Bevor das phpGroupWare-eigene Setup aufgerufen werden kann, muss zunächst mit den entsprechenden Datenbank-Tools ein Datenbank-Benutzer angelegt werden. Als wichtiger Schritt vor dem eigentlichen Setup muss zudem ein Verzeichnis für den Dateimanager der Groupware angelegt werden. Aus Sicherheitsgründen muss dieses Verzeichnis außerhalb des Webserver-Verzeichnisbaums liegen. Nach dem Entpacken des PHP-Codes in ein Verzeichnis innerhalb der DocumentRoot des Webservers kann das Setup mit http://www.your_server.whatever/phpgroupware/setup gestartet werden. Dort wird unter anderem der eben angelegte Datenbank-Nutzer eingetragen. Außerdem werden weitere Defaults wie ein Temp-Verzeichnis, Servernamen, ein Admin-Account mit Passwort sowie weitere Einstellungen festgelegt. Wenn die genannten Schritte erfolgreich abgearbeitet sind und die Datenbankverbindung als OK markiert wird, kann die Groupware über das Web-Interface eingerichtet werden. Zunächst werden die gewünschten Lokalisierungen nachgeladen (als Default ist Englisch installiert). Anschließend folgt die Installation der einzelnen Anwendungen. Später ist es möglich, für jeden Nutzer oder auch für Nutzergruppen separat festzulegen, welche der Anwendungen jeder einzelne Nutzer sieht – nicht jedem Nutzer stehen immer alle Anwendungen zur Verfügung. Als letzter Schritt der Basis-Einrichtung folgt die Abmeldung vom Setup-Programm und die Anmeldung mit dem eben definierten Admin-Account an der Groupware. Dort werden abschließend über die Anwendung „Administration“ alle gewünschten Standardeinstellungen wie Sprache, Skin/Template oder Mail-Anbindung gesetzt sowie die Nutzerkonten und deren individuelle Rechte eingerichtet. Damit ist die phpGroupWare-Installation betriebsbereit. Weitere Hinweise zur Installation gibt es auch im Internet [5].
Für eine gute Performance ist wie üblich unbedingt auf genügend Hauptspeicher zu achten und darauf, dass die Cache-Größen sowohl in der Datenbank als auch für PHP (in php.ini) entsprechend hoch angesetzt sind. Wenn der Server viel Swap-Space benutzt, hat er definitiv zu wenig Hauptspeicher. Als sehr hilfreich hat es sich erwiesen, einen PHP-Cache zu benutzen, beispielsweise den Turck-MMCache.
