Dokumente und Wissen teilen
Die Speicherung von relevanten Daten auf dem Arbeitsplatzrechner eines Einzelnen erschwert die Zusammenarbeit in einem Unternehmen. Informationen stehen nicht zentral allen Beteiligten zur Verfügung, im schlimmsten Fall arbeiten verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments. Das sorgt für unnötige Reibungsverluste.
Sinnvoll ist dagegen die zentrale Ablage und Sicherung relevanter Dokumente wie Verträge, Angebote, Projektpläne, kombiniert mit einer kraftvollen Suchfunktion und einer sinnvollen Rechtevergabe. Der Open-Xchange Server realisiert die hierfür notwendigen Funktionen wie Check-In/Check-Out, Historie und Versionierung.
Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt über den Webclient, sodass diese auch für Außendienstmitarbeiter, externe Projektpartner und aus dem Home Office jederzeit abrufbar sind. Noch komfortabler ist der Zugriff auf die Dokumente mittels WebDAV (Web Distributed Authoring and Versioning). Über dieses Protokoll können die Dokumente direkt aus den gängigen Office-Paketen geöffnet werden. Zudem kann der Dokumentenbaum des Open-Xchange Servers auch als Netzwerkresource in die gängigen Datei-Browser eingebunden werden. Wissensdatenbank, Forum, Bookmarks und Pinnwand sind vier weitere Module, die den Know-how-Transfer innerhalb eines Unternehmens in geordnete Bahnen führen.
Open-Xchange Server sollte einführen, wer bereits eine Kultur des Teilens von Wissen und der vertrauensvollen Zusammenarbeit der Mitarbeiter untereinander lebt oder dorthin möchte. Open-Xchange Server sollte in jedem Fall in das Gesamtkonzept der Unternehmens-IT passen. Dies betrifft sowohl die Infrastruktur (Linux als Serverbetriebssystem, LDAP-kompatibler Verzeichnisdienst, SQL-Datenbank) als auch die Clients (z. B. Outlook, Webmail, mobile Endgeräte).
Christian Egle macht seit bald zehn Jahren Marketing und Öffentlichkeitsarbeit für Open-Source-Software. Zunächst hatte er bei Suse Linux angefangen und ist jetzt bei der Open-Xchange GmbH in Nürnberg tätig.
