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Webbasierte Tools für Projektarbeit: Teamarbeit im Web

Aus dem
t3n Magazin Nr. 28

06/2012 - 08/2012

Webbasierte Tools zur gemeinsamen Projektarbeit von Entwicklern, Designern und Projektmanagern gibt es wie Sand am Meer. Sie versprechen, die Arbeit von interdisziplinären oder gar örtlich verteilten Teams zu vereinfachen. Doch die besten Werkzeuge helfen nichts, wenn die Kommunikation nicht stimmt und der Entwicklungsprozess unflexibel ist. Einige Praxistipps zur Zusammenarbeit von Designern, Entwicklern und Auftraggebern sollen Abhilfe schaffen.

Webbasierte Tools für Projektarbeit: Teamarbeit im Web

Die meisten Projekte sind in ihrem Ausgang ungewiss: Disziplinen und Handlungsstränge wie Konzeption, Design, Programmierung und Redaktion laufen auseinander, im Agentur-Alltag kommt außerdem die Herausforderung hinzu, dass in der Regel viele Dienstleister und Stakeholder an einem Projekt beteiligt sind. Sobald die Arbeit einmal begonnen hat, ändern sich im Laufe der Zeit zudem mit großer Wahrscheinlichkeit Anforderungen und Prioritäten. Je mehr Veränderung zu erwarten ist, desto wichtiger ist es auf Arbeitsweisen zu setzen, die plötzliche und häufige Richtungswechsel unterstützen. Eine solche agile Projektmanagement-Methode ist „Scrum“. Diese unterscheidet sich von einem traditionellen Wasserfall-Prozess vor allem durch deutlich kürzere Entwicklungszyklen und die Tatsache, dass das Team sich selbst organisiert.

Die Zyklen – sogenannte „Sprints“ – sind feste Zeitabschnitte von ein bis drei Wochen. In jedem „Sprint“ wird ein Teilaspekt eines Projekts vom Team realisiert. Zu Beginn des „Sprints“ stellt der Auftraggeber, der meist die Rolle „Product Owner“ einnimmt, die aus Nutzersicht wichtigsten Anforderungen vor. Die Teammitglieder schätzen dann die Komplexität der einzelnen Aufgaben und legen fest, welche sie im kommenden „Sprint“ realisieren.

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Sarah Lincoln (Designer) und Moritz Guth (Web Developer) arbeiten bei Edenspiekermann unmittelbar zusammen.

Das Team besteht bei einem Web-Projekt in der Regel aus Designern, Frontend- und Backend-Entwicklern sowie Redakteuren. Es arbeitet selbstorganisiert und entscheidet darüber, wie und in welcher Reihenfolge die Anforderungen innerhalb eines „Sprints“ umgesetzt werden. Die enge, unmittelbare Zusammenarbeit aller Team-Mitglieder funktioniert deshalb am besten, wenn alle Beteiligten in einem gemeinsamen Projektraum sitzen können. Durch die ständige, direkte Kommunikation aller Mitglieder ist sichergestellt, dass alle am selben Strang ziehen und sofort auf Hindernisse reagieren können. Das Team wächst zusammen, da die Mitglieder immer wieder ihr eigenes — mitunter zugespitztes – Kompetenzfeld verlassen, um die Sichtweise der Kollegen einzunehmen.

Am Ende eines „Sprints“ stellt das Team dem „Product Owner“ das Ergebnis vor und plant die nächsten Schritte. Der Auftraggeber ist stark in den Prozess involviert, arbeitet aktiv am Projekt mit und erlangt tiefen Einblick in die Arbeit des Teams. Dadurch fällt es ihm leichter, auf abweichende Stakeholder-Interessen zu reagieren. Es entsteht ein partnerschaftliches Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

Die richtigen Tools

Sitzen alle Beteiligten in einem gemeinsamen Projektraum, können sie jederzeit miteinander sprechen, komplizierte Probleme am Whiteboard lösen oder auf kurzem Weg den „Product Owner“ erreichen. In der Theorie reichen bei einer solchen Konstellation eine große Pinnwand, einige Flipcharts und Whiteboards, um den Scrum-Prozess zu dokumentieren und zu visualisieren.

Doch die Realität sieht oft anders aus: Der „Product Owner“ hat mehrere hundert Anforderungen formuliert, die immer wieder diskutiert und verfeinert werden. Einzelne Team-Mitglieder an verschiedenen Standorten müssen zudem in das Team integriert werden oder die Projekte sind gar so groß, dass mehrere Teams gleichzeitig daran arbeiten. Die richtigen Tools und Kommunikationsmittel helfen dabei, den Prozess zu dokumentieren und für alle Beteiligten sichtbar zu machen.

Unmittelbar und nachvollziehbar kommunizieren

Klar ist: Der direkte Austausch, den ein gemeinsamer Projektraum bietet, ist kaum zu schlagen. Setzt man die richtigen Tools jedoch geschickt ein, können sie sowohl am gleichen Ort sitzende, als auch verteilt arbeitende Teams enorm bei der Arbeit unterstützen.

Bei kommunikationsintensiven Projekten erweist sich E-Mail schnell als unbrauchbar. Stattdessen bieten sich webbasierte Projektmanagement-Anwendungen an. Eine einfache Lösung ist Basecamp von 37signals [1]. Findet sämtliche Kommunikation zu einem Projekt in Basecamp statt, können beispielsweise Kollegen, die später zum Team dazustoßen, schnell einen Überblick über das bisherige Geschehen erlangen.

Echtzeit-Kommunikation erfolgt durch Instant-Messaging-Software wie Skype, iChat, Campfire [2] oder HipChat [3]. Letztere bieten zudem den Vorteil, dass die bisherige Konversation erhalten bleibt und jederzeit für die anderen Kollegen einsehbar ist.

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6 Antworten
  1. von Nikolai am 20.12.2012 (15:01Uhr)

    Da fehlt doch was ;-) Etwas mehr, als ein "nur" Projektmanagement-Tool: http://www.bitrix24.de/

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  2. von n3rd.rick am 21.12.2012 (09:19Uhr)

    Redmine (http://www.redmine.org/) in Verbindung mit Bugherd (http://www.bugherd.com/) ist ebenfalls sehr empfehlenswert.

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  3. von Rene Harnisch am 22.12.2012 (08:29Uhr)

    Mal http://www.groupcamp.de anschauen, integriert gut google docs.

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  4. von JennyHanna am 11.12.2013 (17:37Uhr)

    Danke für diesen Hinweis! Ein weiteres gutes Tool findet ihr hier:

    http://qualitaetsmanagement.informer.de/

    - eine Oberfläche für alle Anwendungsgebiete
    - vernetztes und strukturiertes Arbeiten
    - Informationen erzeugen, verarbeiten, verteilen und abrufen
    - komplexe Abläufe für Nutzer einfach abbilden
    - unterschiedliche Informationen einheitlich darstellen

    Viel Freude! :-)

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