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So werdet ihr Herr über die E-Mail-Flut: Die 3 besten Tipps für Webworker

So werdet ihr Herr über die E-Mail-Flut: Die 3 besten Tipps für Webworker

Wir alle kämpfen mit ihr: der Informationsflut durch E-Mails. Erfahrt in diesem Artikel, wie ihr sie auch ohne Inbox Zero und GTD-Philosophie unter Kontrolle bekommt.

So werdet ihr Herr über die E-Mail-Flut: Die 3 besten Tipps für Webworker

Zeitfresser E-Mail: Wer keine Rückfragen provoziert, kann früher in den Feierabe…

Wenn ich heute auf mein E-Mail-Konto aus meiner Zeit als Selbstständiger schaue, liegen dort insgesamt 68.568 E-Mails im Postfach – für einige wahrscheinlich ein Albtraum, aber selbst hier bei t3n werde ich nichts ändern. Warum? Weil ich den Apple-Client „Mail“ für mich arbeiten lasse.

Dabei befolge ich drei Regeln:

  • Alles ist unwichtig – nur wichtiges wird eingeblendet.
  • Automatisieren, Automatisieren, Automatisieren.
  • Schreibe sachlich, aber menschlich.

Die tägliche Flut an E-Mails kann man sich also als eine Art RSS-Feed vorstellen. Es wird zwar viel Inhalt angezeigt, aber nur weniges ist wirklich wichtig. Eine Kategorisierung in irgendeiner Form ist also empfehlenswert – aber wie?

1. Alles ist unwichtig – daher nur wichtiges einblenden

Da ich jede E-Mail erstmalig und prinzipiell als unwichtig erachte (bis auf E-Mails von VIP-Personen), gilt es im ersten Schritt, neue E-Mails auch optisch als unwichtig darzustellen, damit eine Unterscheidung zu wichtigen Mails leichter fällt.

Dabei kann man sich eine tolle Funktion von Mail zu nutze machen, nämlich Regeln. Ich habe eine Handvoll Regeln definiert, die mir E-Mails mit erwartungsgemäß unwichtigem Informationsgehalt in hellgrau darstellen und in bestimmte Ordner verschieben. Das bedeutet wiederum, dass jede eingehende E-Mail, die standardmäßig schwarz – also ohne Formatierung – dargestellt wird, die Aufmerksamkeit auf sich lenkt. Hilfreich, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen.

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In den Mail-Einstellungen findet ihr folgenden Eintrag. (Screenshot: Mail)

Da jeder Webworker ungestört arbeiten will, sind ständige Töne eingehender E-Mails und diverse Benachrichtigungen von OS X selbst störend. Aus der Idee heraus, dass jede E-Mail prinzipiell unwichtig ist, lasse ich mir daher weder einen Ton noch eine visuelle Benachrichtigung ausgeben.

Jetzt ist es aber doch so, dass es E-Mails gibt, über die man gerne benachrichtigt werden will – und meistens kommen die vom selben Personenkreis. Prädestiniert für dieses Szenario ist das VIP-System von Mail, das euch die Möglichkeit gibt, bestimmten Personen einen „Promi-Bonus“ zu verleihen. Abgesehen davon, dass dieser Personenkreis dann ein eigenes Postfach in Mail erhält, ist diese Funktion auch sehr hilfreich, wenn es um Benachrichtigungen geht: Dann nämlich lassen sich visuelle Benachrichtigungen ausschließlich für die VIP-Kontakte einblenden – und zwar in der Annahme, dass bestimmte E-Mails von Personen tendenziell wichtiger sind als andere.

Hinweis: OS X benachrichtigt euch auch dann, wenn für einen Kontakt in eurem Adressbuch gleich mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt sind. VIP bezieht sich also wirklich auf die Person und nicht auf eine bestimmte E-Mail-Adresse.

2. Automatisieren, Automatisieren, Automatisieren

Für einen optimalen Workflow sollte darauf geachtet werden, dass man zügig zwischen wichtigen und unwichtigen E-Mails unterscheiden kann. Um diesen Prozess noch weiter zu vereinfachen, kann man intelligente Postfächer nutzen, die eingegangene E-Mails in einen zeitlichen Bezug zueinander setzen. Das Credo: Jede E-Mail, die ich innerhalb einer Woche nicht bearbeitet habe, ist unwichtig, weil keine weiteren Informationen geliefert wurden oder der Task von jemand anderem übernommen wurde.

Das Postfach, das die E-Mails des laufenden Monats anzeigt, dient bei diesem Workflow als eine Art kurzfristiges Archiv. Das verschafft Überblick und nimmt Arbeit ab, weil sich der Webworker nicht damit beschäftigen muss, eine E-Mail zu verarbeiten, indem er sie selbst in einen Ordner verschiebt – alles geschieht automatisch und ohne die Aufmerksamkeit von einem anderen Task abzulenken.

Jetzt ist es aber so, dass zwar die meisten E-Mails eher unwichtig sind, einige doch eine gewisse Relevanz haben könnten: Bestätigungen, Lizenzen, Event-Benachrichtigungen und Einladungen zum Beispiel. Mithilfe von „Flags“ und Regeln lasse ich mir diese E-Mails automatisch in Ordnern ablegen. Dieser Schritt ist aber optional, schließlich befinden sich nicht gelöschte E-Mails ohnehin für gewöhnlich irgendwo im Postfach. Und genau das ist das Stichwort: irgendwo.

Weil man nicht immer weiß, wonach man sucht, hat man hier die Möglichkeit, zum Beispiel im Ordner „Events“ alle Einladungen und Bestätigungen zu Events zu finden, obwohl er eigentlich gar nicht weiß, wie genau ein gewisses Event heißt.

3. Schreibe sachlich, aber menschlich

Nicht alle E-Mails müssen beantwortet werden – trotzdem sollte man Smalltalk in E-Mail-Konversationen zu schätzen wissen. Gerade im Geschäftsalltag müssen Abstriche gemacht werden, denn Zeit ist kostbar. Diese Zeit verwende ich lieber dazu, um einen schönen Tag zu wünschen oder kurz nach dem Befinden zu fragen, denn diese drei Zeilen sind einfach eine freundliche Geste. Allerdings: Der eigentliche Inhalt sollte darunter sachlich und ohne Emotion dargelegt werden. Dementsprechend sollten auch nur diese zwei Absätze in der Antwort-Email beantwortet werden.

Somit bleibt das Gespräch auf einer fachlichen Ebene und trotzdem bleibt eine zwischenmenschliche Beziehung erhalten – außerdem zwingt euch ja niemand, den Smalltalk zu lesen.

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6 Antworten
  1. von Mi am 27.04.2014 (10:16 Uhr)

    Also ich mache das genau umgekehrt. Bei mir sind prinzipiell alle E-Mails wichtig. Deswegen landen auch alle E-Mails erstmal im standard-Postfach. Von da aus wende ich dann bestimmte Filter an, die nach Stichworten in den E-Mails suchen, die auf unwichtige Nachrichten hinweisen. Zum Beispiel @newsletter als Absender. Diese werden dann als unwichtig markiert und nach einer Woche gelöscht.

    Ich finde ihre System aber auch interessant, ich werde es definitiv mal testen.

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  2. von Björn am 28.04.2014 (08:54 Uhr)

    Die m.M.n. wichtigste und zugleich einfachste Regel fehlt: Emails max. 1x pro Stunde abrufen. Dadurch wird nicht ständig der Workflow gestört weil man alle 3 Minuten Emails scannt. Dazu ein gut eingerichteter Regelassitent und man wird ganz gut Herr der Emailflut...

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  3. von Mario Janschitz am 28.04.2014 (09:03 Uhr)

    Hallo Björn! Wie ich geschrieben habe: Ich habe keinen Rhythmus -- gerade um schnell auf wirklich wichtige E-Mails reagieren zu können. Und wenn ich im laufe des Tages Zeit habe, dann check ich die Mails die inzwischen eingegangen sind.

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  4. von jerik am 28.04.2014 (23:24 Uhr)

    bei mir funktioniert seit jahren eine abgespeckte GTD methode am besten. 2 Verzeichnisse 1 x Inbox, 1 x done. Alles was abgearbeitet/nicht mehr relevant ist wird in done verschoben. Besonders entspannend ist es dann wenn die Inbox leer ist. Das hat den vorteile nix kategorisieren zu müssen und keine Regeln zu erstellen.

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  5. von Mario Janschitz am 29.04.2014 (08:58 Uhr)

    Finde ich auch spannend, allerdings würde es mich schon stören, dass ich abgearbeitete Tasks in „done“ verschieben müsste.

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  6. von StefanS2 am 18.12.2014 (11:57 Uhr)

    Genau wie @Mi erachte ich alle Emails als wichtig (betreffen auch geschäftliches), jedoch handhabe ich es wie @Mario. Töne oder ähnliches fallen weg, sie stören nur. Das Thema der Automatisierung erachte ich ebenfalls als wichtigen Schritt, seine Produktivität zu behalten. Denn alle Emails die nicht bearbeitet werden, haben wohl keine relevanten Informationen. Was hierbei jedoch passieren kann, dass man relevante Emails überliest und diese später sucht. Dieser Vorgang produziert wieder vermeidbare Kosten. Dazu habe ich einen passenden Artikel gelesen : http://www.lookeen.net/de/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/ . Meiner Meinung nach sollte Smalltalk persönlich geführt werden, um die zwischenmenschliche Bindung zum Kollegen zu wahren. Daher hat er nichts in einer Geschäftsemail verloren.

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