Niemals! So lautete noch vor Jahren die häufige Reaktion auf den Vorschlag, sensible Daten zur Sicherung zu einem externen Dienstleister auszulagern. Zu groß schien vielen Geschäftsführern und CIOs der Kontrollverlust und die subjektive Angst vor dem potenziellen Verlust wichtiger Geschäftsinterna. Doch genau vor einem Verlust digitaler Daten, für viele Betriebe ein existenzbedrohlicher Super-GAU, soll das Backup gerade schützen.

Die Realität sieht hingegen in vielen Firmen so aus, dass man weder von einer Backup-Strategie noch von einer tatsächlichen Datensicherung sprechen kann. Doch was jahrelang gut gehen mag, bringt Mitarbeiter oder Chefs mitunter ganz plötzlich ins Schwitzen: Dann nämlich, wenn sich sämtliche Mail-Korrespondenz oder wichtige Produktionsdaten in Datenmüll verwandeln.

Nach einer Studie des Software-Unternehmens Acronis, das IT-Beauftragte von 600 kleinen und mittleren Unternehmen in Europa nach ihren Strategien bei einem Datenverlust befragte, braucht über die Hälfte der deutschen Firmen nach einem System-Ausfall zwischen einem Tag und einer Woche für die Wiederherstellung. Rund 50 Prozent der befragten deutschen Firmen gaben zudem an, PCs und Notebooks manuell zu sichern; vom knappen Fünftel ohne jegliche Sicherung von Client-Daten ganz zu schweigen.

Die häufigsten Gründe für die fehlende Datensicherung sind schnell aufgezählt: Mal haben es die IT-Mitarbeiter angesichts scheinbar dringenderer Aufgaben im Tagesgeschäft versäumt, das Backup anzustoßen. Mal waren die Mitarbeiter tagelang unterwegs und nicht im Büro, sodass in dieser Zeit keine Daten gesichert wurden. Ein Fehler, der unter Umständen die Arbeit von Wochen vernichtet. Und mal hat der Chef schlicht die notwendige Investition in eine Datensicherung mit dem Argument verschoben, dass schon nichts passieren werde. Fachleute erschrecken regelrecht, wenn sie Geschichten wie die eines professionellen Fotografen hören, der zehntausende Bilder nicht gesichert hatte – das war es mit seinem Business.

Neben solchen Nachlässigkeiten und dem systematischen Verdrängen der Risiken besteht bei einem traditionellen Backup ein weiterer Schwachpunkt: Meist werden die gesicherten Daten am gleichen Standort wie die Originale aufbewahrt. Ein Feuer, ein Wasserschaden, ein Blitzeinschlag mit Überspannung im Stromnetz oder ein Einbruch mögen zunächst unwahrscheinlich erscheinen, aber sie treffen im Zweifel eben auch das Backup.

Vermeiden lassen sich diese Nachteile durch eine Online-Sicherung, also der Datensicherung über das Internet in ein externes Rechenzentrum. Die genannten Szenarien verlieren dann zumindest hinsichtlich der digitalen Inhalte ihren Schrecken, wenn die Daten räumlich an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Zudem betreiben die Dienstleister, wenn sie entsprechend zertifiziert sind, sehr viel mehr Aufwand: Das beginnt beim besseren Einbruchschutz und reicht bis zur Notstromversorgung, wenn die Elektrizität im öffentlichen Netz einmal ausfallen sollte. Verglichen mit den lokalen Gegebenheiten im eigenen Gebäude stellen die Web-Speicher also regelrechte Hochsicherheitstrakte dar.

Über die – zugegebenermaßen seltenen – lokalen Ereignisse wie Einbruch, Brand, Überspannung oder Wasserschaden hinaus bietet das Backup in der Wolke aber auch im Alltag bedeutende Vorteile: An erster Stelle steht der Automatismus und die damit verbundene Bequemlichkeit. Selbst wenn ein Betrieb an nur einem Standort sesshaft ist, läuft die Speicherung selbstständig im Hintergrund über das Netz, wenn die Client-Software einmal eingerichtet ist.

Pro Online-Backup

Sicherheit: Räumlich getrennte und verschlüsselte Aufbewahrung. Komfort: Nur eine Internet-Verbindung nötig. Kosten: Gebühren je Datenmenge, keine zusätzlichen Kosten. Versionierung: Frühere Datei-Versionen abrufbar. Plattformunabhängig: Windows, Apple, Linux und mobile Geräte.

Contra Online-Backup

Geschwindigkeit: Je nach Internet-Anbindung. Kontrollverlust: Daten außer Haus, ggf. außerhalb Deutschlands. Datenumfang: Ausschließlich für Nutzdaten, nicht für Images.

Das gleiche gilt für kleinere Außenposten und selbst für Home-Office-Arbeitsplätze sowie den mobilen Einsatz von Notebooks, Tablet-PCs und Smartphones: Es genügt eine Verbindung ins Internet, mittlerweile ohnehin Voraussetzung zum Arbeiten. Spezielles Wissen, ein IT-Mitarbeiter vor Ort oder auch nur der regelmäßige Gedanke an die Datensicherung sind dagegen überflüssig.

Selbst Verlust oder Diebstahl eines mobilen Geräts stellen dann – sofern die Daten darauf sowie die Zugänge sicher verschlüsselt und somit für Dritte wertlos sind – nur den tatsächlichen materiellen Schaden der Hardware dar. Denn die online gesicherten Daten stammen dank ständiger Anbindung maximal vom Vortag, die verlorene Arbeitsleistung ist also vergleichsweise klein. Ebenso gehört die Versionierung zum Standard: Im Backup werden also nicht nur die jeweils aktuelle Version einer Datei, sondern auch die letzten Varianten gespeichert.

Vom eingangs genannten „Niemals“ rücken kleine und mittelständische Unternehmen deshalb mehr und mehr ab. Nach aktuellen Umfragen und Einschätzungen von Experten vertraut bereits rund ein Viertel der Unternehmen auf Storage as a Service (StaaS). Naturgemäß größer ist der Anteil derer, die sich für Online-Backups interessieren oder dies in naher Zukunft umsetzen wollen.

Während vermeintlich exakte Zahlen solcher Befragungen stets mit einer gewissen Vorsicht zu genießen sind, sprechen auch sicherheitsrelevante Fakten für die Datensicherung im Netz: Praktisch alle Dienstleister dieser Services bieten eine End-to-End-Verschlüsselung nach dem AES-Standard mit 256 Bit Schlüssellänge an. Die Daten werden also vor dem Versand mit einem firmeneigenen Schlüssel versehen, sodass die Mitarbeiter des Rechenzentrums keinerlei Zugriffsmöglichkeit haben. Während der Übertragung selbst sind 128 oder 256 Bit und SSL die Regel.

Beim lokalen Backup hingegen schützt meist nur eine einfache Zugangsberechtigung vor Missbrauch, die Daten selbst sind in aller Regel unverschlüsselt abgespeichert. Dies ist gerade vor dem Hintergrund bedenklich, dass die meisten Datendiebstähle von betriebseigenem Personal begangen werden. Schließlich, auch das ist durch zahlreiche Umfragen und Studien belegt, birgt eine veraltete IT-Infrastruktur in den Betrieben ein vergleichsweise hohes Ausfallrisiko. Professionelle Dienstleister können sich solche Mängel sowohl rechtlich als auch wegen ihres Rufs nicht leisten.

Doch wie praktikabel ist die Online-Sicherung angesichts gewaltiger Datenmengen? Schon jede Client-Festplatte umfasst heute mehrere Hundert GByte. Neben der Sicherung selbst betrifft diese Frage auch die Kosten dafür.

Selbstverständlich ist es für eine Firma im ländlichen Raum, die nur über eine vergleichsweise langsame Internet-Anbindung verfügt, nicht sinnvoll, die erste Vollsicherung über die Datenleitung zu schicken. Schon die Überschlagsrechnung, wie lange der Upload bei einer Geschwindigkeit von 1 MBit/s (Standard bei DSL) dauern würde, ist aberwitzig. Damit ist die Cloud-Sicherung aber keinesfalls diskreditiert – aus zwei Gründen.

Zum Einen bieten so gut wie alle Dienstleister die Option, den ersten Datensatz auf physikalischen Datenträgern einzuschicken. Über das Internet kommen dann nur noch die inkrementellen beziehungsweise differenziellen Daten hinzu, die wesentlich kleiner ausfallen. Zum Zweiten sollten zugunsten der Performance und der Kosten nur wichtige Daten gesichert werden. Es geht also nicht darum, von jedem Client ein individuelles System-Backup mit Image-Funktion zu machen. Vielmehr müssen die Unternehmen in Kooperation und nach Beratung durch den Backup-Anbieter die zu sichernden Daten selbst definieren: Datenbanken, Mail-Server, Zugriffsberechtigungen und so weiter. Je nach erforderlicher Datenmenge und verfügbarer Bandbreite sollte ein Bring-in-Service oder der Postweg auch beim Wiederherstellen möglich sein.

Einen Überblick über wichtige Backup-Anbieter für Unternehmer listet die Tabelle auf der folgenden Seite. Allerdings haben nicht alle Dienstleister auf unsere Anfrage reagiert und ihre Gebühren offen gelegt – gegenüber potenziellen Kunden tun sie das aber. In diesen zugeschnittenen Angeboten liegt dann auch ein Pluspunkt aller Anbieter: Die Tarife sind belastbare All-Inklusive-Preise. Damit sind die Kosten für die Unternehmen transparent, denn weitere Ausgaben für Personal, Infrastruktur oder Hardware fallen nicht an.

Im Prinzip, denn vor dem Abschluss eines Vertrags sollten nicht nur genaue Vereinbarungen über Ansprechpartner, Reaktionszeiten und ähnliches festgelegt werden. Geregelt sein sollten auch die Kosten für den Fall, dass ein Unternehmen den Support des Backup-Dienstes in Anspruch nehmen muss. Sonst wird aus einem vermeintlichen Schnäppchen schnell ein teure Überraschung.

Unterm Strich, das zeigt eine Studie des Marktforschungsunternehmens IDC, bietet das Backup in der Cloud einen Kostenvorteil zwischen 10 und 20 Prozent gegenüber dem lokalen Backup. Die Schmerzgrenze für die Online-Sicherung, so das Ergebnis der Befragung mehrerer Hundert Firmen aus dem Jahr 2010, liegt bei monatlich rund drei Euro pro GByte. Die Preise vieler Dienste liegen deutlich darunter.

Gerade weil beim Online-Backup vorab keinerlei Investitionen anfallen, kann ein Unternehmen verhältnismäßig einfach und kostengünstig einen Test mit ausgewählten Daten starten. Viele der Anbieter stehen ohnedies für einen begrenzten Test, zeitlich wie auch im Speichervolumen, zur Verfügung. So lassen sich auch letzte interne Zweifel ausräumen. Und einem SaaS-Backup steht dann nichts mehr im Weg.