Neben der Verwaltung von Kundendaten und Kontaktvorgängen erhalten Anwender in vtiger CRM eine Reihe von Werkzeugen, die die Arbeit mit Interessenten und Kunden unterstützen. Vorbildlich ist in der neuen Version 5.0.3 der Kalender gelöst. Hier können Kundenkontakte eingetragen und terminiert werden. Auch der Kalender verfügt über ein leicht zu bedienendes Webinterface. Ereignisse werden in einer übersichtlichen Tage-, Wochen- oder Monatsansicht dargestellt. Über eine Aufgabenverwaltung planen Anwender zukünftige Aktivitäten. Ansichten auf Termine und Aktivitäten lassen sich nach Benutzern und Benutzergruppen trennen. Mit einem kostenlos erhältlichen Plugin können Kalenderereignisse und Kontaktdaten mit Microsoft Outlook synchronisiert werden.

Eine weitere zentrale Funktion in vtiger CRM ist die Abbildung von Vertriebs- und Verkaufsprozessen. Das CRM bietet dazu einen gut ausgestatteten Werkzeugkasten, mit dem Vertriebsaktivitäten erfasst und organisiert werden. So können Anwender über ein leistungsstarkes Filter-Tool die für sie relevanten Kontakte aus dem Datenbestand herausfiltern. Sind potenzielle Kunden identifiziert worden, lässt sich dazu ein Verkaufspotenzial definieren.

Das beinhaltet Informationen zum Unternehmen, Ansprechpartner, Einschätzung zum Umsatzpotenzial, die Kontakthistorie sowie eine Ablage für Dokumente und Notizen. Ebenso lassen sich aus dem Verkaufspotenzial direkt Angebote erzeugen. Die Module für Angebote, Bestellungen und Rechnungen sind sehr umfassend und können bei kleineren bis mittleren Unternehmen eine Faktura-Software ersetzen. Generell erlaubt vtiger CRM, alle erfassten Angebote, Bestellungen und Rechnungen als PDF-Dokument auszudrucken. Die dafür notwendigen Anpassungen in den Vorlagedateien sollten allerdings von PHP-erfahrenen Entwicklern durchgeführt werden. Wer den angebotenen Funktionsumfang nicht nutzen möchte, kann sich auf die Basisfunktionen zur Auftragsverfolgung beschränken.

Die Marketingarbeit unterstützt vtiger CRM mit einem speziellen Kampagnenmodul. Hier lassen sich Marketing- und Vertriebskampagnen planen, definieren und terminieren. Dazu werden im Modul die Basisinformationen zur geplanten Kampagne erfasst. Beispielsweise definieren Anwender ein Post-Mailing mit Beschreibung, Kampagnenkosten und Return-on-Investment-Ziel. Dann können Empfängeradressen aus vtiger CRM selektiert und der Kampagne zugeordnet werden. Nachdem das Mailing durchgeführt wurde, ist die Kampagne bei allen angeschriebenen Datensätzen in der Historie aufgeführt. Ergeben sich aus einem solchen Mailing konkrete Anfragen, Bestellungen und Verkäufe, kann in vtiger CRM die Kampagne als Ursprung des Vertriebserfolgs stets nachvollzogen werden. Damit wird das Kundenmanagementsystem auch zu einem Controlling-Tool, mit dem sich der Erfolg und die Effizienz von Marketingaktivitäten messen lassen.