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Social Intranet: Wie Unternehmen soziale Netzwerke zur internen Kommunikation nutzen

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Aus dem
t3n Magazin Nr. 29

09/2012 - 11/2012

Social Intranet: Wie Unternehmen soziale Netzwerke zur internen Kommunikation nutzen

Video ist oft die beste Lösung

In Unternehmen werden Video-Konferenzen und Skype-Gruppen-Gespräche bereits eingesetzt – nur leider nicht immer sinnvoll. Denn eine Konferenz mit zu vielen Personen verliert schnell an Informationswert. Nicht umsonst sind Hangouts bei Google+ auf maximal zehn Teilnehmer begrenzt.

Um Skype- oder Videokonferenzen wirklich effektiv einsetzen zu können, müssen diese auch spontan möglich sein. Ein geografisch verstreutes Team kann sich beispielsweise über einen internen Kurznachrichtendienst wie oder Socialspring zu einem Videotelefonat zusammenfinden, ohne diese Termin Tage oder Wochen im Voraus zu planen. Erst wenn die vorhandenen Tools selbstverständlich und spontan genutzt werden, entfalten sie ihr volles Potenzial.

Einfache Nutzung

Die letzte Regel: Unternehmen können die tollsten und technisch ausgefeiltesten Tools und Dienste verwenden. Lassen sich diese nicht einfach und ohne Probleme von den Mitarbeitern bedienen, wird der Nutzen gleich null sein. Der Vorteil von Kommunikationsformen, die sich an den sozialen Netzwerken orientieren, sollte ja gerade sein, dass den Mitarbeitern der Umgang damit vertraut ist. Denn die meisten sind in einem der vielen Netzwerke aktiv und kennen diese Bedienkonzepte bereits. Die Einstiegshürde ist daher niedrig. Die eingesetzten Tools sollen mittel- und langfristig eine Arbeitserleichterung sein und nicht zusätzliche Arbeit verursachen.

Tool-Tipps: Yammer und Co.

Yammer, Communote oder Social Spring [3] ähneln in Aufbau und Zielsetzung stark dem Kurznachrichtendienst Twitter. Nutzer können sowohl öffentlich als auch zwischen ausgewählten Parteien Informationen austauschen. Konkret ist dies, wie bei Twitter, über öffentliche Nachrichten, gezielte Antworten an einzelne Benutzer oder private Nachrichten möglich. Alle Tools bieten die Möglichkeit, die Konversationen und Inhalte unterschiedlich komfortabel offline zu sichern und Back-ups zu erstellen. Yammer lässt sich auf den firmeneigenen Servern installieren und bietet Optionen, mit denen sich die so ausgetauschten Informationen einfach archivieren lassen. Der Dienst wurde vor Kurzem von Microsoft aufgekauft. Communote bietet eine ähnliche Funktionalität wie Yammer, lässt sich aber auf dem eigenen Server installieren und stammt von einem deutschen Entwickler-Team.

bus kom Interne communote
Eine gute Alternative zu Yammer: Communote.

Social Spring hat, neben dem Kurznachrichtendienst, auch firmeninterne Wiki-Funktionen. Für Unternehmen, die eine Komplettlösung für den Austausch und die systematische Ablage von Informationen suchen, ist Social Spring eine gute Wahl.

So klappt’s in der Praxis

Wie lassen sich Verbesserungsvorschläge zur internen Unternehmenskommunikation am effektivsten realisieren, wie den Einsatz entsprechender Tools sinnvoll im Unternehmensalltag einbetten? Wichtig ist, sich auf möglichst wenige verschiedene Dienste und Tools zu beschränken. Drei oder vier Kommunikationskanäle sollten das Maximum sein. Wenn Firmen ein neues Tool zum Hauptkommunikationskanal machen wollen, müssen sie das bisher eingesetzte System entfernen. Ansonsten ist die Verlockung für die Mitarbeiter groß, statt dem neuen System auf das altbekannte zu setzen. Die Einführung neuer Tools und die Abschaltung der bisher verwendeten Lösung sollte man natürlich rechtzeitig im Vorfeld kommunizieren.

Die Leitungsebene muss mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Tools selbst aktiv nutzen. So erreichen Unternehmen eine hohe Akzeptanz der Neuerungen bei den Mitarbeitern. Dazu gehört dann auch, den Sinn und Zweck der eingesetzten Dienste transparent zu machen und die Mitarbeiter entsprechend umfangreich zu informieren.

Datenschutz sichern

Da Datenschutz bei der Unternehmenskommunikation immer ein Thema ist, müssen Firmen die Tools auch unter diesem Aspekt auswählen. Geschützte Twitter-Konten lassen sich beispielsweise für die Teamkommunikation einsetzen, doch die Daten liegen dabei auf den Servern von Twitter und damit in den USA. Setzen Unternehmen beispielsweise Werkzeuge wie Yammer oder Communote ein, sollten sie diese Tools aus offensichtlichen Gründen besser auf den firmeneigenen Servern installieren, die Daten bleiben so im Unternehmen.

Um den Nutzen der neuen Kommunikationskanäle beurteilen zu können, ist ein fortlaufendes Monitoring unumgänglich. Unternehmen können dabei – beispielsweise durch Befragungen – auf die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter zurückgreifen. Damit der Umstieg überhaupt gelingt und die Mitarbeiter die neuen Tools akzeptieren, ist es wichtig, ihnen einen Leitfaden an die Hand zu geben. Allerdings sollten die Firmen kein starres Regelkorsett aufstellen. Denn dieses führt eher zu Ablehnung und Frustration – und damit zum Scheitern der neuen Kommunikationsformen im Unternehmen.

Fazit

Die Struktur lässt sich nicht eins zu eins auf die unternehmensinterne Kommunikation übertragen. Doch die zugrunde liegenden Prinzipien – offene Kommunikation, frei zugängliche Informationen und Diskussion sowie synchrone und asynchron geführte Dialoge – können die Kommunikationskultur in Teams und Firmen spürbar voranbringen. Entscheidend ist dabei, dass diese neue Art der Kommunikation nicht einfach übergestülpt oder nur kurz ausprobiert wird. Sie muss vielmehr Teil der Unternehmenskultur werden und für alle Mitarbeiter auf allen Hierarchie- und Organisationsebenen selbstverständlich sein. Dann kann sich das volle Potenzial entfalten.

Links und Literatur

Softlink 3169
  1. 1 https://www.yammer.com/
    Yammer
  2. 2 http://www.communote.com/
    Communote
  3. 3 http://www.springsource.org/spring-social/
    Social Spring
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11 Antworten
  1. von diediener am 25.08.2012 (12:30 Uhr)

    Hallo Herr Müller,

    In Ihrem Artikel steht, dass Yammer auf dem firmeneigenen Server installiert werden kann. Mir wurde von mehreren Leuten,einschl. einem Yammer-Mitarbeiter gesagt, dass das nicht möglich sei. Die Nutzung von Yammer würde nur über deren Server laufen, wenngleich dort ein hoher Sicherheitsstandard herrscht. Habe ich das falsch verstanden? Wir würden nämlich gerne Yammer nutzen, aber nur, wenn die Daten auf unserem eigenen Serv liegen.

    Viele Grüße

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  2. von mic.buege am 26.08.2012 (22:53 Uhr)

    Das hat mich auch verwirrt, ich hatte Yammer so kennengelernt, dass es ausschließlich als SaaS verfügbar ist.
    Die Suche nach Hinweisen für eine Installation von Yammer auf einem eigenen Server verlief entsprechend erfolglos. Es fand sich nur diese Antwort von 2011, dass Yammer ausschließlich SaaS sei.
    http://www.quora.com/Yammer/How-do-you-install-Yammer-on-a-local-server

    Sollte sich da etwas getan haben, wäre ich über einen Link zum Download sehr dankbar.

    Viele Grüße

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  3. von mic.buege am 29.08.2012 (10:48 Uhr)

    Ergänzung: Als tatsächliche Opensourcelösung für den eigenen Server probiere ich zur Zeit status.net aus - http://status.net/download. Das ist ein Twitterclone mit der Möglichkeit an Gruppen zu posten, Dateien mit einem Post zu verbinden, Abstimmungen durchzuführen, Ereignisse anzukündigen und die Teilnahme bestätigen zu lassen ...

    gutes Gelingen

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  4. von Lars Budde am 15.02.2013 (15:58 Uhr)

    Die Self-Hosted-Version von Yammer wurde vor einigen Jahren angekündigt, aber – soweit ich weiß – nie umgesetzt.

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  5. von maxrau am 15.02.2013 (16:18 Uhr)

    Yammer gibt's nicht als Self-Hosted-Version. Communote hingegen gibt's als SaaS nach deutschem Datenschutz UND als Self-Hosted-Version.

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  6. von Lars Budde am 15.02.2013 (16:27 Uhr)

    @Max Durch die kleine Ergänzung, die ich gerade vorgenommen habe, ist das jetzt deutlich.

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  7. von Adrian am 15.02.2013 (16:39 Uhr)

    Ui, der Screenshot von Communote ist aber alt, sieht schon ne Weile viel moderner aus ;)

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  8. von Jan Marquardt am 15.02.2013 (23:06 Uhr)

    Schade, dass Coyo (http://de.wikipedia.org/wiki/Coyo) aus Deutschland auf t3n immer noch nicht erwähnt wird ...

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  9. von Michael Krebs am 18.02.2013 (10:29 Uhr)

    Für mich ist die Frage weniger ob on-premise oder SaaS, sondern vielmehr ob mit oder ohne Taskmanagement. Ich habe mir schon sehr viele verschiedene Lösungen angesehen, gerade die Enterprise Social Networks sind vom Funktionsumfang meist vergleichbar, spannend wird es bei Social Buisness Suite wie Jive oder der Kombination von interner Kommunikation und dem produktiven Task-Management wie bei Social PM oder Projectplace..
    Wäre mal spannend herauszufinden, was in den meisten Unternehmen den größeren Mehrwert bringt, nur Enterprise Social Network oder der Mehrwert durch Projekt- und Task-Steuerung.

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  10. von Nikolai am 18.02.2013 (12:54 Uhr)

    Hallo an die Diskussionsrunde :)

    Bei Bitrix24 (http://www.bitrix24.de/) können Kunden sich selbst entscheiden, wie ihr Intranet aussehen soll: Social oder Klassich, Cloud oder Self-Hosted. Daher kann ich paar interessante Zahlen "verraten":

    Wir haben die Erfahrung gemacht, dass der Trend gar nicht so eindeutig ist. Social Intranet ist zwar ein Hype, aber von gut 40% unserer Kunden wird immer noch das klassische Intranet bevorzugt wird.

    Bei der Cloud ist auch sehr interessant. Bei kleinen Firmen (bis 50 Mann) hat sich die Cloud eindeutig durchgesetzt. Knapp 80% nutzen die Cloud-Version, zudem sie monatlich "in kleinen Raten" bezahlt werden kann. Btw, bei den Kleinen ist auch der Anteil von Social Intranet überdurchschnittlich groß.

    Große Unternehmen setzen dagegen vorwiegend auf die Self-Hosted-Version und fangen mit dem klassischen Intranet an. Das Social Intranet wird dann nach und nach implementiert. Dabei kann so eine Einführung locker mal paar Jahre dauern.

    PS: Alle genannten Zahlen gelten nur für Deutschland, in anderen Ländern, z.B. den USA sieht's etwas anders aus :)

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  11. von Lars Budde am 19.02.2013 (15:51 Uhr)

    @Adrian: Der Magazinartikel stammt aus der t3n 29. Dessen Erstveröffentlichung ist der 28.08.2012 (siehe oben), daher vermutlich der etwas veraltete Screenshot.

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