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Beerdigt eure To-Do-Listen und Kalender – sie kosten nur Zeit und demotivieren euch! [Debatte]

Beerdigt eure To-Do-Listen und Kalender – sie kosten nur Zeit und demotivieren euch! [Debatte]

Unser Autor Andreas Weck hält nicht viel von To-Do-Listen und Kalendern. Er meint: „Konzentriert euch auf eine Sache, macht sie richtig und es nicht komplizierter, als es sein muss!“ Ein Debattenbeitrag, bei dem ihr eingeladen seid, mitzudiskutieren.

Beerdigt eure To-Do-Listen und Kalender – sie kosten nur Zeit und demotivieren euch! [Debatte]

Erschlagen von To-Do-Listen und Terminen. (Bild: © Yury Zap - Fotolia.com)

Es ist ein paar Jahre her, aber ich erinnere mich ganz genau an einen Ratschlag, den mein Onkel mir einmal für meinen Lebensweg mitgegeben hat: „Verzettel dich nicht mit tausend Dingen. Konzentriere dich auf eine Sache und mach die richtig!“ Gemeint hat er, dass es für die eigene Karriere nicht besonders förderlich ist, wenn man alle zwei Jahre den Job wechselt und etwas völlig anderes macht – was ich Anfang 20 noch tat, um vor allem meine Interessen auszuloten.

„Verzettel dich nicht mit tausend Dingen. Konzentriere dich auf eine Sache und mach die richtig!“

Die Worte blieben mir aber auch auf eine ganz andere Weise im Gedächtnis hängen: in Bezug auf meine täglichen Aufgaben. Ein Journalist hat viel zu tun und muss ständig auf dem Laufenden sein – das Leben ist ziemlich schnell getaktet. Es gab mal eine Zeit, in der ich in diesem Sinne ellenlange To-Do-Listen geführt und alles aufgeschrieben habe: Telefonate, Meetings und Fragen an Kollegen. Artikel, die ich schreiben und Leute, die ich treffen will. Informationen, die ich recherchieren oder verifizieren will. Deadlines für alles und jenes. Bücher und Artikel, die ich lesen will. Neben all diesen beruflichen Aufgaben habe ich mir sogar Zeiten eingetragen, in denen ich mir Freizeit gönnen möchte – und Dinge aufgeführt, die ich dann machen will: „Freitagabend: Heute-Show gucken!“, „Samstagvormittag: Jobs-Biografie weiterlesen – mindestens zwei Kapitel“ und „Sonntag: Sport machen – irgendwas, ganz egal“. Die Liste war lang, zu lang. Und je länger sie wurde, desto mehr habe ich tagtäglich versucht, Dinge wegzustreichen. Die Folge: Ich habe alles nur noch abgearbeitet und wenig mit Leidenschaft erledigt. Ein extrem demotivierendes Gefühl!

Vielen Leuten wird es so gehen, wie mir einst: Sie füttern To-Do-Apps und Kalender, füllen Text-Dokumente und Bookmarking-Listen. Und die, die es noch nicht tun, haben vielleicht das Gefühl, dass sie es tun sollten. Wisst ihr was? Lasst es! Beerdigt eure To-Do-Listen und Kalender und konzentriert euch auf das Wesentliche!

To-Do-Listen und Kalender vs. Kopf- und Bauchgefühl: „Ich merke mir Aufgaben nur noch!“

Unser Autor Andreas Weck hält nicht viel von To-do-Listen und Kalendern. Er meint: „Konzentriert euch auf eine Sache, macht sie richtig und es nicht komplizierter, als es sein muss!“ (Bild: Flickr-The Barrow Boy / CC-BY-2.0)
Unser Autor Andreas Weck hält nicht viel von To-Do-Listen und Kalendern. Er meint: „Konzentriert euch auf eine Sache, macht sie richtig und es nicht komplizierter, als es sein muss!“ (Bild: Flickr-The Barrow Boy / CC-BY-2.0)

Meine To-Do-Liste ist ersetzt durch ein Kopf- und Bauchgefühl. Ich merke mir Aufgaben nur noch. Habe ich einen Artikel im Kopf, den ich schreiben will, schreibe ich den nicht mehr in eine Liste. Ich merke ihn mir und wenn er nach einer Woche immer noch in meinem Kopf herumschwirrt, ist er womöglich so gut, dass ich ihn einfach eines Morgens anfange. Die Häufigkeit von Meetings versuche ich klein zu halten und die wenigen in der Woche, die ich habe, habe ich ebenfalls im Kopf. Fragen, die mir wichtig erscheinen, stelle ich sofort – warum auf morgen warten oder einen Termin machen? Ich schicke eine Mail, einen Tweet oder eine Facebook-Nachricht ab – die Antwort wird mich in den nächsten Stunden sicher erreichen. Passt für mich! Dass auch mein Kopf nur eine bestimmte Menge an Informationen speichern kann, spielt mir zudem in die Karten. Unwichtiges erfährt per se keine Aufmerksamkeit!

Das ätzende an To-Do-Listen, Kalendern und so weiter ist auch, dass sie ständig hervorgekramt und aktualisiert werden müssen, da sie ansonsten sinnlos sind. Man ersetzt, streicht, priorisiert, editiert und fügt neue Notizen hinzu. Das verschlingt Unmengen an Zeit, die man besser nutzen kann. Mein Tagesablauf sieht insofern wie folgt aus:

  • Aufstehen und darüber nachdenken, was meine Aufmerksamkeit heute am meisten verdient.
  • Darauf fokussieren, alles andere beiseite schieben und ohne Ablenkung an der einen Sache arbeiten.
Wer sich zu viel mit Kleinigkeiten beschäftigt, verliert den ‚Vibe’ für das Große“, meint Andreas Weck.
Wer sich zu viel mit Kleinigkeiten beschäftigt, verliert den ‚Vibe’ für das Große“, meint Andreas Weck.

Jetzt werden viele denken: „Ok?! Und was ist mit den beiseite geschobenen Sachen? Die bleiben dann liegen, oder was?“ Nein, natürlich nicht. Ich packe sie später an, nämlich dann, wenn ich meine Tagesaufgabe erledigt habe und meinen Fokus wieder auf etwas anderes lenken kann. Im letzten Drittel des Tages bleibt oft genug Zeit, um Kleinigkeiten zu erledigen – wer sich zuviel mit ihnen beschäftigt, verliert den „Vibe“ für das Große. Und wenn ich Kleinigkeiten einmal zu oft beiseite geschoben habe, nehme ich mir einfach einen ganzen Tag in der Woche Zeit und erledige sie. Dann schreibe ich beispielsweise auch nur kleine oder sogar gar keine Artikel – die Tagesaufgabe ist dann ganz klar festgelegt.

„Fair enough!“, das klappt nicht bei jedem Menschen. Wessen Beruf darauf ausgelegt ist, viele verschiedene Dinge zu organisieren, um Prozesse im Gang zu halten, wird nicht um lange To-Do-Listen und volle Kalender herumkommen. Allen anderen – vor allem Kreativarbeitern, die schaffen und nicht organisieren – möchte ich meine Arbeitsweise näherbringen und sagen: „Konzentriert euch auf eine Sache, macht sie richtig und es nicht komplizierter, als es sein muss!“

Schon gelesen? Im zweiten Teil der Debatte beschreibt Florian Blaschke aus seiner Sicht, warum To-Do-Listen nützliche Werkzeuge für die Kreativität sind.

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8 Antworten
  1. von Amadeus Paulussen am 19.10.2014 (10:01 Uhr)

    Ich habe im Durchschnitt rund 100 zu erledigende Items in meiner To-Do-Liste sowie im mindestens 3 Termine pro Tag. Meine Inbox versuche ich auf 0 zu halten und stets gleich alles in der To-Do-Liste in geordnete Bahnen zu lenken/delegieren/vormerken etc. Dazu kommt noch der Issue Tracker und ein Chattool für die Kommunikation und den Austausch im Team.

    Ich habe das Gefühl, dass ich das niemals mehr bloss in meinem Kopf organisieren könnte. Ich fühle mich der schieren Menge an Dingen nicht gewachsen. Die Abhängigkeit von “meinem Organisationssystem” wirkt gewaltig.

    Und ja, ich bin ständig bloss dem "Abhaken" hinterher und unterbrochen von Terminen, Anrufen und den 100 To-Dos im Nacken “verfolgt”. Es ist gewiss nicht mehr einfach, unter diesen Voraussetzung etwas noch mit Hingabe zu machen, sich “Zeit” zu nehmen etc.

    Da ich das Gefühl habe, dass ich dem Berg an Dingen mit meinem eigenen Denk- und Erinnerungsvermögen nicht mehr gewachsen bin, frage ich mich oft, ob das, was ich da tagtäglich tue, auf Dauer gut für mich sein kann. Ich meine vor allem, weil ich das Gefühl habe, dass durch das stete “Optimieren” von meinem Organisationssystem, das Gefühl parallel grösser wird, dass darunter meine eigenen Fähigkeiten leiden, ja gar verkümmern – ganz langsam. ;)

    Aber zumindest im Moment, sehe ich aus diesem “Wahnsinn” keinen Ausweg, so sehr ich ihn mir auch wünschen würde.

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  2. von Katja Peteratzinger am 19.10.2014 (11:20 Uhr)

    Jetzt habe ich beide Beiträge gelesen und muss sagen, der Artikel, der gegen (exzessive) To-Do-Listen argumentiert ist mir persönlich näher. Ich glaube auch, wer sein Bauchgefühl verloren hat, was an einem Tag die wichtigste Aufgabe ist, der braucht sicher Tools um zu priorisieren, aber ob er/sie dadurch effizienter arbeitet, das bleibt dahingestellt.

    Jeder nach seiner Facon: Manche Menschen bevorzugen ein eher starres Korsett von Listen und Timelines um sich gut organisiert und gelenkt zu fühlen. Andere erreichen den persönlichen Flow in ihrer Arbeit gerade durch die Freiheit davon. Ich selbst gehöre zur letzteren Personengruppe. Es kommt mir darauf an, am Ende des Tages das Notwendige getan zu haben, dazu gehören ganz oft auch kurzfristige, ungeplante Aufgaben. Weniger um die Gewissheit, einer To-Do-Liste gerecht geworden zu sein.

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  3. von Frank Brückner am 19.10.2014 (11:21 Uhr)

    Mir geht es als Webentwickler ganz genau so - die Todo-Liste, die ich mir selbst programmiert habe um sie möglichst gut auf meine Bedürfnisse anpassen zu können - wächst und wächst.

    Ich kann mir jedoch nicht vorstellen, ohne ein solches Tool zu arbeiten. Denn das bedeutete, dass ich alle wichtigen Dinge im Kopf behalten müsste... auch Abends ...auch am Wochenende - und das wiederum bedeutet schlaflose Nächte.

    So sehr ich mir ein Leben ohne zusätzliche Arbeit mit der Pflege von ToDo´s wünsche, denke ich der einzige Weg ist diese weiter zu vereinfachen. Z.B. durch eine Vergessen-Option, die Aufgaben, die nicht so wichtig sind löscht, wenn man sie nicht in einer bestimmten Zeit erledigt hat.

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  4. von reraiseace am 19.10.2014 (12:43 Uhr)

    Interessanter Ansatz. Ob man To-do-Listen und Kalender einsetzen mag, ist jedem selbst überlassen. Die Komponente Mensch tickt eben bei jedem anders. Der eine braucht es, der andere merkt sich alles Wichtige im Schlaf. To-Do-Listen und Kalender können aber, wie es Florian Blaschke im anderen Artikel schrieb, auch unterstützen. Genau das und nicht mehr. Es dient quasi nur als Stütze. Der Fokus sollte selbst dabei auf einer klaren Tagesaufgabe liegen. Ansonsten verzettelt man sich. Dinge, die schnell oder gleich erledigt werden können, sollten gar nicht erst in der Liste landen. Gleich abarbeiten, das macht den Kopf auch frei. Also so gesehen, sehe ich in beiden Prinzipien einen Vorteil, und wenn man beides auf einen Nenner bringt, ist es sogar noch effektiver.

    To-Do-Liste sollten nicht zu lang werden. Deshalb nehme ich mir für jeden Tag nur eine Handvoll Aufgaben vor und versuche diese auch zu erledigen. Wenn es mal nicht ganz so klappt, verschiebe ich es auf morgen. Aber das sollte eher die Ausnahme sein. Man freut sich auch am Ende des Tages über das Geschaffte. Wichtig finde ich noch, dass man seinen Tag nicht zu sehr plant. Also schon auch eine gewisse Freiheit lassen und sich möglichst nicht zu bestimmten Zeiten an eine Aufgabe erinnern lassen, dass diese jetzt erledigt werden muss. Das verursacht nur Stress und Druck und ist für viele schon ein Produktivitätskiller.

    Wer die Mittel richtig einsetzen kann, verliert dadurch nicht wirklich viel Zeit, sondern kann sie besser einteilen. Der Fokus muss stimmen.

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  5. von HnO am 19.10.2014 (14:34 Uhr)

    Da ich in gehobener Managementposition bin, glaube ich zu kennen was Termindruck ist, kann ich immer nur hervorheben, das es nicht ein Problem einer Liste ist, sondern von falschen Prioritäten und unrealistischen Zeitvorgaben, die man sich setzt.
    1. Z.B eine Aufgabenliste mit 100 Punkten suggeriert, das 100 gleichwichtige Aufgaben anstehen. Das ist logischerweise nie der Fall. Außer man hat ein katastrophales Zeitgefühl. ...siehe Punkt 2
    2. Realistische Einschätzung welche Aufgabe wie lange dauert. Entweder man verschätzt sich pauschal oder man ignoriert das es eigentlich gar nicht zu schaffen ist, was man sich vorgenommen hat.
    Ein einfacher Anfängertipp ist jeder Aufgabe exakt doppelt so viel Zeit einberaumen wie man es zuerst schätzt.

    Grundsätzlich sollte man jeden Tag/Woche so etwas wie Top 5 Liste haben. Und andere Punkte müssen sich unterordnen, wenn es mal länger bei einer Top Aufgabe dauert. ...für die anderen weniger wichtigen Aufgaben gibt es denn ja noch eine Sammelliste, auf der sich einige Punkte von selber erledigen oder man sie später macht. ;-)

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  6. von Frank am 20.10.2014 (09:35 Uhr)

    Wie soll man sich auf eine Sache konzentrieren wenn man faktisch mehrere Sachen zu erledigen hat?

    Nicht die Liste ist das Problem sondern die falsche/fehlende Priorisierung der Einträge.

    Man kann nur konzentriert arbeiten wenn man den Kopf frei hat. Und das geht am besten wenn man ausstehende Aufgaben auslagert. Womit sei jedem selbst überlassen.

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  7. von David am 20.10.2014 (09:59 Uhr)

    Ich bin auch kein großer Freund von To Do Listen. Vor einigen Jahren habe ich mal 2-3 dieser "Getting Things Done"-Tools ausprobiert - was für ein Stress. Ganz ohne Kalendereinträge und Notizen geht es zwar nicht, aber wenn man jeden Fizzel irgendwo niederschreibt hat das nichts mehr mit Effizienz zu tun.

    Ich denke das ist eine Typ-Frage. Für Leute, die Dinge gerne "abarbeiten" mag das so passen, aber wer sich von Ideen leiten lässt und gerne spontan reagiert, den bremsen solche Listen nur unnötig.

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  8. von der.pfeifer am 23.11.2014 (09:56 Uhr)

    Am Anfang meiner Karriere wurde ich als Tasklistenfundamentalist bezeichnet, das hat mich damals ziemlich stolz gemacht ... ich war jung und brauchte das Geld :)

    Heute, wo mehr Ideen und Lösungen zählen, bin ich von dem Konzept To-Do-Listen für mein Selbstmanagement abgekommen. Ich glaube, dass Vergessen können eine Eigenschaft ist, die wir mehr nutzen sollten.

    Ganz ausgebreitet habe ich den Gedankengang auf meinem Blog: http://www.work-think-balance.com/vergessen/ damit ich nicht das Forum sprenge ;)

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