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Querdenken! 4 Alternativ-Methoden zu Getting Things Done, Kanban und Co.

Querdenken! 4 Alternativ-Methoden zu Getting Things Done, Kanban und Co.

Optimierung der eigenen Arbeitsorganisation gefällig? In unserer zum Erscheinen der t3n Nr. 38 stellen wir euch vier spannende Alternativen zu bekannten Methoden wie Getting Things Done, Kanban oder Pomodoro vor. 

Querdenken! 4 Alternativ-Methoden zu Getting Things Done, Kanban und Co.

4 Alternativ-Methoden zu GTD & Co. (Foto: © Igor Mojzes – Fotolia.com)

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SuperFocus: Das Notizbuch als Produktiv-Rakete

Die „SuperFocus“-Methode nutzt das Notizbuch als Produktivitätsturbo. (Foto: alt1040 / flickr.com, Lizenz: CC-BY-SA)

Eine gesteigerte Produktivität am Arbeitsplatz muss nicht per se von einer App oder einer mächtigen Software ausgehen. Wie man sich auch ganz analog mit nicht mehr als einem Notizbuch und einem Bleistift besser organisieren kann, zeigt die vom britischen Zeitmanagement-Experten Mark Forster entwickelte „SuperFocus“-Methode. Sie hat zwei Ziele: Zum einen soll sie optimale Balance zwischen der Bearbeitung einfacher und komplexer sowie dringender und nicht dringender Aufgaben herstellen, zum anderen sorgt sie dafür, dass einmal angefangene Aufgaben auch wirklich abgeschlossen werden.

t3n 38 ist fertig: In dem Schwerpunkt der neuen Ausgabe geben wir euch Tipps, wie ihr konzentrierter arbeiten könnt. (Bild: t3n)

Die stringente Fokussierung auf eine Seite des Notizbuchs hilft euch dabei, den Überblick zu behalten und zugleich ein Gefühl von Fortschritt zu bekommen.“

Wie aber funktioniert das mithilfe des Notizbuchs? Das Prinzip sieht vor, alle denkbaren Aufgaben zweispaltig auf den linierten Seiten des Notizbuchs einzutragen. In die erste Spalte kommen alle neuen, aber nicht zeitkritischen Aufgaben. In die zweite Spalte werden alle dringenden, noch nicht begonnenen Aufgaben eingetragen. So könnt ihr auf einen Blick zwischen wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben unterscheiden.

Habt ihr gerade keine dringende Aufgabe zu erledigen, geht ihr die fortlaufend eingetragenen Aufgaben in der ersten Spalte solange durch, bis euch eine besonders anspricht. Streicht sie durch, wenn ihr sie direkt abschließt, andernfalls übertragt sie zur späteren Bearbeitung in die zweite Spalte. Sobald eine Seite keine aktiven Aufgaben mehr enthält, ist die Seite abgearbeitet und es kann zur nächsten gesprungen werden. Die stringente Fokussierung auf eine Seite des Notizbuchs hilft euch dabei, den Überblick zu behalten und zugleich ein Gefühl von Fortschritt zu bekommen. Eine detaillierte Übersetzung der „SuperFocus“-Methode ist unter anderem hier nachzulesen. Tipp: Mit Werkzeugen wie einem Textmarker und standardisierten Symbolen könnt ihr zusätzliche Übersicht in euer Notizbuch als Produktivitätshelfer bringen.

OHIO-Prinzip: Einmal sehen, sofort erledigen

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Das OHIO-Prinzip eignet sich für Leute, die mit wenig Organisationsaufwand viel schaffen wollen. (Foto: © LoloStock - Fotolia.com)

Hinter dem OHIO-Prinzip („Only handle it once“) steckt ein simpler, aber effektiver Produktivitäts-Trick, der vor allem das eigene E-Mail-Management spürbar erleichtern kann. Die Philosophie: Was man einmal „in die Hand“ nimmt, wird auch sofort erledigt – nicht priorisiert oder aufgeschoben.

„Durch sofortiges Erledigen wird unüberlegtes Aufschieben und lästiges Suchen von Informationen verhindert.“

Wie Experten herausgefunden haben, erfordern nämlich im Schnitt rund 80 Prozent aller E-Mails keinerlei Interaktion vom Empfänger. Entsprechend sinnvoll ist es, die Spreu vom Weizen zu trennen und dabei den Graben zwischen Entschluss auf der einen und der Erledigung auf der anderen Seite möglichst schmal zu halten. Entscheide also sofort, was mit einer eingehenden E-Mail zu tun ist, am besten über die Betreffzeile. Ist ihr Inhalt relevant und erfordert er eine Antwort? Dann schreib sie sofort. Ist ihr Inhalt relevant, erfordert jedoch die Expertise eines anderen Mitarbeiters? Dann delegiere sie sofort. Andernfalls: löschen. Durch das sofortige Erledigen wird verhindert, dass man wichtige Aufgaben zunächst aufschiebt und irgendwo ablegt, nur um sie später mühsam suchen und gegebenenfalls noch mal lesen zu müssen.

43 Folders: Nichts mehr Vergessen dank Wiedervorlage

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43 Folders eignet sich vor allem für planbare Aufgaben mit physischen Dokumenten. (Foto: © fotomatrix - Fotolia.com)

Als eine Art „Spin-off“ der populären Getting-Things-Done-Methode von David Allen ist das System „43 Folders“ hervorgegangen. Das klingt hip, allerdings verbirgt sich dahinter erst mal nicht mehr als eine physische Wiedervorlage, die alle Aufgaben in ein verlässliches, auf Tages- und Monatsbasis erstelltes Erinnerungssystem überführt.

„Der Clou ist, schon zu Feierabend zu wissen, was morgen ansteht – und dass alle Dokumente griffbereit sind.“

Eine solche Wiedervorlage gibt es in Mappenform mit 43 Fächern, jeweils zwölf für die Anzahl der Jahresmonate und 31 für die Anzahl der Monatstage. Die Idee ist, all die Dinge, die du für den jeweiligen Kalendertag (oder Monat) brauchst, vorab in die entsprechenden Fächer einzusortieren. Das können beispielsweise Dokumente für dein nächstes Meeting, ein Konzertticket, ein Termin beim Kunden oder eine Notiz für die rechtzeitige Kündigung eines Abonnements sein. Aufgaben, die noch im laufenden Monat bearbeitet werden müssen, sortierst du in die jeweilige Tagesmappe, alles andere in die entsprechende Monatsmappe. Immer am letzten Tag des Monats werden die Dokumente aus der Monats- in die Tagesmappe umsortiert. Der Clou: So weiß man schon zum Feierabend, was der nächste Tag bringt und hat alle wichtigen Dokumente sicher zur Hand.

Vor diesem Hintergrund erfordert die „43-Folders“-Methode nachvollziehbarerweise jedoch viel Disziplin. Empfehlenswert ist es außerdem, die Wiedervorlage immer griffbereit am Arbeitsplatz zu haben. Die Methode eignet sich vor allem für planbare Aufgaben mit physischen Dokumenten. Immerhin: Im E-Mail-Programm Outlook lässt sich eine solche Wiedervorlage auch für ein digitales Aufgabenmanagement anlegen.

Don’t break the Chain: Produktiv mit Selbstmotivation

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Mit der „Don't break the Chain“-Methode kann man sich einfach und spielerisch für lästige Aufgaben motivieren. (Foto: © vicky - Fotolia.com)

„Eine spaßige Methode für alle wiederkehrenden Aufgaben im Arbeitsalltag.“

Die Tatsache, dass wir so gerne dem Prokrastinieren verfallen, liegt darin, dass uns lästige Aufgaben – zum Beispiel regelmäßiger Sport – nicht ausreichend motivieren. Der Trick ist also, sich diese Motivation über einen Umweg zu holen. Wie das funktioniert, hat der Komiker Jerry Seinfeld bewiesen. Um sich jeden Tag zum Witzeschreiben zu motivieren, hat er sich einen Wandkalender gekauft und die einzelnen Tage, an dem er erfolgreich Witze zu Papier gebracht hat, mit einem roten „X“ markiert. Die Moral von der Geschichte? Irgendwann wurde die „Kette“ aus Kreuzen so lang, dass es weh tun würde, sie mit einem leeren, prokrastinierten Tag zu „durchbrechen“.

Eine simple und spaßige Methode, die sich speziell für wiederkehrende Aufgaben im Arbeitsalltag eignet. Beispiele: Pflege von Google-Spreadsheets, das Bearbeiten von Support-Tickets oder Lesen von RSS-Feeds. Inzwischen gibt es für die „Don't-break-the-Chain“-Technik auch Webdienste oder Apps für das Smartphone.

Don't Break The Chain!
Entwickler: ROUGE41
Preis: Kostenlos*
Seinfeld Calendar
Entwickler: TWI
Preis: Kostenlos

Und welche Methoden nutzt ihr, um produktiver zu sein?

Vielleicht auch interessant: Hier findet ihr eine Auswahl kostenloser Projektmanagement-Tools von agil bis klassisch

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3 Antworten
  1. von Peter P am 24.11.2014 (10:08 Uhr)

    "Don't break the chain" erinnert mich spontan an Github - da funktioniert das Prinzip wirklich ganz gut. Im Berufsalltag ist's vermutlich weniger praktikabel, zumindest bei mir.

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  2. von jan am 24.11.2014 (15:40 Uhr)

    »don't break the chain« funktioniert leider auch in die andere richtung – ein einzelnes kreuzchen in einem ansonsten kargen kalender kann auch verstörend wirken :-)
    meine Favoriten der letzten Jahre: moreinfo unter newt os und auf platz zwei things für mac os & i os.

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  3. von tom am 24.11.2014 (22:04 Uhr)

    Es gibt auch noch ein weiteres Papier-und-Stifte-System: http://www.bulletjournal.com

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