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Social Intranet: Wie Unternehmen soziale Netzwerke zur internen Kommunikation nutzen

Es hat sich viel getan in der Unternehmenskommunikation: Mit Kunden, Fans und Kritikern können sich Firmen heute sehr direkt im Netz austauschen. Doch intern klappt es mit der Kommunikation an vielen Stellen noch nicht. Dabei können Unternehmen viel von Social Media lernen.

6 Min. Lesezeit
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Viele Unternehmen verfügen heutzutage über Konten in den großen sozialen Netzwerken. Über diese kommunizieren sie nach außen: Sie suchen den Dialog, lassen sich auf Diskussionen ein und bemühen sich um Transparenz. Kurz gesagt: Sie legen ein vorbildliches Kommunikationsverhalten an den Tag. Doch was nach außen hin oft sehr gut klappt, ist innerhalb der Unternehmen noch ausbaufähig. Dabei könnten sie viele Strategien ihrer Social-Media-Kommunikation auf interne Prozesse übertragen.

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Es geht dabei nicht darum, die erfolgreichen sozialen Netzwerke eins zu eins innerhalb des Unternehmens nachzubilden. Doch bereits die Anwendung einiger grundlegender Prinzipien kann ausreichen, um die interne Kommunikationskultur nachhaltig zu verändern. Um diese Prinzipien verstehen und auch umsetzen zu können, benötigen die Mitarbeiter gewisse Social-Media-Grundkenntnisse. Sind diese nicht vorhanden, sollten sie durch Workshops oder Coachings aufgebaut werden. Das ist jedoch nicht so aufwändig wie es im ersten Moment klingt. Oft verstehen Mitarbeiter diese Prinzipien in kürzester Zeit, der Rest ist dann Übung und Training in der Praxis.

Die Liste der Prinzipien ist kurz: Bereits die Umsetzung von fünf Grundregeln reicht aus, um die unternehmensinterne Kommunikation zu verändern. Sie sollen im Folgenden kurz angerissen werden.

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Offene Kommunikation

Sowohl bei den eingesetzten Tools als auch bei den Kommunikations-Guidelines müssen Unternehmen eine offene Kommunikation fördern und ermöglichen. Nur wenn Mitarbeiter direkt, offen und vorbehaltlos miteinander kommunizieren können, werden kreative Prozesse möglich und vorhandene Informationen und Ressourcen optimal genutzt. Natürlich sollte die Kommunikation zu einem bestimmten Projekt innerhalb des zuständigen Teams bleiben. Doch der Grundgedanke, offen miteinander zu sprechen, muss – mittel- und langfristig – Teil der Unternehmenskultur werden. Diesen neuen Ansatz einfach vorzugeben oder nur temporär zu testen, ist von vornherein zum Scheitern verurteilt. Erst wenn alle Mitarbeiter den offenen Umgang wirklich verinnerlicht haben, kommt das volle Potenzial dieser Veränderung zum Tragen.

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Synchrone und Asynchrone Kommunikation

Facebook macht es vor: Die Nutzer können untereinander mehr oder weniger synchron per Chat kommunizieren oder sich – asynchron und zeitautonom – über die Nachrichten austauschen. Google+ hat die synchrone Live-Kommunikation mit den Hangouts noch einen Schritt weiter gedacht. Dafür sind vor allem die leichte Handhabung und die ständige Verfügbarkeit der Hangouts verantwortlich. Denn in Google+ lässt sich zu jedem Beitrag mit einem einzigen Klick ein Hangout anlegen. Videokonferenzen gab es zwar lange vor Google+, doch die Selbstverständlichkeit, mit der sich Videokonferenzen auf Googles Plattform nutzen lassen, ist neu.

Auch das t3n-Team nutzt Yammer für die interne Kommunikation.

Im Unternehmen stellen Skype- oder Telefonkonferenzen das Pendant zu den Hangouts dar. Doch auch der Chat zwischen zwei Mitarbeitern oder innerhalb eines Teams sollte möglich sein. Die asynchrone Kommunikation kann ganz klassisch über E-Mails laufen – wenn alle Mitarbeiter in der Lage sind, die Informationen der verschiedenen Kanäle zusammenzuführen. Das gilt jedoch nur, solange die Kommunikation zwischen wenigen Mitarbeitern stattfindet. Sind mehrere Personen beteiligt, bietet sich der Einsatz entsprechender Tools wie Yammer [1] oder Communote [2] an.

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Öffentlicher Erfahrungsaustausch

Viele Studiengänge und Lerngruppen sind inzwischen dazu übergegangen, eigene Facebook-Gruppen zu gründen oder die entsprechende Funktion im E-Learning-System ihrer Universität zu nutzen. Auf diesen Plattformen tauschen sich die Studenten aus, stellen Fragen und beantworten diese. Der große Vorteil zu Offline-Lerngruppen: Alle Mitglieder der Gruppe können eine Frage und die entsprechende Antwort sehen. Das Wissen wird so geteilt, lässt sich ergänzen und ist für alle verfügbar.

Das funktioniert natürlich auch in einem Unternehmen. In internen Wikis, kleinen Blogs oder Kommunikations-Tools wie dem schon erwähnten Yammer können sich Mitarbeiter untereinander austauschen und den Diskussionsverlauf und die so gewonnenen Informationen allen anderen Kollegen zugänglich machen. Solche öffentlichen Diskussionen sollten auf die Teams und Abteilungen beschränkt sein, die zusammenarbeiten oder thematische Überschneidungen haben.

Video ist oft die beste Lösung

In Unternehmen werden Video-Konferenzen und Skype-Gruppen-Gespräche bereits eingesetzt – nur leider nicht immer sinnvoll. Denn eine Konferenz mit zu vielen Personen verliert schnell an Informationswert. Nicht umsonst sind Hangouts bei Google+ auf maximal zehn Teilnehmer begrenzt.

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Um Skype- oder Videokonferenzen wirklich effektiv einsetzen zu können, müssen diese auch spontan möglich sein. Ein geografisch verstreutes Team kann sich beispielsweise über einen internen Kurznachrichtendienst wie Yammer oder Socialspring zu einem Videotelefonat zusammenfinden, ohne diese Termin Tage oder Wochen im Voraus zu planen. Erst wenn die vorhandenen Tools selbstverständlich und spontan genutzt werden, entfalten sie ihr volles Potenzial.

Einfache Nutzung

Die letzte Regel: Unternehmen können die tollsten und technisch ausgefeiltesten Tools und Dienste verwenden. Lassen sich diese nicht einfach und ohne Probleme von den Mitarbeitern bedienen, wird der Nutzen gleich null sein. Der Vorteil von Kommunikationsformen, die sich an den sozialen Netzwerken orientieren, sollte ja gerade sein, dass den Mitarbeitern der Umgang damit vertraut ist. Denn die meisten sind in einem der vielen Netzwerke aktiv und kennen diese Bedienkonzepte bereits. Die Einstiegshürde ist daher niedrig. Die eingesetzten Tools sollen mittel- und langfristig eine Arbeitserleichterung sein und nicht zusätzliche Arbeit verursachen.

Tool-Tipps: Yammer und Co.

Yammer, Communote oder Social Spring [3] ähneln in Aufbau und Zielsetzung stark dem Kurznachrichtendienst Twitter. Nutzer können sowohl öffentlich als auch zwischen ausgewählten Parteien Informationen austauschen. Konkret ist dies, wie bei Twitter, über öffentliche Nachrichten, gezielte Antworten an einzelne Benutzer oder private Nachrichten möglich. Alle Tools bieten die Möglichkeit, die Konversationen und Inhalte unterschiedlich komfortabel offline zu sichern und Back-ups zu erstellen. Yammer lässt sich auf den firmeneigenen Servern installieren und bietet Optionen, mit denen sich die so ausgetauschten Informationen einfach archivieren lassen. Der Dienst wurde vor Kurzem von Microsoft aufgekauft. Communote bietet eine ähnliche Funktionalität wie Yammer, lässt sich aber auf dem eigenen Server installieren und stammt von einem deutschen Entwickler-Team.

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Eine gute Alternative zu Yammer: Communote.

Social Spring hat, neben dem Kurznachrichtendienst, auch firmeninterne Wiki-Funktionen. Für Unternehmen, die eine Komplettlösung für den Austausch und die systematische Ablage von Informationen suchen, ist Social Spring eine gute Wahl.

So klappt’s in der Praxis

Wie lassen sich Verbesserungsvorschläge zur internen Unternehmenskommunikation am effektivsten realisieren, wie den Einsatz entsprechender Tools sinnvoll im Unternehmensalltag einbetten? Wichtig ist, sich auf möglichst wenige verschiedene Dienste und Tools zu beschränken. Drei oder vier Kommunikationskanäle sollten das Maximum sein. Wenn Firmen ein neues Tool zum Hauptkommunikationskanal machen wollen, müssen sie das bisher eingesetzte System entfernen. Ansonsten ist die Verlockung für die Mitarbeiter groß, statt dem neuen System auf das altbekannte zu setzen. Die Einführung neuer Tools und die Abschaltung der bisher verwendeten Lösung sollte man natürlich rechtzeitig im Vorfeld kommunizieren.

Die Leitungsebene muss mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Tools selbst aktiv nutzen. So erreichen Unternehmen eine hohe Akzeptanz der Neuerungen bei den Mitarbeitern. Dazu gehört dann auch, den Sinn und Zweck der eingesetzten Dienste transparent zu machen und die Mitarbeiter entsprechend umfangreich zu informieren.

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Datenschutz sichern

Da Datenschutz bei der Unternehmenskommunikation immer ein Thema ist, müssen Firmen die Tools auch unter diesem Aspekt auswählen. Geschützte Twitter-Konten lassen sich beispielsweise für die Teamkommunikation einsetzen, doch die Daten liegen dabei auf den Servern von Twitter und damit in den USA. Setzen Unternehmen beispielsweise Werkzeuge wie Yammer oder Communote ein, sollten sie diese Tools aus offensichtlichen Gründen besser auf den firmeneigenen Servern installieren, die Daten bleiben so im Unternehmen.

Um den Nutzen der neuen Kommunikationskanäle beurteilen zu können, ist ein fortlaufendes Monitoring unumgänglich. Unternehmen können dabei – beispielsweise durch Befragungen – auf die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter zurückgreifen. Damit der Umstieg überhaupt gelingt und die Mitarbeiter die neuen Tools akzeptieren, ist es wichtig, ihnen einen Leitfaden an die Hand zu geben. Allerdings sollten die Firmen kein starres Regelkorsett aufstellen. Denn dieses führt eher zu Ablehnung und Frustration – und damit zum Scheitern der neuen Kommunikationsformen im Unternehmen.

Fazit

Die Struktur sozialer Netzwerke lässt sich nicht eins zu eins auf die unternehmensinterne Kommunikation übertragen. Doch die zugrunde liegenden Prinzipien – offene Kommunikation, frei zugängliche Informationen und Diskussion sowie synchrone und asynchron geführte Dialoge – können die Kommunikationskultur in Teams und Firmen spürbar voranbringen. Entscheidend ist dabei, dass diese neue Art der Kommunikation nicht einfach übergestülpt oder nur kurz ausprobiert wird. Sie muss vielmehr Teil der Unternehmenskultur werden und für alle Mitarbeiter auf allen Hierarchie- und Organisationsebenen selbstverständlich sein. Dann kann sich das volle Potenzial entfalten.

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11 Kommentare
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Dein t3n-Team

diediener

Hallo Herr Müller,

In Ihrem Artikel steht, dass Yammer auf dem firmeneigenen Server installiert werden kann. Mir wurde von mehreren Leuten,einschl. einem Yammer-Mitarbeiter gesagt, dass das nicht möglich sei. Die Nutzung von Yammer würde nur über deren Server laufen, wenngleich dort ein hoher Sicherheitsstandard herrscht. Habe ich das falsch verstanden? Wir würden nämlich gerne Yammer nutzen, aber nur, wenn die Daten auf unserem eigenen Serv liegen.

Viele Grüße

Antworten
mic.buege

Das hat mich auch verwirrt, ich hatte Yammer so kennengelernt, dass es ausschließlich als SaaS verfügbar ist.
Die Suche nach Hinweisen für eine Installation von Yammer auf einem eigenen Server verlief entsprechend erfolglos. Es fand sich nur diese Antwort von 2011, dass Yammer ausschließlich SaaS sei.
http://www.quora.com/Yammer/How-do-you-install-Yammer-on-a-local-server

Sollte sich da etwas getan haben, wäre ich über einen Link zum Download sehr dankbar.

Viele Grüße

Antworten
mic.buege

Ergänzung: Als tatsächliche Opensourcelösung für den eigenen Server probiere ich zur Zeit status.net aus – http://status.net/download. Das ist ein Twitterclone mit der Möglichkeit an Gruppen zu posten, Dateien mit einem Post zu verbinden, Abstimmungen durchzuführen, Ereignisse anzukündigen und die Teilnahme bestätigen zu lassen …

gutes Gelingen

Antworten
Lars Budde

Die Self-Hosted-Version von Yammer wurde vor einigen Jahren angekündigt, aber – soweit ich weiß – nie umgesetzt.

Antworten
maxrau

Yammer gibt’s nicht als Self-Hosted-Version. Communote hingegen gibt’s als SaaS nach deutschem Datenschutz UND als Self-Hosted-Version.

Antworten
Lars Budde

@Max Durch die kleine Ergänzung, die ich gerade vorgenommen habe, ist das jetzt deutlich.

Antworten
Adrian

Ui, der Screenshot von Communote ist aber alt, sieht schon ne Weile viel moderner aus ;)

Antworten
Jan Marquardt

Schade, dass Coyo (http://de.wikipedia.org/wiki/Coyo) aus Deutschland auf t3n immer noch nicht erwähnt wird …

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Michael Krebs

Für mich ist die Frage weniger ob on-premise oder SaaS, sondern vielmehr ob mit oder ohne Taskmanagement. Ich habe mir schon sehr viele verschiedene Lösungen angesehen, gerade die Enterprise Social Networks sind vom Funktionsumfang meist vergleichbar, spannend wird es bei Social Buisness Suite wie Jive oder der Kombination von interner Kommunikation und dem produktiven Task-Management wie bei Social PM oder Projectplace..
Wäre mal spannend herauszufinden, was in den meisten Unternehmen den größeren Mehrwert bringt, nur Enterprise Social Network oder der Mehrwert durch Projekt- und Task-Steuerung.

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Nikolai

Hallo an die Diskussionsrunde :)

Bei Bitrix24 (http://www.bitrix24.de/) können Kunden sich selbst entscheiden, wie ihr Intranet aussehen soll: Social oder Klassich, Cloud oder Self-Hosted. Daher kann ich paar interessante Zahlen „verraten“:

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Trend gar nicht so eindeutig ist. Social Intranet ist zwar ein Hype, aber von gut 40% unserer Kunden wird immer noch das klassische Intranet bevorzugt wird.

Bei der Cloud ist auch sehr interessant. Bei kleinen Firmen (bis 50 Mann) hat sich die Cloud eindeutig durchgesetzt. Knapp 80% nutzen die Cloud-Version, zudem sie monatlich „in kleinen Raten“ bezahlt werden kann. Btw, bei den Kleinen ist auch der Anteil von Social Intranet überdurchschnittlich groß.

Große Unternehmen setzen dagegen vorwiegend auf die Self-Hosted-Version und fangen mit dem klassischen Intranet an. Das Social Intranet wird dann nach und nach implementiert. Dabei kann so eine Einführung locker mal paar Jahre dauern.

PS: Alle genannten Zahlen gelten nur für Deutschland, in anderen Ländern, z.B. den USA sieht’s etwas anders aus :)

Antworten
Lars Budde

@Adrian: Der Magazinartikel stammt aus der t3n 29. Dessen Erstveröffentlichung ist der 28.08.2012 (siehe oben), daher vermutlich der etwas veraltete Screenshot.

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