Unternehmen sollten abwägen, ob es für sie sinnvoller ist, Einzelsignaturen zu verifizieren oder aber Rechnungen mit Hilfe einer Stapelverarbeitung zu prüfen und in einen automatisierten Prozess zu führen. Diese Entscheidung wird in der Regel vom eingehenden Rechnungsvolumen abhängig gemacht. Ist es hoch, empfiehlt sich die Stapelverarbeitung. Speichert man beispielsweise alle Rechnungen automatisiert in einem „Eingangsverzeichnis“, können sie im Stapel mit gängigen Prüfprogrammen automatisch verifiziert und die entsprechenden Prüfprotokolle generiert werden. Alle Dokumente lassen sich dann wieder gemeinsam in einem separaten „Ausgangsverzeichnis“ abspeichern. Durch die Prüfung im Batchverfahren lässt sich bei der Verarbeitung mehrerer elektronischer Rechnungen Zeit sparen.

Ein weiterer Vorteil des elektronischen Rechnungseingangs ist, dass Rechnungsdaten automatisiert erfasst und an Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übergeben werden können. Diesen Prozess erledigen zahlreiche marktbekannte Softwarelösungen in allen IT-Umgebungen. Die aufwändige manuelle Erfassung der Rechnungen entfällt dadurch völlig. Darüber hinaus ist die Datenqualität sehr hoch und nahezu fehlerfrei. Weil die wesentlichen Informationen im Datensatz bereits enthalten sind, entfällt auch das Heraussuchen von Sachkonten und ähnlichen Informationen.

Lösungen auch für die Rechnungsstellung

Auch bei der elektronischen Rechnungsstellung ist die Anbindung an ERP-Systeme sehr sinnvoll, da weitere Nutzenpotenziale erschlossen und häufig vorhandene Lösungen sinnvoll ausgebaut werden können. So wird durch diese übergreifende Kommunikation mit Einkauf und Buchhaltung ein medienbruchfreier Prozess möglich. Empfehlenswert ist für die elektronische Rechnungsstellung die Verwendung des PDF-Formats, das sich sowohl beim Rechnungssteller als auch beim Empfänger einfach verarbeiten lässt und die Integration beispielsweise von XML-Rohdaten aus dem ERP-System erlaubt. In die PDF-Rechnung werden dann die entsprechenden Daten geladen und mit der elektronischen Signatur versehen, um wiederum den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Die ausgestellten und an den Empfänger übermittelten Rechnungen lassen sich als PDF/A-Dateien in den jeweiligen Langzeitarchiven ablegen. Durch die Verwendung des ISO-zertifizierten Standards PDF/A ist sichergestellt, dass der Beleg für die Dauer seiner Aufbewahrung jederzeit wiederhergestellt werden kann.

Bei der Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur hat der Anwender eine große Auswahl an zur Verfügung stehenden Signatur-Services. So kann einerseits lokal am Arbeitsplatz mit einer eigenen Signaturkarte, die ein qualifiziertes Zertifikat beinhaltet, signiert werden. Dieser Ansatz bietet sich an, wenn nur einzelne Rechnungen signiert werden sollen. Oder aber man bindet einen externen Dienstleister ein, wie beispielsweise Signtrust, eine Lösung der Deutschen Post AG. Eine weitere Alternative ist die Nutzung von spezieller Signatur-Hardware. Diese beiden Varianten werden üblicherweise für höhere Signaturvolumen verwendet.