ClockingIT ist ein Allround-Talent. Die Software kümmert sich um Zeiterfassung, Projektabrechnung, Aufgabenverwaltung, Projektplanung, interne Kommunikation über Foren und den Betrieb eines Wikis. Das Tool ist eine auf Ruby on Rails basierende Open-Source-Lösung, die auch als kostenfrei gehostete Lösung zur Verfügung steht. Besonders erwähnenswert ist die Gantt-Funktionalität im Rahmen des Projektmanagements. Wie von Microsoft Project oder auch der händischen Netzplantechnik bekannt, lassen sich Projektpfade definieren, die sich automatisch anpassen, wenn abhängige Vorgänge verschoben werden.

Neben der optional projektbezogenen Einrichtung von Diskussionsforen verwaltet ClockingIT ein Wiki, das allerdings nicht projekt-spezifisch aufgebaut ist. Die persönlichen Daten lassen sich jederzeit per SQL-Dump auf dem eigenen Rechner sichern. Kleiner Vorteil am Rande: ClockingIT spricht deutsch.

Einige weitere Anbieter auf dem Markt des Projektmanagements, der Aufgabenverwaltung und der Zeiterfassung sind Basecamp, Producteev, Wunderkit, Remember The Milk und ToodleDo. Der hier vorgestellten Lösung ClockingIT am nächsten kommt das deutsche, allerdings nicht kostenlose Produkt Plan.io.

Synchronizität

Auch für Dateien, die der lokalen Speicherung unterliegen, gibt es Möglichkeiten, die Vorteile der Cloud zu nutzen. Online-Synchronisierung etwa kann dabei helfen, Dateien über beliebig viele Standorte auf dem gleichen Versionsstand zu halten.

Bekanntester Vertreter dürfte wohl Dropbox sein. Alle Daten werden hier in einem speziellen Ordner platziert, der Dienst hält dann alle an diesen Ordner angeschlossenen Rechner auf dem aktuellen Stand. Bei mehreren Nutzern lässt sich ein Ordner auch mit anderen teilen, sodass auf Ordner-Ebene sogar mit Lese- und Schreibberechtigungen gearbeitet werden kann.

Vorsicht ist allerdings geboten. Denn bei gleichzeitiger Bearbeitung ein und derselben Datei erfolgt keine Überwachung der Version. Das bedeutet, dass immer nur die aktuellste Version abgelegt wird. Zwar können andere Versionen gesichert werden, der entstehende Aufwand bei der Zusammenführung kann jedoch die Online-Synchronisierung schnell ad absurdum führen.

Eine gute Alternative zur Dropbox ist SugarSync, das im Wesentlichen identische Funktionen bietet, sodass die Entscheidung für eines der beiden Produkte eher Geschmackssache ist. Auch Wuala, der Speicherdienst des bekannten Hardwareherstellers LaCie, gehört zu diesen Angeboten.

Eine reine Online-Sicherungslösung stellt übrigens Mozy Backup dar. Mozy gewinnt regelmäßig Vergleichstests, weil es über eine ausgezeichnete Verschlüsselung verfügt und die Dateiversionen der letzten 30 Tage verfügbar hält. Mozy sollte also immer dann eingesetzt werden, wenn es nicht um die Synchronisierung diverser Arbeitsplätze, sondern lediglich um die Sicherung großer Datenmengen, etwa eines Servers, in der Cloud geht.

Verwaltung

Der Onlineservice Urlaub-verwalten.de ist auf den ersten Blick völlig unscheinbar. Doch vom Titel darf man sich nicht täuschen lassen: Neben Urlaubszeiten kann der Dienst jede Art von Abwesenheit verwalten. Sein Potenzial entfaltet er also erst bei regelmäßiger Nutzung. Teams von bis zu zwei Dutzend Mitarbeitern lassen sich über die kalenderorientiert arbeitende Anwendung sinnvoll abbilden. Die Software schränkt die Zahl der Nutzer überhaupt nicht ein, spricht gar von mehreren hundert Verwendern.

Urlaubsanträge können von Mitarbeitern direkt über das System erfasst werden und landen dann bei einem Entscheidungsbefugten. Genehmigung oder Ablehnung wird per E-Mail kommuniziert, Krankheitszeiten werden von entsprechend berechtigten Personen direkt erfasst. Weitere Abwesenheitsarten, etwa Fortbildungen, längere Außendienstphasen und ähnliches lassen sich bequem einrichten und in gleicher Weise verwalten.

Um zu sehen, wer wann an seinem Arbeitsplatz sitzen wird, genügt bei gründlicher Pflege des Datenbestandes dann ein Blick auf die Kalenderübersicht des Systems. Kleinigkeiten wie Resturlaubstage, Sonderurlaub und andere personenbezogene Daten verwaltet der Dienst ebenso. Urlaub-verwalten kann in der gehosteten Version kostenlos verwendet werden. Eine Version zur Installation auf dem eigenen Server steht ebenfalls bereit – allerdings gegen Bezahlung.

Abrechnung

Onlinefaktura ist ein hart umkämpftes Segment einiger Cloud-Dienstleister. Auch hier wird der geneigte Interessent also nicht umhin kommen, sich einen eigenen Überblick über die diversen Lösungen am Markt zu verschaffen.

Wichtig ist dabei, dass sich deutsche Unternehmer vorwiegend an deutschen Anbietern oder solchen mit einem voll lokalisierten Angebot orientieren. Denn die steuerlichen Stolperfallen sind mannigfaltig. Vor allem umsatzsteuerrechtliche Formvorschriften müssen eingehalten werden, will man im Falle einer Betriebsprüfung nicht auf die Nase fallen. Bei deutschen Anbietern kann generell von der Einhaltung der relevanten Formvorschriften ausgegangen werden.

Als einer der modernsten Vertreter der Online-Faktura gilt SalesKing. Die Lösung ist erst seit etwa zwei Jahren auf dem Markt, doch der Funktionsumfang lässt kaum Wünsche offen. So bietet SalesKing neben den Standardfunktionen etwa die Verwaltung von Abo-Rechnungen oder die Mehrbenutzerfähigkeit. Das Produkt ist zur Gänze W3C-konform, barrierefrei und verfügt über eine OAuth-Schnittstelle für die Integration von Drittanwendungen. Zudem verarbeitet SalesKing direkt Daten aus dem Zeiterfassungssystem mite sowie der Projektverwaltung Plan.io.

Für den so genannten Freelancer-Account mit einem Nutzer muss man allerdings zwölf Euro monatlich einplanen, mithin 144 Euro jährlich zahlen. Damit liegt SalesKing schon etwas außerhalb des Wettbewerbs, der bei dieser Zielgruppe bemüht ist, unter zehn Euro monatlich anzubieten.

Ebenfalls einen genaueren Blick wert sind die Lösungen von Billomat, FastBill und Collmex.

Fazit

Gerade kleine Unternehmen können sich nahezu mühelos einen Web-Werkzeugkasten mit Online-Tools zu den verschiedensten Anwendungszwecken zusammenstellen. So bleibt das Unternehmen möglichst lange schlank und von überflüssigem Ballast befreit. Immerhin bedeutet der Verzicht auf lokale Software nicht nur den Verzicht auf die entsprechenden Kosten des Kaufs etwaiger Software. Vielmehr spart man zumeist auch eine technische Infrastruktur sowie Administrations- und Wartungsaufwand.

Wichtig ist die sorgfältige Auswahl des jeweiligen Anbieters sowie eine redundante Backup-Strategie. Denn auch Cloud-Anbieter können ausfallen, wie prominente Beispiele – etwa der Zusammenbruch des Bookmarking-Dienstes Magnolia oder die jüngsten Ausfälle bei RIM – eindrücklich beweisen. Doch auch dafür gibt es Lösungen in der Cloud.

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