Für den Bereich der Rechnungsstellung hat die Firma Intarsys in einer internen Untersuchung die Kosten für die traditionelle Rechnungsstellung denen für die elektronische Rechnung gegenübergestellt. Die Ergebnisse besagen, dass es schon für Unternehmen mit wenigen Rechnungen oder für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die nur stichprobenartig Belege prüfen, Programme gibt, deren Investition sich schnell auszahlt. Das gilt auch auf Linux-Basis. Zunächst muss zwar die entsprechende Soft- und Hardware angeschafft werden, aber schon bei einem Rechnungsaufkommen von 25 Rechnungen täglich spart ein Unternehmen mit der elektronischen Variante im ersten Jahr etwa 30 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung. Die Einsparungen im Folgejahr liegen schon bei bis zu 70 Prozent. Je größer aber das Rechnungsvolumen, desto höher sind auch die Ersparnisse.

Eine Studie des IT-Marktforschungsunternehmens IDC bestätigt, dass europäische Firmen bis zu 15 Prozent ihres Umsatzes für das Dokumentenhandling ausgeben. Dabei machen Rechnungen meist einen besonders hohen Anteil aus. Nicht zu vergessen sind schließlich auch Kostenvorteile, die dadurch entstehen, dass sich beispielsweise Skonti vollständig ausschöpfen lassen. Insgesamt gibt es daher ein weit größeres Einsparungspotenzial durch elektronische Rechnungen, als oft auf den ersten Blick ersichtlich ist.

Fazit

Unternehmen, die über den elektronischen Rechnungsausgang nachdenken, sollten auch die Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsempfangs mit in ihre Überlegungen einbeziehen – und umgekehrt. Einsparungen lassen sich in beiden Bereichen schnell und wirkungsvoll erreichen. So können sich durchaus auch für kleinere Unternehmen Vorteile ergeben, selbst wenn nur wenige Rechnungen zu bearbeiten sind und die hohen rechtlichen Anforderungen zunächst abschrecken. Wie auch immer die Entscheidung ausfällt, eine gültige und verifizierbare Signatur ist in jedem Fall Pflicht.

Der Autor

Dr. Bernd Wild ist Geschäftsführer der intarsys consulting GmbH. Der Karlsruher Lösungsanbieter von Software zur PDF-Bearbeitung ist unter anderem auf die Beratung rund um die Themen eBilling und Elektronische Signatur spezialisiert. Das Lösungsportfolio steht auch unter Linux zur Verfügung. Das Unternehmen wurde 1996 gegründet und beschäftigt 20 Mitarbeiter.