Für die effiziente Terminplanung steht mit Frei/Gebucht-Listen ein weiteres Werkzeug zur Verfügung. Termineinträge in die Kalender der Mitarbeiter sind auf Wunsch für alle erkennbar. So sieht jeder, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung steht.
Univention Groupware Server befähigt jeden Mitarbeiter dazu, Ordner in seinem eigenen Postfach anzulegen und Zugriffsberechtigungen an seine Kollegen zu vergeben. So kann er erlauben, E-Mails in diesem Ordner zu lesen oder zu hinterlegen. Für den Abgleich von Terminen verfahren die Mitarbeiter mit Kalendern auf die gleiche Weise. Darüber hinaus erlaubt UGS Administratoren, auch globale Kalender und Ordner außerhalb von Postfächern anzulegen.
Ein elektronisches Postfach muss nicht untätig bleiben, wenn der zugehörige Mitarbeiter auf Dienstreise geht. Er selbst (oder ein Administrator) stellt vorher über die Abwesenheitsfunktion ein, an welche Adresse UGS die eintreffenden E-Mails weiterleiten soll. Außerdem bestimmt der Mitarbeiter, ob sein Postfach Kopien der E-Mails sammelt und ob die Absender automatisch über seine Abwesenheit benachrichtigt werden. Sollen seine Kollegen eintreffende Mails für ihn beantworten, autorisiert er sie über UGS, seine E-Mail-Adresse zu nutzen.
