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Projektmanagement-Software: Tools für alle Einsatzzwecke

Aus dem
t3n Magazin Nr. 29

09/2012 - 11/2012

Projektmanagement-Software: Tools für alle Einsatzzwecke

Kunden, Kollegen, Anfragen und sorgen für einen ständigen Nachschub an zu bearbeitenden E-Mails. Dabei geht leicht die Übersicht verloren und das Informationsmanagement gerät zum Zeitfresser. Gut, dass es für fast jedes Problem Tools gibt, die das und die Kommunikation erleichtern.

Im Zentrum der Agenturarbeit steht das Projektmanagement. Viel Kommunikation im Team, aber auch mit Kunden ist dafür notwendig. Damit der E-Mail-Eingang nicht zu voll wird, sollte die projektbezogene Kommunikation idealerweise nicht über E-Mails erfolgen. Ein Projektmanagement-Tool kann Abhilfe schaffen, wenn wichtige Diskussionen an einer zentralen Stelle geführt werden, auf die alle Beteiligten jederzeit zugreifen können.

Einer der mittlerweile auch hierzulande bekannten Klassiker des webbasierten Projektmanagements ist Basecamp [1] von 37signals. Das webbasierte Tool hat gerade eine komplette Überarbeitung erfahren und hat jetzt eine sehr schlanke und aufgeräumte Oberfläche, die intuitiv zu bedienen ist. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Tools, die eher auf IT-Entwicklung ausgelegt sind, glänzt Basecamp mit seinem Fokus auf Kommunikation. Das macht es gerade für Agenturen nützlich. Die Hemmschwelle, sich zurechtzufinden und das Tool tatsächlich zu benutzen, ist gering, die Einarbeitungszeit kurz. So ist es auch durchaus möglich, Kunden von der Nutzung zu überzeugen. Mit diesen kann man sich dann ein Projekt teilen und die genauen Zugriffsrechte regeln.

Ganz neu und für Facebook-Nutzer irgendwie bekannt ist die Timeline-Ansicht, die chronologisch geordnet darstellt, was in den eigenen Projekten passiert ist. So bekommen Nutzer schnell einen guten Überblick über den Fortschritt eines Projekts. Die aufgeräumte Kalenderansicht bietet Platz für Milestones aus den Projekten, To-do-Listen mit ihren Deadlines und sonstige Termine.

Es gibt auch webbasierte Projektmanagement-Alternativen zu Basecamp. Sehr strukturiert und ablauforientiert kommt Asana [3] daher. Anders als bei Basecamp ist auch hier ein gewisser Einarbeitungsaufwand nötig, um die Projektlogik korrekt abzubilden. In Asana ist alles in Listen strukturiert, die dann weitere Details enthalten und sehr feingliedrig aufgebaut sein können. Somit lassen sich auch große Mengen an Informationen übersichtlich und sauber darstellen.

Die Timeline-Ansicht bei Basecamp: hilft auch im Projektmanagement, die Dinge in die richtige zeitliche Abfolge zu bringen.
Die Timeline-Ansicht bei Basecamp: hilft auch im Projektmanagement, die Dinge in die richtige zeitliche Abfolge zu bringen.

Da alle vorgestellten Tools kostenlose Testphasen anbieten, beziehungsweise für bestimmte Nutzungszwecke komplett kostenlos sind, sollte man einfach alle mal antesten und ausprobieren, was für die eigenen Zwecke am sinnvollsten ist. Hier lässt sich keine allgemeingültige Empfehlung aussprechen, entscheidend ist vielmehr die Akzeptanz des Tools im Team und die Einhaltung von gewissen Standards bei der Nutzung. Ohne ein Projektmanagement-Tool dürfte eine Agentur jedoch früher oder später unter großen Effizienzeinbußen leiden.

Customer Relationship Management

In einer Agentur dreht sich idealerweise alles um die Bedürfnisse der Kunden. Es empfiehlt sich daher, die kundenbezogene Kommunikation ebenfalls in einem Tool zu dokumentieren. Sehr sinnvoll ist dies auch für das Anfragemanagement in der Akquise. Ein Tool, das beiden Ansprüchen gerecht wird, ist Highrise [4] von 37signals: Sobald eine E-Mail von einem neuen Kontakt kommt, wird diese von einem Mitarbeiter an eine spezielle, vom jeweiligen Highrise-Account generierte E-Mail-Adresse weitergeleitet. Highrise legt automatisch anhand der E-Mail-Adresse einen neuen Kontakt im System an. Geeignet ist beispielsweise eine digitale Visitenkarte im VCF-Format, zum Beispiel von einem Xing-Profil. Sobald der Kontakt angelegt ist, erkennt Highrise die E-Mail-Adresse und ordnet weitere E-Mails automatisch zu, sobald diese (vorzugsweise auf BCC) auch an Highrise geschickt werden. Wenn dieses System konsequent genutzt wird, entsteht rund um den Kontakt eine lückenlose E-Mail-Dokumentation, in der sich auch Jahre später Informationen wiederfinden lassen.

Eine weitere wichtige Funktion von Highrise sind die Notizen. Zu jedem Kontakt können Betreuer beispielsweise Telefonnotizen anlegen, die dann allen Team-Mitgliedern zur Verfügung stehen. Auch Informationen zu Angeboten und Abstimmungen lassen sich dort im Team diskutieren und sind so im Nachhinein nachvollziehbar. Wenn ein Projekt Personen aus unterschiedlichen Firmen zusammenbringt, kommen die sogenannten Cases zum Einsatz. Dabei sammelt das System alle Informationen zu dem Case unter dem Label einer E-Mail-Adresse und ordnet sie chronologisch an. Das hilft, den Überblick über die kürzlich erfolgte Kommunikation in einem Projekt zu behalten.

Persönliche Organisation

Im Rahmen all dieser digital organisierten Teamarbeit bleiben am Ende die herausgefilterten persönlichen Aufgaben übrig. Auch hier hat jeder – je nach Arbeitsstil – seine ganz persönliche Herangehensweise. Neben den Notizbuchtraditionalisten gibt es eine ganze Reihe von Tools, die alle To-do-Listen schlucken und übersichtlich anordnen. Ein entsprechendes Tool ist beispielsweise Producteev [5]. Listen lassen sich in verschiedenen Workspaces anordnen, mit Deadlines und Prioritäten versehen und kommentieren. Besonders hilfreich auf dem Weg zu mehr Effizenz ist die Möglichkeit, E-Mails an eine spezielle Producteev-E-Mail-Adresse weiterzuleiten, sodass diese automatisch und inklusive Text und Anhängen in ein To-do umgewandelt werden und somit aus dem Posteingang verschwinden können. Producteev ist für die persönliche Nutzung kostenlos und in verschiedenen Varianten erhältlich. Desktop-Versionen gibt es für Mac und Windows sowie Smartphones.

Etwas simpler gestrickte Alternativen sind Wunderlist [6] oder Remember the Milk [7]. Sehr umfangreich, aber mit einer etwas unaufgeräumten Oberfläche ist Toodledo [8]. Auch hier gilt: Alle Tools sind mindestens in der Basisversion kostenlos, ein erstes Ausprobieren ist also möglich. Nutzer müssen die To-dos zwar immer noch tatsächlich abarbeiten, aber zumindest verschwindet das nagende Gefühl im Hinterkopf, dass man etwas Wichtiges vergessen haben könnte.

Dateien für alle

Auch für Informationen, die nicht über E-Mails eingehen, gibt es passende Tools zum Teilen und Bearbeiten: File-Sharing-Tools wie Dropbox [9] haben sich bereits durchgesetzt und bieten in kleinen und mittleren Agenturen eine einfache Möglichkeit, Dateien zur Verfügung zu stellen. Sie machen aber auch unabhängig von einem bestimmten Arbeitsplatz, weil man so problemlos Zugriff auf Dateien vom heimischen Computer hat. funktioniert recht zuverlässig, wird aber ab einer bestimmten Teamgröße schnell teuer. Eine günstigere Alternative, die einen eigenen Fileserver erfordert, bietet zum Beispiel Teamdrive [10], das aber noch einige technische Zicken im Praxiseinsatz zeigt. Ganz neu dazugekommen ist Google Drive [11], in dem jetzt auch Dateien geteilt werden können, die nicht zu Google Docs gehören.

Zeiterfassung und Feedback

Da in Agenturen die für einen Account aufgewendete Zeit gelegentlich mal überprüft werden sollte, bietet sich eine Zeiterfassung an. Diverse Projektmanagement-Tools haben solche Möglichkeiten bereits an Bord, wer eine eigenständige Lösung sucht, dem sei mite [12] ans Herz gelegt. Die schöne klare Oberfläche und die cleveren Funktionen führen dazu, dass die Zeiterfassung hiermit fast Spaß macht.

Wer häufiger Umfragen durchführt oder zum Beispiel Mitarbeiter-Feedbacks in Form von Fragebögen einholt, kann sich das kostenlose Lime-Survey [13] anschauen. Die Oberfläche ist etwas gewöhnungsbedürftig, bringt aber viele Funktionen mit.

Der Protokollführerposten in Meetings ist nicht beliebt, was häufig dazu führt, dass gar kein Protokoll geschrieben wird. Das Tool minutes.io [14] unterstützt den Verfasser bei der Erstellung.

Fazit

Ab einem gewissen Punkt muss man sich natürlich die Frage stellen, ob ein weiteres Tool zur Verwaltung all der anderen Tools nötig ist. Viele der aufgeführten Anbieter lösen aber tatsächlich essenzielle Probleme und erleichtern allen Beteiligten die Arbeit – und das häufig kostenlos oder zu sehr fairen Preisen. Das bringt Flexibilität und vermeidet peinliche Momente in Terminen.

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15 Antworten
  1. von Lipps Jakob am 01.04.2013 (21:02 Uhr)

    Ich möchte an dieser Stelle noch etwas Eigenwerbung machen und

    cronsync - webbasierte Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Abrechnung

    als Ergänzung vorschlagen:

    https://www.cronsync.com/

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  2. von Tobias Eickelpasch am 03.04.2013 (11:51 Uhr)

    Hi Katja,
    danke für die Übersicht, sehr hilfreich - kommt mir gerade Recht!
    Hoffe Dir gehts gut im schönen Leipzig!
    Bis dann,
    Tobias

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  3. von barbara.przeklasa am 03.04.2013 (13:11 Uhr)

    Auch interessant für Agenturen ist unser Tool http://www.social-pm.com/ Kombiniert Projektmanagement, Kommunikation, Zeiterfassung und Dokumente in einer Anwendung.

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  4. von Christian Emigholz am 04.04.2013 (19:28 Uhr)

    Gute Übersicht, Katja!

    Wie der Zufall es so will, habe ich zu nahezu selben Zeitpunkt ein Review über Confluence 5 als zentrales Wissens- und Projekt-Management-Tool geschrieben:http://www.christophmagnussen.com/archives/2013/04/02/company-collaboration-with-confluence/

    Sicherlich auch für Agenturen beachtenswert.

    Gruß ans Projecter-Team!

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  5. von Sebastian Westermann am 05.04.2013 (11:12 Uhr)

    Hallo Katja!

    Danke für den hilfreichen und übersichtlichen Beitrag.

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  6. von Mathias am 07.04.2013 (23:09 Uhr)

    Eine nette Übersicht hast Du hier zusammengestellt, Katja. Mit dem einen oder anderen Dienst konnte ich auch durchaus positive Erfahrungen sammeln und die anderen, wie etwa Wunderlist werde ich mir bei Gelegenheit auch noch ansehen.

    Wobei ich hier mit den Diensten von http://www.timo.net überaus zufrieden bin. Es gibt zwar auch günstigere Alternativen, doch sind diese meist nicht so ausgereift und umfangreich.

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  7. von rportmann am 16.04.2013 (14:00 Uhr)

    Danke für die gute Übersicht. Mein Favorit ist http://www.podio.com. Eigene Prozesse können erstellt werden, zudem ist eine Integration von google und dropbox einfach möglich.

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  8. von thomast3n am 06.05.2013 (14:38 Uhr)

    Diese Zusammenstellung von Online Projektmanagement Software Tools für verschiedene Bereiche ist sehr hilfreich.
    Es gibt auch Software, wie der Tracker von Comindware, der verschiedene Bereiche kombiniert ( http://www.comindware.com/de ). Diese Software unterstüzt die Workflow-Koordinierung, die Zusammenarbeit in Teams, die Anzeige von Echtzeitberichten, eine koordinierte Aufgabenverwaltung und ermöglich das einfache und unkomplizierte Arbeit mit MS Outlook. Diese Projektmanagement Tools ist sicher interessent für viele Agenturen.

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  9. von JennyHanna am 22.05.2013 (14:07 Uhr)

    Ich würde auch gerne noch eine Ergänzung vorschlagen: http://www.informer.de/

    Informer ist eine sehr vielseitige Software: von Projektmanagement, über Dokumenten- und Informationsverwaltung bis hin zur Zeiterfassung. Man kann verschiedene Funktionen auswählen und die Software wird dann nach den eigenen Wünschen und Bedürfnissen angepasst und angefertigt.
    Wir sind und waren immer sehr zufrieden!

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  10. von HZprojektmensch am 29.05.2013 (20:14 Uhr)

    Hallo Katja,

    danke für die Übersicht. Ich finde es immer wieder spannend, wie unterschiedlich "Projektmanagement" interpretiert wird. Ich würde diese Tools so ganz und gar nicht in die Kategorie Projektmanagement packen. Die Kategorien "Aufgabenverwaltung für Teams" passt für mich besser. Projektmanagement ist weit mehr als nur Aufgaben zu verwalten. Finde ich.

    Beste Grüße
    Holger

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  11. von feroxy am 06.06.2013 (14:36 Uhr)

    Hallo Katja,

    für den Informationsaustausch innerhalb eines Projekts können diese Tools bei Unternehmen die sonst nichts haben sicher sinnvoll sein.

    Echte Projekte erfordern allerdings eine Planung des Projekts, der Ressourcen und der Kosten. Dazu ist sicher ein gewisser Aufwand zum Start des Projekts erforderlich. Dieser zahlt sich aber im Laufe des Projekst vielfach aus, denn dann läßt sich auf Knopfdruck erkennen wo das Projekt zeitlich steht, ob die Ziele erreicht wurden, die Kosten im Rahmen sind usw.

    Nur eine ausgereifte Projektmanagent Software kann dies unterstützen. Webbasiert ist ein Vorteil, der Standort- und Browserunabhängig alle Teammitglieder integriert. Aus diesem Grund haben wir Ende 1999 für uns eine Software mit diesem Hintergrund entwickelt, die sich auf dem Markt vielfach bewährt hat und unter http://www.fx-project.de bekannt ist, für kleine Teams komplett kostenlos.

    Ab der Version 5.0 erfolgt die gesamte Projektplanung auf graphischer Basis, schneller kann kein Projekt definiert werden. Mit Hilfe der bestehenden Zugriffsrechte hat jeder Mitarbeiter nur das, was ihm wirklich zugeordnet ist und nicht mehr. Dadurch ist der Aufwand auf ein Minimum reduziert. Nach dem Motto so viel wie möglich, aber nicht mehr als notwendig.

    Beste Grüße
    Walter

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  12. von katie.hins am 24.06.2013 (15:31 Uhr)

    Hallo Katja!

    Ein App die ich benutze und die ein All-in-One ist: Beesy. Damit kann ich aus meine Notizen in Meetings meine To-Do-Liste erstellen, Protokolle, Team und Projekte erfassen. Alles ist gemäss der Eisenhower Theorie: wichtig, unwichtig, dringlich, undriglich. Ganz praktisch um Ihre Zeit zu verwalten! http://de.beesapps.com/beesy-bewerten-projektmanagement-app/

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  13. von Thath1984 am 15.11.2013 (16:31 Uhr)

    Danke für den interessanten Bericht. Aus meiner Sicht muss man sich bei Auswahl von Projektmanagement-Software über die Stärken und Schwächen einzelner Anbieter bewusst sein. Eine gute Analyse, die den Markt in drei große Segmente einteilt, findet sich unter http://www.hqlabs.de/Blog/Artikel/Projektmanagement-Software-bersicht

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  14. von Martin_Hupps am 21.01.2014 (11:29 Uhr)

    Um die Liste hier zu komplettieren kommt hier noch ein Tool die zum Management für Firmen und auch für Privatpersonen gut zu nutzen ist:
    Trello http://www.trello.com

    ToDo Listen mit mehreren Leuten verwalten, Daten anhängen, Bilder einfügen.
    Gruppenweise, Firmenweise oder wie man es halt verwaltet ;)

    Liebe Grüße

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  15. von SarahM am 28.10.2015 (14:47 Uhr)

    Ich nutze seit 1 Jahr die Hardware und Software von Protonet (www.protonet.info) und muss sagen, dass ich damit recht sehr zufrieden bin. Ich finde toll, dass meine Daten nicht einfach irgendwo virtuell liegen, sondern auf einer kleinen orangen Box, die bei mir im Büro steht.

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