1. ob die Rechnung signiert ist
2. ob der Aussteller der Signatur auch übereinstimmt mit dem Rechnungsaussteller
3. ob das Signaturzertifikat zum Zeitpunkt der Signatur gültig war
4. ob das Dokument seit Anbringung der Signatur verändert wurde

Zu diesen vier Aspekten muss ein Prüfprotokoll erstellt werden, das ebenfalls vor Veränderungen geschützt elektronisch abzulegen ist. Auch die elektronische Rechnungsdatei mit der qualifizierten elektronischen Signatur muss archiviert werden. Die wichtigste Regel dabei ist: Fehlt die Signatur an der elektronisch übermittelten Rechnung, muss der Rechnungsaussteller aufgefordert werden, eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen und zu übermitteln. Und nach der Verifizierung hat die Archivierung entsprechend der GDPdU und den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) [2] zu erfolgen.

Stapelverarbeitung

Beim eBilling oder genauer dem „Electronic Bill Presentment and Payment“ (EBPP) unterscheidet man zwischen zwei Alternativen für die teilnehmenden Unternehmen: dem Biller-Direct-Modell und dem Consolidator-Modell. Während beim Biller-Direct-Modell der Rechnungssteller seine Rechnungen direkt an den Empfänger übermittelt, ist bei der Consolidator-Variante ein Dienstleister zwischengeschaltet. Dieser übernimmt im Rahmen eines Netzwerkes die Rechnungsabwicklung und -übermittlung zwischen mehreren Rechnungsstellern und -empfängern. Betrachtet werden soll hier allerdings nur das Direct-Modell, und zwar aus der Sicht des Rechnungsempfängers.