Mit zunehmender Anzahl von Dateien wird deren Verwaltung immer schwieriger. Das ist sowohl auf dem eigenen Desktop-Rechner so, als auch bei einer Website. Das Dateimodul bietet hierfür die gängigen Funktionen wie Upload, Umbenennen, Löschen oder das Anlegen von Verzeichnissen. Somit stehen außer der Verzeichnisstruktur keine weiteren Möglichkeiten zur Verfügung, um Ordnung in die Dateisammlung zu bringen.
Es gibt mehrere Wege, Dateien mit Hilfe eines Verzeichnisbaums zu organisieren: zum Beispiel nach Verwendungszweck, Dateitypen oder Inhalten. Jedes System funktioniert, solange eine Datei nicht in mehrere „Kategorien“ einsortiert werden soll. An dieser Stelle setzt das DAM ein. Zunächst werden auch im DAM die normalen Dateioperationen, die schon vom bisherigen Dateimodul bekannt sind, durch das „Media>Datei“-Modul bereitgestellt. Das Modul ist ein vollständiger Ersatz, da das Dateimodul zusammen mit dem DAM nicht mehr eingesetzt werden kann. Die Benutzeroberfläche ist ein wenig modernisiert, ansonsten findet sich in diesem Modul zunächst nicht viel Neues. Somit werden vom DAM die gewohnten Funktionen bereitgestellt und Benutzer müssen nicht umdenken. Wie bereits erwähnt, gehen die Möglichkeiten des DAM über die einfache Dateiverwaltung hinaus. Diese basieren auf Zusatzinformationen, bereitgestellt durch Kategorien und Metadaten sowie deren Darstellung und Verwendung in zusätzlichen Modulen.
Ordnung durch Kategorisierung
Mit dem DAM können Dateien nicht nur in Verzeichnisse einsortiert werden, sondern zusätzlich beliebigen Kategorien zugeordnet werden. Das bedeutet, dass eine Datei mehrfach auffindbar ist, wenn diese mehreren Kategorien zugeordnet ist. Standardmäßig bietet das DAM einen Kategoriebaum an, der frei definiert beziehungsweise bearbeitet werden kann. Im Prinzip ist das Dateisystem lediglich ein Weg Dateien zu organisieren und im DAM nicht unbedingt der wichtigste. Es ist durchaus möglich, dass nach dem Hochladen einer Datei der Zugriff für Redakteure nur noch über Kategorien möglich ist und somit das Dateisystem versteckt wird.
