Nach § 14 Absatz 3 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) müssen elektronische Rechnungen mindestens über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Erst das Vorhandensein dieses Sicherheitsmerkmals berechtigt den Empfänger der Rechnung, die ausgewiesene Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend zu machen. Auf diese Weise will der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Integrität eines steuerrelevanten Belegs, also der Rechnung, dauerhaft gewährleistet ist. Gleiches gilt für die Prüfung der Authentizität des Rechnungsstellers. Die Anforderung muss in Zeiten der Globalisierung mindestens europaweit erfüllt sein, und zwar nach einheitlichen rechtlichen Rahmenbedingungen.

Die Regelungen, die seit 2003 in Kraft sind, betreffen vor allem den Rechnungsversand per E-Mail. Dabei bestehen spezielle Hürden auf Seiten des Rechnungsempfängers: Es genügt nicht, eine E-Mail mit beigefügtem PDF und elektronischer Signatur einfach nur zu öffnen und abzuspeichern. Der Empfänger ist vielmehr zur umfassenden Prüfung sowohl der elektronischen Rechnung als auch der elektronischen Signatur verpflichtet. Wer diese Prüfungen nicht durchführt oder nicht gesichert nachweisen kann, läuft Gefahr, dass das Vorsteuerguthaben bei einer Prüfung durch das Finanzamt zurückgefordert wird und die Ordnungsmäßigkeit der Bücher infrage gestellt wird.

Ein Unternehmer oder Freiberufler muss also neben der Rechnung auch einen Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufbewahren. Das gilt sogar dann, wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser Nachweise bereits abgelaufen ist. Darüber hinaus muss der Unternehmer sicherstellen, dass die Rechnung über den gesamten Aufbewahrungszeitraum elektronisch lesbar bleibt. Nachträgliche Änderungen sind dabei selbstverständlich nicht zulässig. Das alles sind schwerwiegende Anforderungen, die viele Rechnungsempfänger vor der elektronischen Rechnung zurückschrecken lassen, denn Überprüfung, Ablage und dauerhafte Sicherung von Rechnung und Signatur bedeuten schlicht Arbeit.

Überprüfbarer Originalzustand der Dokumente

Der Originalzustand einer gegebenenfalls auch verschlüsselten Rechnung muss nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) [1] des Bundesfinanzministeriums dauerhaft gewährleistet sein. Dazu fordert die GDPdU ein umfassendes Prüfprotokoll, das zunächst die elektronische Signatur verifiziert. Dabei wird Folgendes ermittelt: