Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen
sollten der Öffentlichkeit ihr Dienstleistungsangebot transparent
darstellen und jederzeit zugänglich machen, um Bürgern und Unternehmen
die Vorbereitung eines Verwaltungsbesuchs zu erleichtern. Auf den
Internetseiten der großen Kommunalverwaltungen lässt sich dieser Trend
bereits beobachten. Die Vielseitigkeit der sich im Einsatz befindlichen
Lösungen sowie fehlende Standardisierungen behindern jedoch
Verwaltungen und Hersteller bei der Entwicklung und dem Aufbau von
Virtuellen Rathäusern. Darüber hinaus sind in kleinen und mittelgroßen
Verwaltungen oft wenig oder überhaupt keine personellen und
finanziellen Ressourcen zur Einführung Virtueller Rathäuser vorhanden [1].

Das
Ministerium für Wissenschaft und Forschung des Landes
Nordrhein-Westfalen und die Universität Münster haben ein
Exzellenzzentrum für Wirtschaftsinformatik unter dem Namen „European
Research Center for Information Systems“ (ERCIS) [2] gegründet. Am ERCIS wurde auf Initiative der Bezirksregierung Münster
in Zusammenarbeit mit citeq, dem kommunalen Rechenzentrum der Stadt
Münster, im Rahmen eines Forschungsprojekts die Problematik der
Vielseitigkeit und mangelnder Standardisierung aufgegriffen und eine
Anforderungsanalyse in Bezug auf das Virtuelle Rathaus durchgeführt.

Um
eine hohe Qualität und Funktionalität sowohl für den Bürger als Nutzer
eines solchen Produkts als auch für die Verwaltung als Betreiber und
Nutzer gewährleisten zu können, ist im Rahmen dieses Projekts von den
beteiligten Wissenschaftlern und Studenten des ERCIS ein umfassender,
herstellerunabhängiger Katalog mit Anforderungen an ein Virtuelles
Rathaus erstellt worden. Dazu wurden zahlreiche Interviews und
Gespräche mit Bürgern und Kommunen geführt, die zum Teil bereits ein
Virtuelles Rathaus, zum Teil aber noch statische Internetseiten zur
Präsentation ihrer Informationen einsetzten. Zudem wurden weitere
Anforderungen aus Gesprächen mit Herstellern von Virtuellen Rathäusern
erhoben. Eine Literaturrecherche von wissenschaftlichen Arbeiten,
Dokumentationen von Herstellern und Städten sowie Projektberichte
erweiterten die Ergebnisse.

Eine
aktuelle Studie des ERCIS zu den Internet-Auftritten von Gemeinde-,
Stadt- und Kreisverwaltungen zeigt, dass sowohl im Umfang als auch im
Bereich der Navigation zu Bürgerdiensten noch starker Nachholbedarf in
Verwaltungen besteht.
Aus den gesammelten Informationen wurden
obligatorische und wünschenswerte Eigenschaften identifiziert und
daraus die kritischen Anforderungen abgeleitet. Das abschließende
Anforderungsdokument [3] wurde Anfang Juli 2004 fertig gestellt und auf der Internetseite des Projekts [4] veröffentlicht. Die öffentlich zugänglichen Ergebnisse sollen sowohl
Herstellern bei der Entwicklung als auch Verwaltungen bei der Auswahl
von Virtuellen Rathäusern als Orientierungshilfe dienen.

Bei
Betrachtung des Virtuellen Rathauses aus Sicht der Verwaltung hat die
Anforderungsanalyse gezeigt, dass umfangreiche Möglichkeiten zur
Inhaltspflege, Rechteverwaltung sowie zur Gestaltung von Workflows
obligatorisch sind. Um die allgemeinen Anforderungen genauer zu
spezifizieren, wurde ein produktunabhängiges Fachkonzept entwickelt, in
dem alle Grundfunktionalitäten mithilfe von
Funktionsdekompositionsdiagrammen (FDD) und Datenmodellen (ERM) im
Detail vorgestellt werden. Die Ergebnisse wurden später zur Erstellung
eines Datenverarbeitungs-Konzepts herangezogen. Es dient als Vorlage
bei der konkreten Konzeption und Implementierung von O.S.I.R.I.S. Das
Fachkonzept ist ebenfalls auf der Internetseite des Projekts in Form
eines Arbeitsberichts [5] öffentlich verfügbar.

Im
Anschluss an die Erstellung des Anforderungsdokuments und des
Fachkonzepts war die Aufgabe prototypisch zu zeigen, wie ein Virtuelles
Rathaus umgesetzt werden kann. Das zu erstellende Produkt sollte
vollständig auf freier Software und offenen Schnittstellen basieren.
Aufgrund der großen Affinität zu Web-Content-Management-Systemen
entschied das Projektteam, dass ein solches System die Basis für das
Virtuelle Rathaus bilden sollte. Nach einer Evaluierung der frei auf
dem Markt verfügbaren Produkte fiel die Wahl auf TYPO3. Der große
Funktionsumfang und die gute flexible Erweiterbarkeit waren die
ausschlaggebenden Kriterien. So wurde unter dem Namen O.S.I.R.I.S. ein
Prototyp für Virtuelle Rathäuser entwickelt.
O.S.I.R.I.S. baut als
Extension auf TYPO3 auf und wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Kreis
Warendorf als Anwendungspartner und der Firma citeq als Supportpartner
implementiert.

Durch die Verwendung von TYPO3 auf Basis eines
LAMP-Systems (Linux, Apache, MySQL und PHP) ist O.S.I.R.I.S. leicht
skalier- und erweiterbar. Durch die Verwendung von offenen Standards,
beispielsweise XML, gewährleistet TYPO3 und damit auch O.S.I.R.I.S. die
einfache Anbindung von anderen Anwendungen und Fachverfahren. Für die
Verwendung von O.S.I.R.I.S. werden folgende Komponenten benötigt:

• Betriebssystem: Unix, Linux, Windows oder MacOS
• Webserver: Apache oder IIS
• Skriptsprachen: PHP4
• Datenbank: MySQL (in Zukunft sollen auch andere Datenbanken unterstützt werden)
• Content Management System: TYPO3 inklusive der Komponenten zur Grafikverarbeitung
• Template Engine: SMARTY

Alle
Komponenten sind OpenSource-Produkte und damit kostenlos verfügbar.
Zudem verfügen die meisten Verwaltungen bereits über Teile der
benötigten Komponenten, zum Beispiel einen Windows- oder
Linux-Webserver. Die Integration von O.S.I.R.I.S. in bestehende
Architekturen ist bisher weitgehend problemlos verlaufen. In manchen
Verwaltungen war vor O.S.I.R.I.S. noch kein CMS vorhanden, sodass ein
TYPO3-Einführungsprojekt gestartet werden musste – dies führte dann zu
einer deutlich verlängerten Einführungszeit. O.S.I.R.I.S. erfüllt die
Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen, kurz SAGA,
die von der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für
Informationstechnik festgelegt wurden. Außerdem ist das System
BITV-konform, also für behinderte Internetnutzer barrierefrei
verwendbar und es besitzt bereits Schnittstellen um
Verwaltungsnachrichten im auf XML basierenden OSCI-Format auszutauschen
und neue Technologien aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung, wie
eine virtuelle Poststelle oder einen Portalserver, einzubinden.

O.S.I.R.I.S.
erfüllt vielfältige Anforderungen auf der Nutzerseite, etwa durch die
Abbildung des gesamten Dienstleistungsangebots und detaillierter
Kontaktdaten oder durch Formulare die heruntergeladen und am Bildschrim
ausgefüllt werden können. Der Gang zur Verwaltung wird häufig
überflüssig und der Bürger spart Lauf- und Ausfüllzeiten. Durch die
Verwendung von elektronischen Formularen wird außerdem die Erfassung
der Formulardaten vereinfacht und die Bearbeitungszeit verkürzt.

O.S.I.R.I.S.
bietet für die gesamte Verwaltung eine einheitliche Präsentation, eine
klare Abgrenzung der Inhalte und Verweise, eine Kennzeichnung von
online nutzbaren Dienstleistungen und alternative
Navigationsmöglichkeiten. Durch die ständige Verfügbarkeit aller
wichtigen Informationen, die aktualisiert, einfach erreichbar und
geordnet im Internet verfügbar sind, wird die Qualität der
Dienstleistungen für den Bürger erhöht.

Besucher der Website des Kreises Warendorf können sich den gesuchten Inhalten über unterschiedliche Navigationslogiken nähern.
Durch
die Vereinfachung der Inhaltspflege und durch ein Mandantenkonzept
können auch größere Verwaltungen oder Kreise mit angeschlossenen
Gemeinden alle Dienstleistungen im Internetangebot komfortabel pflegen.
Die gemeinsame Verwendung von anpassbaren Musteranliegen reduziert
dabei Doppelarbeiten und macht die Aktualisierung bei Änderungen von
Dienstleistungsgrundlagen, etwa durch Gesetzesänderungen, überflüssig.
Die
Inhaltspflege und der Ablauf von Workflows werden durch Assistenten
unterstützt. Durch einfache Bedienbarkeit und ein ausgefeiltes
Rechtekonzept wird die Pflege der Inhalte des Virtuellen Rathauses
stark vereinfacht. Dadurch werden die Bearbeitungszeiten bei der Pflege
der Inhalte reduziert. Die Einbindung von elektronischen Formularen
reduziert die Durchlauf- und Transportzeiten von Anträgen. Durch die
Pflege und Einbindung von Synonymen für Dienstleistungen, die Angabe
von Gültigkeitszeiträumen für Inhalte, interne Informationsseiten für
Ämter und die automatische Einpflege von neuen Dienstleistungen in die
Navigationsstruktur wird die Qualität der Inhaltspflege in der
Verwaltung deutlich gesteigert. Nach außen zeigt sich dies durch höhere
Qualität und Aktualität der bereitgestellten Informationen des
Virtuellen Rathauses.

O.S.I.R.I.S.
besitzt ein zweigleisiges Weiterentwicklungskonzept: zum einen über die
OpenSource-Community, zum anderen über das kommunale Rechenzentrum
citeq. Der an der Universität entwickelte Prototyp O.S.I.R.I.S. wurde
inklusive technischer Dokumentation, Handbuch und Entwicklungsanleitung
als Forschungstransferleistung an citeq übergeben. Mittlerweile hat
sich O.S.I.R.I.S. in weiten Teilen des Münsterlandes etabliert und
durchgesetzt. citeq hat für mehr als 20 Verwaltungen in den Kreisen
Warendorf und Coesfeld das Hosting und die technische Weiterentwicklung
übernommen und strebt an, auch über das Münsterland hinaus weitere
Verwaltungen anzubinden. Zusätzlich kann O.S.I.R.I.S. als
TYPO3-Extension „civserv“ kostenlos heruntergeladen und installiert
werden. Momentan wird in der OpenSource-Community an einer dänischen
und einer brasilianischen Version gearbeitet.