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15 Tricks, um in E-Mails besonders smart rüberzukommen

    15 Tricks, um in E-Mails besonders smart rüberzukommen

Grafik: Sarah Cooper

Zu viele, zu lang, zu unbestimmt: Unter den nervigsten Phänomenen des Büroalltags stehen E-Mails bei den meisten Leuten ganz oben auf der Liste. Sarah Cooper hat sich dem Phänomen „besser E-Mailen“ einmal aus einer etwas anderen Perspektive genähert. Vorsicht, Ironie!

Wenn es dir egal ist, ob du in E-Mails smart rüberkommst, kannst du jetzt aufhören zu lesen.

Oh, schön, wir sind alleine!

In der Business-Welt gibt es keinen Bereich, der so ergiebig ist, um sich als smart zu verkaufen, wie das weite Feld der elektronischen Kommunikation. Deine Fähigkeiten im E-Mails-schreiben, -senden und -ignorieren sind genauso wichtig wie deine Fähigkeiten im Nicken, und sogar noch wichtiger als deine Fähigkeiten beim Thema Copy & Paste. Hier sind 15 E-Mail-Tricks, die dich smart, leidenschaftlich, engagiert und vor allem, ähm... smart aussehen lassen.

1. Beschwer dich darüber, wie viele Mails du kriegst

Ich habe mich mal darüber beschwert, dass ich 200 ungelesene Mails hatte, und wurde aus dem Pausenraum rausgelacht. (Grafik: Sarah Cooper)
Ich habe mich mal darüber beschwert, dass ich 200 ungelesene Mails hatte, und wurde aus dem Pausenraum rausgelacht. (Grafik: Sarah Cooper)

Beschwere dich immer über dein Mail-Aufkommen, aber verrate nie als Erster eine spezifische Anzahl. Ich habe mich mal darüber beschwert, dass ich 200 ungelesene Mails hatte, und wurde aus dem Pausenraum rausgelacht. Finde stattdessen heraus, wie viele Mails die anderen bekommen, und verdopple diese Zahl. So viele Mails bekommst du!

2. Verwende eine „Gesendet von meinem xy-Phone“-Signatur, die deine Rechtschreibfehler entschuldigt

Verwende eine „Gesendet von meinem xy-Phone“-Signatur, auch wenn du gar nicht von deinem Handy aus gemailt hast. Das wirkt, als ob du immer beschäftigt und ständig unterwegs bist und erspart dir das Korrekturlesen.

3. Wenn dein Boss auf einen Thread reagiert, antworte sofort

Du kannst unmöglich jederzeit alle laufenden E-Mail-Threads mitverfolgen, aber zumindest solltest du aufpassen, wann dein Boss eine Antwort schreibt. Stell sicher, dass du mitkriegst, wenn er reagiert und antworte sofort mit „Das sehe ich genauso“, „Definitiv“ oder „Sie nehmen mir das Wort aus dem Mund.“

4. Sei der Erste, der gratuliert

Wann auch immer etwas Tolles passiert, sei der Erste, der gratuliert, und schick deine Antwort an alle auf der Liste. (Grafik: Sarah Cooper)
Wann auch immer etwas Tolles passiert, sei der Erste, der gratuliert, und schick deine Antwort an alle auf der Liste. (Grafik: Sarah Cooper)

Launch eines neuen Features? W00t, gut gemacht! Baby auf dem Weg? Hey, wie schön! Knusperflocken auf Brians Schreibtisch? Die sind aber lecker! Wann auch immer etwas Tolles passiert, sei der Erste, der gratuliert, und schick deine Antwort an alle auf der Liste. Man wird dich für einen sehr engagierten Teamplayer halten.

Außerdem fühlen sich alle toll, wenn du andauernd darauf hinweist, wie großartig es allen geht, und merken nicht, dass du dieses Jahr noch gar nichts zustande gebracht hast.

5. Teile zufällige Fragestellungen zu ungewöhnlichen Uhrzeiten

Erstelle eine Sammlung von kurzen, zufälligen Fragestellungen, die du zeitgesteuert mitten in der Nacht verschickst. So etwas wie:

  • eine Frage zum Status eines Projekts

  • ein Gedanke, den du zu organisatorischen Abläufen hast

  • eine Anfrage für ein lächerliches Feature

  • einen Link zu einem „interessanten“ Artikel

  • „interessante“ Gerüchte über einen Mitbewerber (etwas, das wir „alle wissen sollten“)

Was auch immer du schreibst, es wird Gerede darüber geben, wie überaus engagiert es von dir ist, dass du um drei Uhr nachts über die Firma nachdenkst.

6. Schreibe ein paar [Infos] in den Betreff

Ein Klassiker:  Weitergeleitete Mails mit dem Betreff: [Vertraulich] Bitte nicht weiterleiten. (Grafik: Sarah Cooper)
Es geht nichts über eine aussagekräftige Betreffzeile.  (Grafik: Sarah Cooper)
Deine Betreffzeile ist nicht vollständig ohne ein paar klärende Informationen in eckigen Klammern. Ein paar gute sind:

  • Betreff: [Update] Neuestes Update
  • Betreff: [Vertraulich] Bitte nicht weiterleiten
  • Betreff: [WIR HABENS GESCHAFFT!] Wir habens geschafft!

7. Verschick rätselhafte, aber regelmäßige Status-Updates

„Nur ein kurzes Update über den Stand der Dinge ...“

Beginne jede Mail mit diesem Textbaustein – das wird deine Kollegen beeindrucken. Vermutlich werden sie danach auch gar nicht mehr weiterlesen, du kannst also ruhig mit bedeutungslosen Zahlen über die wiederkehrenden Nutzer dieses Monats fortfahren oder über den neuen Techniker schreiben, der in vier Monaten bei euch anfängt.

8. Schicke sehr ausführliche Details über deine Aufenthaltsorte während des Tages

Unterwegs zum Flughafen? Es ist wichtig, dass alle wissen, wann du im Taxi, im Zug, in der Sicherheitskontrolle, am Gate, im Flugzeug, an der Gepäckausgabe, in einem anderen Taxi und zurück im Büro bist – und natürlich, wie gut deine Internetverbindung bei jedem dieser Schritte funktioniert.

9. Beginne jede Mail mit TL; DR

(Grafik: Sarah Cooper)
Kein Mensch liest lange Mails.  (Grafik: Sarah Cooper)

Beginne jede Mail mit einer Stichpunktliste unter der Überschrift „TL;DR“ (Too long; don't read / Zu lang, gar nicht erst lesen). Fasse darin die wichtigsten Punkte der Mail zusammen, mit fetter und kursiver Formatierung. Der Rest der Mail kann ruhig ein fehlerhaftes, sehr langes Durcheinander sein, da ihn sehr wahrscheinlich niemand lesen wird.

10. Verunsichere dein Publikum ein wenig

Beginne jede Mail mit „Wenn es dir egal ist, dass [etwas, was dir nicht egal sein sollte], dann hör jetzt zu lesen auf.“ Mach das auch bei kurzen Mails. Ein paar Variationen dieser Methode sind:

  • Wenn dir die Zukunft dieser Firma egal ist, dann hör jetzt zu lesen auf …
  • Wenn du schon alles über Quantenphysik weißt, was es zu wissen gibt, dann hör jetzt zu lesen auf …
  • Wenn du nicht neugierig bist, wo ich in einer Stunde sein werde, dann hör jetzt zu lesen auf …

11. Benutze clevere Abkürzungen

LGTM, SGTM, FWIW, AFAIK, CIL. Verwende sie alle. Hier stehen noch mehr.

12. Sei der erste, der ein Meeting vorschlägt

Wenn ein Thread mehr als 25 Beiträge hat, beginnt ein Effizienz-Wettbewerb, den die erste Person, die ein Meeting vorschlägt, gewinnt. Sei der Gewinner. Schlag das Meeting vor. Nutze die Abkürzung: F2F.

13. Sende ein „freundliches Ping“

Mit einer freundlichen Erinnerung an eine uralte Mail macht man sich Freunde. (Grafik: Sarah Cooper)
Mit einer freundlichen Erinnerung an einen uralten Thread macht man sich Freunde. (Grafik: Sarah Cooper)

Schicke eine „freundliche Erinnerung“, eine „freundliche Wiedervorlage“ oder ein „freundliches Ping“ zu alten, überholten Threads, die alle seit Monaten vergessen haben. Das erweckt den Anschein, als könne nichts an dir vorbei gehen.

14. Warte eine Woche, bevor du auf direkte Anfragen reagierst, und frage dann nach, ob es noch nötig ist

Antworte nie sofort auf direkte Anfragen. Wenn deine Hilfe wirklich nötig ist, wird die Person dich schon finden, aber sehr viel wahrscheinlicher wird sie einfach jemand anderen fragen. Wenn sieben Tage vergangen sind, antworte mit: „Das ist untergegangen, ist das noch aktuell?“

15. Verwende einen super-komplizierten Out-of-Office-Autoresponder

Wenn du für mindestens einen Tag nicht auf eine E-Mail antworten kannst, erstelle einen Out-of-Office-Autoresponder mit mehreren Ansprechpartnern für jedes deiner Projekte. Bonuspunkte bekommst du für ein Dokument, das detailliert aufzählt, woran du gerade arbeitest, und wen man dazu während deiner Abwesenheit kontaktieren kann. Es gibt nichts, was dich smarter aussehen lässt.

Dieser Artikel von Sarah Cooper (Twitter / Web) ist zuerst bei Medium erschienen. Übersetzung: Anja Braun.

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18 Reaktionen
gery
gery

Oh mann und NATÜRLICH überlese ich den kleinen Vorsichtshinweis wieder und denke mir während des Lesens einfach nur (um gleich einen 'Tipp' umzusetzen) :

"WTF???"

Am schlimmsten ist eindeutig #14
:-D

Antworten
nazeK
nazeK

Ich komme mir vor wie bei Postillon und deren Kommentaren auf Facebook (bzw. die Kommentare der "Leser"). Wusset nicht dass t3n und Postillon die gleiche Userbase haben XD

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Nico
Nico

Dem ist nichts hinzuzufügen! :D xD

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Iris
Iris

Schade dass es hier keinen Like-Button gibt :DDD

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Alexander Kouba

Punkt 2 ist eine lustige und interessante Idee.
Liebe Grüße
Alexander Kouba

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Sean
Sean

Ich entnehme dem Artikel, dass man am besten der größte Schleimer sein und jedem in den A... kriechen sollte. Sinnloser kann ein Artikel kaum noch werden.

Antworten
KM
KM

Wegen solchen Verhaltens habe ich 400 ungelsene E-Mails im Eingangsordner.

Antworten
FlashZange
FlashZange

pfff lächerlich, ich hab 800 ungelesene E-Mails im Eingangsordner.

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KM
KM

Inklusive Spam habe 1600!

elpelafi
elpelafi

von meinem iPhone gesendet

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Marco
Marco

Fehlt nur noch der Hinweis zum ausführlich biographischen Footer mit Rechtsbehelfsbelehrung.

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Mat
Mat

Das ist der schwachsinnigste Artikel, den ich bis jetzt gelesen habe. Dient nicht wirklich der Zusammenarbeit und macht alles noch komplexer -> noch mehr Emails, noch mehr Absprachen nötig. Wenn alle so handeln würden, kämen wir nirgends hin.

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Daniel
Daniel

Interessant ist es natürlich den gesamten Text zu lesen...vorzugsweise von oben in dem auch die Wörter: Vorsicht Ironie vorkommen!
Gesendet von meinen IPhone

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Co

Sie nehmen mir das Wort aus dem Mund.

Gesendet von meinem HTC

nazeK
nazeK

Nur wichtig für die Entscheider: In diesem Artikel muss (eventuell unter 5. als Randnotiz) unbedingt auf das Senden nach Zeitplan hingewiesen werden. Nichts ist eindrucksvoller als um kurz nach 4am noch 2 wichtige Mails zu verschicken und dann um 8am fit (und noch vor allen anderen) im Büro aufzuschlagen. Ich will nicht von Bewunderung sprechen aber ... ;)

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christof_versacommerce.de
christof_versacommerce.de

Sehr schön auch: Wenn du eine lange Mail erhältst, lies den letzten Absatz und stelle hierzu eine Rückfrage. Am allerbesten sind Rückfragen, die erkennen lassen, dass du die Mail NICHT gründlich gelesen hast. Der schreibwütige Absender wird denken: "Oh, ich habe mich wohl zu umständlich ausgedrückt und XY ist ja wirklich sehr beschäftigt."

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nazeK
nazeK

Oder mit auf solche Mails mit "Brauche das noch einmal in kurz für die Chefetage/FÜhrung/Kunden, der hat nur 3 Minuten Zeit heute Abend beim Update". (Als ob man sich abends mit den treffen würde ... aber weiß ja keiner ;) )

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