Du hast deinen AdBlocker an?

Es wäre ein Traum, wenn du ihn für t3n.de deaktivierst. Wir zeigen dir gerne, wie das geht. Und natürlich erklären wir dir auch, warum uns das so wichtig ist. Digitales High-five, deine t3n-Redaktion

Sponsored Post Was ist das?

„All-in-one“-Agentursoftware? Nein danke! Mit diesen 3 Tools seid ihr bestens ausgerüstet

Anzeige
Auch für kleine und mittlere Unternehmen gibt es für die Administration attraktive und erschwingliche Agentursoftware. Dabei solltest du auf die Kombination etablierter Lösungen setzen.

Neben der Arbeit für Projekte, von denen eine Agentur oder Beratung lebt, gibt es zahlreiche administrative Aufgaben, die noch nebenher erledigt werden müssen. Angefangen von der proaktiven Kundenakquise und Angebotserstellung über die Personalplanung, Zeiterfassung und das Projektcontrolling bis hin zum Schreiben der Rechnungen und Mahnungen.

Arbeitest du dabei noch mit Excel-Tabellen und Wordvorlagen? Das ist zeitaufwändig, und die Fehleranfälligkeit ist groß. Passende Software kann diese Arbeit vereinfachen.

Was du wirklich brauchst

Um auf dem Markt bestehen zu können, solltest du jederzeit einen Überblick zu Status und Handlungsbedarf bezüglich Unternehmen, Projekten und Personal haben. Dazu gehören Kundenakquise, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Abrechnung. Auch Projektmanagement und interne Kommunikation sind wichtige Themen.

Nicht zuviel und nicht zuwenig

Einige Agenturen haben schon die ersten Schritte gewagt und sind mit der ein oder anderen Agentursoftware auf die Nase gefallen – oft, weil man neben den administrativen Bereichen zum Beispiel auch Projektmanagement mit einer einzigen Software abdecken wollte.

Das mag auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, die „eierlegende Wollmilchsau“ aber, die verspricht, alles zu können, solltest du mit Vorsicht genießen. Genauso wie bei Full-Service-Angeboten hält die „Wir-können-alles“-Aussage nicht unbedingt den heutigen Ansprüchen stand. „Viel zu kompliziert“ ist dann oft das Fazit. Weder zehn Einzellösungen noch die All-in-one-Lösung werden dich glücklich machen. Denn die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen.

Mit der richtigen Software Zeit, Nerven und Geld sparen

Damit du nicht auch in diese Falle trittst, solltest du eine Software vorher ausgiebig testen. „Wir sind einfach“, versprechen alle – du musst also schon etwas Zeit investieren und Pragmatismus mitbringen, um für dich die passende Software zu finden.

Achte besonders auf folgende Punkte, die die Software bieten sollte:

  • Kurze Einarbeitungszeit und einfaches Handling
  • Durchschaubares Preis- und Vertragsmodell
  • Webbasiert mit regelmäßigen Updates

Folgende zeitgemäße Softwarelösungen haben sich auf die Kernbereiche spezialisiert und bilden ein gutes Team. Im Zusammenspiel verhelfen sie Dir bei der täglichen Arbeit zu einem bestmöglichen Nutzererlebnis.

Business-Überblick: MOCO

Artikelbild-2b-730x450

Die für Usability ausgezeichnete Software MOCO ist auf das Wesentliche reduziert und kann quasi Out of the Box eingesetzt werden. Hier laufen Akquise, Kontaktverwaltung, Zeiterfassung, Einsatzplanung und Abrechnung zusammen, Status und Handlungsbedarf sind sofort erkennbar. Auch für Kreative ist das Tool eine gute Wahl, denn MOCO ist schön gestaltet und fühlt sich nicht technisch oder mühsam an.

1 von 7

MOCO informiert vor allem über:

  • Historie und Handlungsbedarf bei der Akquise
  • Zukünftigen Umsatz
  • Auslastung und Kapazität
  • Projektbudgets
  • Verrechenbarkeit
  • Überfällige Rechnungen/Mahnungen
  • Rentabilität der Projekte
  • Cashflow

MOCO unterstützt das Bewusstsein für Verrechenbarkeit und hilft, langfristig rentabler zu arbeiten und optimale Unternehmensentscheide zu treffen.

Kosten: neun Euro pro User und Monat.

Mit dieser Checkliste könnt ihr prüfen, ob MOCO zu euch passt.

Projektmanagement: Trello

Trello – kostenlos in der Basisversion – unterstützt das Projektmanagement optimal: Die visuelle Organisation von Aufgabenkarten inklusive Checklisten, Kommentaren, Zuweisungen und Terminen ist einfach und einmalig in der Handhabung.

Es können direkt aus den Aufgabenkarten heraus Zeiten für MOCO erfasst werden, ohne die Software wechseln zu müssen.

So verbindest du Trello und MOCO

Interne Kommunikation: Slack

Slack ist eine etablierte Kommunikationsplattform für Agenturen. Hier können sich alle oder definierte Nutzer zu Themen und News austauschen. Auch hier ist eine Basisversion kostenlos.

MOCO schickt die wichtigsten Statusmeldungen und Reminder direkt an Slack.

Das bringt Slack Deiner Agentur

Gutschein-Aktion bis 31. Oktober 2017

Mit t3n kannst du MOCO kostenlos und unverbindlich drei Monate nutzen. Gib einfach den Gutscheincode T3N3MO1017 ein. Eine automatische Umwandlung in ein Abo findet nicht statt.

MOCO drei Monate gratis testen

Bitte beachte unsere Community-Richtlinien

11 Reaktionen
christophcarstens
christophcarstens

Auch ich möchte gern vorweg nehmen, das ich für die Agentursoftware Deals & Projects unterwegs bin: http://www.dealsandprojects.com.

Unserer Erfahrung nach ist es wichtig, dass alle relevanten Features, die der Kunde benötigt, auch in der Agentursoftware vorhanden sind.

Aber - echter Mehrwert für unsere Agenturkunden entsteht darüber hinaus vor allem durch die vollwertige Integration vieler Funktionen! Zum Beispiel, wenn Auftragspositionen nach erfolgreicher Projekterteilung automatisch in Projektaufgaben umgewandelt werden.

Oder sich die gesamte Kommunikation des Teams zum Projekt auf einen Blick in den unterschiedlichen Funktionen einsehen lässt... Und komplette Auswertungen in einem Tool erfasst und abgebildet werden können. Nach unserem Ansatz wird Agentursoftware erst durch eine starke Integration smart und WIRKLICH wertvoll für Agenturen.

Wir glauben auch, Agenturen ist es letztlich weniger wichtig, wieviele Tools ihre Lösung umfasst... Vielmehr geht es doch darum, dass die Software ihnen Projektarbeit abnimmt und Zeit für das wirklich Wichtige lässt: Kreatives Denken!

Und ein Punkt, der häufig vergessen wird, ist uns besonders wichtig: Agentursoftware sollte sich gut anfühlen und darf Freude machen! Agenturen arbeiten schließlich jeden Tag mit dieser Lösung. Und genau deshalb sollten sie ihre Zeit mit einem Tool verbringen können, dass nicht nur funktioniert, sondern sich auch schön anfühlt und intuitiv bedienen lässt.

tobiashagenau
tobiashagenau

Erstmal zur disclosure, man findet mich bei http://www.hellohq.io.

Aber davon mal abgesehen verstehe ich ja, dass viele von einem großen Flickenteppich von vielen kleinen Tools und Apps begeistert sind, gegen die Haptik und das mobile Erlebnis spricht ja auch nichts. Aber auf der anderen Seite sind ja nicht alle Agenturen von "Tech-Savvy" Leuten gegründet und geleitet. Der Admin-Prozess lebt nunmal davon, dass viele Daten an einer zentralen Stelle zusammen kommen. Von Angeboten über Zeitplanung, Zeiterfassung, Aufgaben zu Budgets, Abrechnung usw. entsteht eben ein einfach an einem Ort einsehbarer Prozess. Insofern finde ich die Aussage, dass All-in-one-Lösungen prinzipell schlechter sind als der "Flickenteppich" schon schwierig.

mocoapp
mocoapp

Vielen Dank für deinen Kommentar. Das mag bei Eurem HQ natürlich der Fall sein – uns ist in der Praxis bisher keine All-In-One-Lösung begegnet, die in allen Funktionsbereichen in der 1. Liga spielt. Dein Argument ist aber auch nicht falsch, hier muss jeder schauen, wo die eigenen Prioritäten liegen.

Wir plädieren weder für einen Flickenteppich noch für eine All-in-one-Software - sondern für wenige Toplösungen, die durch Integrationen & Plattformen wie Zapier auch ohne Programmierkenntnisse zusammengeklickt werden können. Durch eine nahtlose Integration bleibt die Handhabung ein paar weniger Tools überschaubar und man muss weniger Kompromisse bei der Usability eingehen als wenn man einen Riesen bezwingen muss.

Viele Grüsse nach Hamburg
Sabine

Simply.Silke
Simply.Silke

Kawiso ist wirklich ein must-have. Wie MarinaB schon geschrieben hat: Wofür 3 Anwendungen, wenn doch alles in eine passt? Also interessante Idee die Anwendungen auf gewisse Kernkompetenzen runter zu brechen, aber wir bleiben lieber bei der (wie der Artikel so schön sagt) „eierlegenden Wollmilchsau“ ;)

MarinaB
MarinaB

Wir benutzen für unsere Agentur schon seit einem Jahr die Software "Kawiso". Mit integrierter Zeiterfassung, Projektmanagement, Angebot- und Rechnungsmanagement, Termin- und Urlaubsplanung, einem schlichten und übersichtlichen Design, sowie dem integrierten Mail-Client ist dies für uns eine optimale Lösung geworden. Die Statistiken sind übersichtlich und informativ. Selbstverständlich reden wir hier von einer Browser-App. Immer synchron und durch das Design auf jedem Gerät bequem zu nutzen.

Die 3-fach Lösung die hier vorgeschlagen wird scheint zwar ganz interessant zu sein, doch ehrlich gesagt ist mir das zu viel Aufwand. Für weitere Funktionen die in der Grundversion von Kawiso nicht enthalten sind gibt es immerhin die Möglichkeit um eine Individualisierung zu bitten. Die ist nämlich je nach Aufwand und Funktion kostenlos.

Darüber hinaus ist der Support sehr freundlich, schnell und kompetent. Darüber hinaus wird die Software immer weiter verbessert und aktualisiert.

Falls ich also jemandes Interesse geweckt haben sollte, eine kostenlose 2-wöchige Demo gibt es auf der Webseite von Kawiso:

--> http://www.kawiso.de

Beste Grüße
Marina

Eric
Eric

Wir benutzen Billomat und sehr zufrieden damit. Trello für Projektmangament reicht auf Dauer nicht aus.

Flo Kappert

Und wer mehr als 50 Rechnungen im Monat hat nutzt zusätzlich einfach Bilendo... Machen wir seit fast 2 Jahren. Überwacht und bucht das Konto, sendet Mahnungen per Brief und Email und übergibt im Ernstfall ans Inkasso. Alles automatisch (auf Wunsch) und in eigenem Namen... Null Arbeit mehr nach Rechnungsstellung!

Alexander Starz

Danke! Endlich wird mal von Moco richtig Notiz genommen! Wir arbeiten seit fast 2 Jahren mit Moco und sind vollauf begeistert. Was wir alles ausprobiert haben... erst Revolver, die seit Jahren versprechen ihre Software auf einen einigermaßen aktuellen Stand zu bringen (Version 9) - allerdings wohl erfolglos, dann activcollab, was sich ebenfalls als absoluter Mist herausstellen sollte. Seit wir mit Moco arbeiten läuft es rund. Alle Zahlen, Stundeneinträge, Kalkulationen... alles im überblick. Ach und ein prima Service! Jeder Frage wird schnell beantwortet. Was will man mehr? Danke Moco!

Peter Panik
Peter Panik

Schon doof, wenn man so einen schönen Sponsored Post kauft / schreiben lässt und dann führen wesentliche Links zu 404-Seiten, z.B. der hier: https://www.mocoapp.com/funktionen/16-moco

mocoapp
mocoapp

Hallo Peter Panik

Ich würde mich freuen, wenn Du mir die URL der Seite angeben könntest. Da wir unsere Website mit der Weiterentwicklung von MOCO regelmässig aktualisieren, kann es leider schon einmal passieren, dass eine Verlinkung ins Leere geht.

Danke Dir im Voraus und Gruss,
Sabine

Barbara

Für eine Agentur zur eigenen Nutzung ist das ein wirklich gelungene Kombination. Insbesondere die Oberfläche und die Reduktion auf das Wesentliche hilft beim einarbeiten und der richtigen Bedienung.

Für einen Kunden waren wir eine ganze Weile auf der Suche nach einer Lösung, mit der unser Kunde auch seine Businesscases darstellen. Nach einigem hin und her mit Hubspot, 1 CRM, SAP und Salesforce sind wir letztlich durch unseren Kunden bei ANTON gelandet.
Der Kunde will, dass wir die Lösung in Richtung Lead und CRM aufbauen. Später übernimmt unser Kunde die Lösung und nutzt diese dann für sein gesamtes Business .

Du musst angemeldet sein, um einen Kommentar schreiben zu können.

Jetzt anmelden