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5 Dienste gegen die E-Mail-Flut

Weniger ist mehr. Und noch weniger scheint immer erstrebenswerter – gerade in Bezug auf das E-Mail-Aufkommen in der eigenen Inbox. Es gibt viele Dienste, Tools und Anwendungen, die helfen, der E-Mail-Flut Herr zu werden. Fünf davon haben wir hier für euch gesammelt – alte, neue und bewährte.

5 Dienste gegen die E-Mail-Flut
E-Mail Zeichen steckt in einem grünen Briefumschlag.

Triage: E-Mail-First-Aid

Eine vor kurzem neu gestartete Applikation namens Triage, möchte den Umgang mit deinem E-Mail-Aufkommen auf iOS-Geräten optimieren. Der Kern der Aufgabe von Triage liegt darin, den überladenen Posteingang aufzuräumen – und zwar im Sinne einer ersten Hilfe. So kann man eingehende Mails per „Snooze“-Funktion zurückhalten und sich später erneut schicken lassen, sobald man beispielsweise aus einem Meeting heraus ist. Zudem gibt es zwei Grundfunktionen, die bei der Vorab-Bearbeitung unterstützen sollen: „archive“ und „keep“.

Die Mails werden ferner in einer übersichtlichen Kartenansicht in der Mitte des Bildschirms präsentiert, die nur einen Teil des Inhaltes anzeigt. Genug, um zügig einschätzen zu können, welchen Status die verdient. Wischt du eine Karte nach oben, wird sie archiviert, flippst du sie nach unten, wird sie als ungelesen markiert. Ist es dringend, kannst du auch direkt antworten. Da man keinen einheitlichen Posteingang vor sich hat, könnte ich mir vorstellen, dass viele  Nutzer den Vereinfachungsgedanken vielleicht als etwas zu radikal empfinden. Nichtsdestotrotz hat mich das Handling persönlich sehr begeistert. Triage unterstützt Gmail-, Yahoo- und iCloud-Accounts und so ziemlich jeden Service, der auf IMAP basiert. Die App gibt es für einmalige 1,79 EUR im Apple App Store.

Ziemlich radikal: Triage hat keinen einheitlichen Posteingang, sondern nur die Kartenansicht. Ob Nutzer das abschreckt? (Bild: Screenshot App)
Ziemlich radikal: Triage hat keinen einheitlichen Posteingang, sondern nur die Kartenansicht für jede einzelne E-Mail. Ob Nutzer das abschreckt? (Screenshots: iTunes)

SaneBox

SaneBox ist ein umfangreicher Dienst mit vielen Zusatzfunktionen, der dir hilft, das tägliche Chaos im E-Mail-Postfach in den Griff zu bekommen. Die Anwendung filtert Mails anhand eigener Lese- und Schreibgewohnheiten. Im Anschluss werden die wichtigen Nachrichten in die Inbox verschoben, während alle anderen in weitere Ordner sortiert werden. Das System trainiert sich selbst und wird mit der Zeit immer intelligenter.

Zu den Zusatzfunktionen gehört unter anderem, dass Anhänge automatisch in die Dropbox verschoben und dass nervige Newsletter in den SaneBlackHole-Ordner verschoben werden, wo man sich übrigens per einmaligem Klick auch aus den Verteilern austragen kann. Die Anwendung funktioniert mit allen gängigen E-Mail-Diensten. Man kann SaneBox 14 Tage kostenlos testen, danach muss man sich entscheiden, ob man zahlen möchten: 2,04 US-Dollar für einen E-Mail-Account, 5,79 US-Dollar für zwei und 19,54 US-Dollar für drei Accounts – jeweils inklusive einiger zusätzlicher Funktionen.

Intelligenter Filter: SaneBox filter E-Mails anhand der Lese- und Schreibgewohnheiten. (Bild: Screenshot)
Intelligenter Filter: SaneBox filtert jede E-Mail anhand der Lese- und Schreibgewohnheiten. (Screenshot: sanebox.com)

Notification Control

Gehörst du zu den Menschen, deren E-Mail-Account voll ist mit Benachrichtigungen, die dir sagen, was gerade auf deinem Social-Media-Account los ist? Dann solltest du diese Weiterleitungen ausstellen. Wo du das machst, ist nicht immer so leicht herauszufinden. Und genau da kommt der Dienst Notification Control ins Spiel. Auf der Webseite kannst du mittels Klick in die Kontoeinstellungen deiner sozialen Netzwerke gehen, um die Benachrichtigungen zu editieren. Notification Control unterstützt unter anderem Facebook, Google+, Twitter, Tumblr, YouTube, Foursquare und LinkedIn. Mehr gibt es dazu auch schon gar nicht zu sagen.

Noticiation Control leitet dich in den Bereich der Kontoeinstellungen deines sozialen Netzwerken, in dem du Benachrichtigungen bearbeiten kannst. (Bild: Screenshot)
Noticiation Control beendet die E-Mail-Flut und leitet dich in den Bereich der Kontoeinstellungen deines sozialen Netzwerken, in dem du Benachrichtigungen ausstellen kannst. (Screenshot: notoficationcontrol.com)

Handle

Handle ist eine taufrische web-basierte Anwendung, die am Montag auf der TechCrunch-Disrupt-Konferenz in New York vorgestellt worden ist. Momentan ist der Dienst in der „Private Beta“ und du kommst vorerst nur über eine Einladung hinein. Nichtsdestotrotz: Was kann der Dienst? Zum einen ist Handle vielmehr eine To-do-Liste, die mit deinem Gmail-Account verbunden ist.

Du kannst Mails in Aufgaben verwandeln: Must do, Should do und Want to do. Außerdem kannst du die To-dos in einem Minikalender timen und dir somit selbst Fristen für die Bearbeitung setzen. Mittels einfacher Shortkeys ist es dir möglich, durch den Dienst zu rasen. Mit der „1“ markierst du Mails für deine Must-do-Liste und mit „a“ archivierst du sie beispielsweise. Das UI ist ziemlich clean, was mir persönlich sehr wichtig ist. Negativ fällt allerdings auf, dass der Dienst noch mit einigen Schwächen zu kämpfen hat. So werden manchmal die letzten Mails nicht angezeigt. Der Dienst scheint interessant und wird am Ende der geschlossenen Beta hoffentlich auch die letzten Schwächen ausradiert haben.

Handle ist eine To-do-Liste, die mit deinem Gmail-Account verbunden ist und Mails in Aufgaben kategorisiert. (Bild: Screenshot)
Handle ist eine To-do-Liste, die mit deinem Gmail-Account verbunden ist und Mails in Aufgaben kategorisiert. (Screenshot: Handle.com)

Smart Labels

Googles Gmail hat zwar eine schnelle Suchfunktion, in einigen Fällen aber ist es durchaus nützlich, mittels Smart Labels den E-Mails einen visuellen Aufkleber zu verpassen – dadurch sind sie in der Inbox auch mit bloßem Auge leichter auffindbar. Smart Labels kategorisiert automatisch eingehende Benachrichtigungen sowie Spam- und Forumsnachrichten. Über „Einstellungen“ und „Filter“ können die Standardeinstellungen bearbeitet oder neue Filter erstellt werden.

Standardmäßig gibt es „Promotions“, „Notifications“, „Forums“ und „Social Updates“. Durch das Label „Social Updates“ werden E-Mails beispielsweise von Facebook, Twitter, Google+ und einigen weiteren sozialen Netzwerken automatisiert einsortiert. Google hat die Smart Labels bereits Anfang 2011 vorgestellt und auch Robert Scoble hat sie kürzlich für gut befunden. Für Gmail-Nutzer, die schon umfangreiche Filter angelegt haben, scheint das Tool zwar nicht wirklich brauchbar, da einiges doppelt vorhanden sein wird. Jedoch ist der Service für Nutzer, die sich bisher nur wenig um die Sortierung ihrer E-Mails gekümmert haben, sicherlich einen Blick wert.

Smart Labels gibt dir die Möglichkeit deine Inbox-Mails mit Labels zu versehen und sie automatisch in bestimmte Ordner zu verschieben. (Bild: Screenshot)
Smart Labels gibt dir die Möglichkeit deine Inbox-Mails mit Labels zu versehen und sie automatisch in bestimmte Ordner zu verschieben. (Screenshot: Gmail)

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4 Antworten
  1. von Verkaufstexter am 03.05.2013 (09:21 Uhr)

    Guter Artikel, der ein wichtiges Thema aufgreift. Der aber einen Aspekt aussen vor gelassen hat, wie ich meine. Es geht hier um Kommunikation. Und Kommunikation war über Jahrtausende des Gespräch, also das gesprochene Wort. Erst mit dem Zeitalter des Internets findet heute ein Großteil der Kommunikation online statt. Eine Möglichkeit, vielleicht eine der besten, die verbale Kommunikation wieder mit in die online-Kommunikation einzubauen. Lesen Sie dazu bitte diesen Artikel. (http://norbert-kloiber.at/kommunikation-im-internet/#more-14206)

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  2. von Florian am 03.05.2013 (09:42 Uhr)

    Super Artikel - mal gespannt, ob einer der Dienste was für mich ist. Ich benutze für diese Zwecke zur Zeit MailStrom ( https://mailstrom.co/ ) und finde es sehr bedienungsfreundlich. Ich nutze das allerdings nur für meinen privaten Mailverkehr.

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  3. von DasWortgewand am 04.05.2013 (15:38 Uhr)

    Wirklich, das sind schon sehr wertvolle Hinweise. Besten Dank.

    Das ist aber leider Gottes nur eine Etappe auf dem Ausweg raus aus der E-Mail-Flut. Dieses Vorsortieren ist ja gut und schön. Aber was einen wirklich kaputt macht, ist das Abarbeiten all dieser E-Mülls.

    Da hilft nur eins: strikte Selbstdisziplin im Umgang mit diesem ganzen E-Müll. Sich nicht mehr von jeder eintrudelnden Mail von der Arbeit ablenken lassen. Und noch einige Tricks mehr.

Gute Insider-Ratschläge dazu bietet dieses kostenlose E-Book:

http://norbert-kloiber.at/ebooks/raus-aus-der-e-mail-falle/

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  4. von mega am 05.05.2013 (12:00 Uhr)

    Gibt es sowas wie sanebox nirgendwo für manuell festgelegte Regeln?
    Es sollen einfach Regeln festgelegt werden können, nach denen eMail dann behandelt wird.
    So wie in Thunderbird, nur schon auf dem Server, damit es auch bei neuen eMails auf dem Handy o.ä klappt.

    Wieso wechselt die t3n-Seite seit neuestem einfach mal spontan auf nen anderen Beitrag? Echt lästig...

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