Projektmanagement-Software: Tools für alle Einsatzzwecke

Im Zentrum der Agenturarbeit steht das Projektmanagement. Viel Kommunikation im Team, aber auch mit Kunden ist dafür notwendig. Damit der E-Mail-Eingang nicht zu voll wird, sollte die projektbezogene Kommunikation idealerweise nicht über E-Mails erfolgen. Ein Projektmanagement-Tool kann Abhilfe schaffen, wenn wichtige Diskussionen an einer zentralen Stelle geführt werden, auf die alle Beteiligten jederzeit zugreifen können.

Einer der mittlerweile auch hierzulande bekannten Klassiker des webbasierten Projektmanagements ist Basecamp [1] von 37signals. Das webbasierte Tool hat gerade eine komplette Überarbeitung erfahren und hat jetzt eine sehr schlanke und aufgeräumte Oberfläche, die intuitiv zu bedienen ist. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Tools, die eher auf IT-Entwicklung ausgelegt sind, glänzt Basecamp mit seinem Fokus auf Kommunikation. Das macht es gerade für Agenturen nützlich. Die Hemmschwelle, sich zurechtzufinden und das Tool tatsächlich zu benutzen, ist gering, die Einarbeitungszeit kurz. So ist es auch durchaus möglich, Kunden von der Nutzung zu überzeugen. Mit diesen kann man sich dann ein Projekt teilen und die genauen Zugriffsrechte regeln.

Ganz neu und für Facebook-Nutzer irgendwie bekannt ist die Timeline-Ansicht, die chronologisch geordnet darstellt, was in den eigenen Projekten passiert ist. So bekommen Nutzer schnell einen guten Überblick über den Fortschritt eines Projekts. Die aufgeräumte Kalenderansicht bietet Platz für Milestones aus den Projekten, To-do-Listen mit ihren Deadlines und sonstige Termine.

Es gibt auch webbasierte Projektmanagement-Alternativen zu Basecamp. Sehr strukturiert und ablauforientiert kommt Asana [3] daher. Anders als bei Basecamp ist auch hier ein gewisser Einarbeitungsaufwand nötig, um die Projektlogik korrekt abzubilden. In Asana ist alles in Listen strukturiert, die dann weitere Details enthalten und sehr feingliedrig aufgebaut sein können. Somit lassen sich auch große Mengen an Informationen übersichtlich und sauber darstellen.

Da alle vorgestellten Tools kostenlose Testphasen anbieten, beziehungsweise für bestimmte Nutzungszwecke komplett kostenlos sind, sollte man einfach alle mal antesten und ausprobieren, was für die eigenen Zwecke am sinnvollsten ist. Hier lässt sich keine allgemeingültige Empfehlung aussprechen, entscheidend ist vielmehr die Akzeptanz des Tools im Team und die Einhaltung von gewissen Standards bei der Nutzung. Ohne ein Projektmanagement-Tool dürfte eine Agentur jedoch früher oder später unter großen Effizienzeinbußen leiden.

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