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Der Inkasso-Killer: SaaS-Startup Bilendo automatisiert dein Mahnwesen

    Der Inkasso-Killer: SaaS-Startup Bilendo automatisiert dein Mahnwesen

Das Startup Bilendo bietet ein vollautomatisches Mahnwesen aus der Cloud. (Foto: © v.poth - Fotolia.com)

Das SaaS-Startup Bilendo erledigt die Arbeit eines Inkassobüros durch ein vollautomatisches Mahnwesen – nur wesentlich günstiger für den Kunden.

Unbezahlte Rechnungen können die Liquidität eines Unternehmens stark belasten. Deshalb greifen viele zu einem Inkassobüro um Forderungen einzutreiben. Ein Großteil der Arbeit eines Inkassobüros besteht aus automatisierten Arbeitsabläufen mit wiederkehrenden Zahlungserinnerungen per Mail und Brief. Allerdings sind Inkassobüros für Endkunden in der Regel sehr teuer, die Kundenbeziehung wird also stark belastet oder gleich beendet. Das Startup Bilendo will einen Ausweg aus dem Dilemma zwischen Kunde und Unternehmer bieten: Die SaaS-Lösung automatisiert Teile oder gleich den ganzen Ablauf des Mahnwesens, aber ohne die negativen Folgen für die Kundenbeziehung. Quasi ein inkassoloses Inkassobüro.

Die SaaS-Lösung Bilendo ermöglicht eine automatisiertes Mahnwesen wie ein Inkassounternehmen. (Screenshot: Bilendo)
Die SaaS-Lösung Bilendo ermöglicht eine automatisiertes Mahnwesen wie ein Inkassounternehmen. (Screenshot: Bilendo)

Bilendo: Ein automatisches Mahnbüro als SaaS-Lösung

Das Startup Bilendo organisiert für Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen das komplette Mahnwesen in der Cloud oder Teile davon. Vom Rechnungsversand über verschiedene Mahnstufen bis zur Verwaltung der offenen Posten, der Kontrolle der Zahlungseingänge und die Weitergabe der vorbereiteten Buchungen an den Steuerberater.

Die verschiedenen Mahnstufen können vom Unternehmer im Backend verwaltet werden. Neben übergreifenden Gestaltungsvorlagen für alle Kunden, können Mahnungen auch einzeln für bestimmte Kunden bearbeitet werden. Bilendo-Nutzer haben die Wahl zwischen einem vollautomatisierten Mahnwesen und der Möglichkeit, die Mahnstufen selbst auszulösen.

Das kann Bilendo

Ein Einblick in das Backend von Bilendo. (Screenshot: Bilendo)
Ein Einblick in das Backend von Bilendo. (Screenshot: Bilendo)

Bilendo übernimmt Rechnungen entweder per REST-API aus einer kaufmännischen Standardlösung, einem Onlineshop oder einem anderen nachgelagerten System. Rechnungen können aber auch einfach als PDF-Dokument per Drag & Drop, Dropbox oder Google Drive zu Bilendo weitergeleitet werden.

Der Abgleich des Zahlungseingangs erfolgt über eine Onlineverbindung mit dem Geschäftskonto des Unternehmers. Über die Schnittstelle des Fintech-Startups Figo bekommt Bilendo Leserechte für die Bankkonten eingeräumt und bucht so automatisch Zahlungseingänge.

Weitere Funktionen von Bilendo im Überblick:

  • Versand der Rechnungen und Mahnungen per Post inklusive kuvertieren, frankieren und einseitigem Farbdruck und Papier
  • Versand der Rechnungen und Mahnungen per Mail
  • Automatische oder manuelle Steuerung des Mahnlaufs
  • Individualisierung der Texte, des Layouts und des Mahnprozesses
  • Steuerung der Ansprache und des Mahnprozesses auf Kundenbasis

Das kostet das automatische Mahnwesen aus der Cloud

Bilendo bietet vier Tarife von der Stange und ab 2.500 monatlichen Rechnungen auch individuelle Tarife an. Ein kostenloser Basistarif mit bis zu zehn Rechnungen im Monat macht den Anfang, für alle weiteren Tarife fallen monatliche Grundgebühren an. Beginnend mit 29 Euro für den Basistarif, der allerdings noch kein vollautomatisches Mahnwesen bietet. Ab 99 Euro beginnt die Vollautomatisierung mit 250 Inklusiv-Rechnungen, ab 249 Euro sind 1000 Rechnungen, ein erweiterter Funktionsumfang und ein eigener Account-Manager von Bilendo dabei.

Für jede weitere Rechnung außerhalb des Kontingents fällt eine Bearbeitungsgebühr zwischen 0,30 und 0,65 Euro an, dazu kommen je nach Tarif zwischen 0,90 und 1,50 für den Postversand. Der Versand ins Ausland liegt zwischen 1,25 und 1,70 Euro.

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Martin
Martin

zu 1.

ab 16,20 EUR

zu 2.

Ich arbeite für eine auf Forderungsmanagement spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei. Wir vertreten unsere Mandanten im gesamten Bundesgebiet aber auch International z.B. Schweiz oder Irland.

Ein gewisser Grad an Automatisierung gehört sicherlich dazu. Ich bin aber immer wieder sehr über den Irrglaube verwundert, dass ein gutes Forderungsmanagement nach Schema F funktioniert. Dies ist jedoch keineswegs so.

Ich kann nicht für die gesamte Branche sprechen aber in unserem Hause wird der Mahnlauf an den Kundenbestand unseres Mandanten angepasst.
z.B. B2B, B2C, Art des Vertragsschlusses, Forderungshöhe, ist die Forderung bestritten usw.

Ein zentraler Bestandteil eines guten Mahnlaufs ist gezielte Kommunikation. Jeder Schuldner ist für anderes empfänglich. Das beginnt schon mit der Wahl des passenden Kommunikationsmittels.

Kernelemente sind Deeskalation und Information.

Warum zahlt der Kunde nicht? Klärung der Anspruchsgrundlage, Fragen beantworten, Irrtümer beseitigen, über Rechtsfolgen aufklären. Vermittlung zwischen Schuldner und Gläubiger um ggf. eine gütliche Einigung zu erzielen.

weitere Maßnahmen: Anspruch gegen Verjährung sichern, Langzeitüberwachung, Außendienst, automatisiertes gerichtliches Mahnverfahren, Zwangsvollstreckungsmaßnahmen, Direktklagen, ggf. strafrechtliche Verfolgung uvm.

Antworten
Chris

Wie dem auch sei, ich will die Software auch nicht schlecht machen. Es gibt immer für irgendeinen den Fall, wo das genau ist, was er sucht.

Ich denke nur, dass der Titel "Inkasso Killer" dann stark fehl am Platz ist. Da wiegesagt die Software Inkasso nicht ersetzt. Sie bildet lediglich das Mahnwesen ab (mal ganz unabhängig davon mit welch tollen Features). Und sorgt meiner Meinung nach mit keinem Feature dafür, dass "schwierige" Kunden doch mal eher zahlen.

In dem ERP-System, welches ich nutze, sind Mahnungen auch kein Aufwand. Zwei Klicks und ein automatisierter Versand per E-Mail ist auch möglich.
Aber Inkasso wird leider durch ein (wie gut auch immer) Mahnverfahren nicht unnötig.

@Jochen: Ich gebe Dir recht, dass vieles, was Inkasso macht auch das "normale" Mahnwesen beinhaltet. Aber wer schon mal mehrere Monate oder über ein Jahr hinweg auf Geld wartet und die letzte Mahnung mehrfach versendet hat, x-Mal angerufen hat und trotzdem kein Geld bekommt, der muss leider einen anderen Schritt gehen. Und diesen Schritt macht diese Software eben nicht hinfällig. Gerade wenn Geschäftsbeziehungen auseinander gehen und noch Rechnungen offen sind, bringt ein "Mahnverfahren" herzlich wenig manchmal.

Antworten
Florian (Co-Founder Bilendo)

Hi Chris,

ich würde mich freuen, wenn wir dir als (kritischen) ERP-User unsere Software zeigen könnten. Wenn du dich bei uns meldest (in einer freien halben Stunde) dann zeigen wir dir die Lösung und du sagst uns, was besser werden müsste, damit du dir Zeit und Arbeit sparen könntest.

Es würde mich freuen von dir zu hören!

LG
Flo

Antworten
Chris

Hi Flo,

danke für das Angebot. Da ich, wie vermutlich jeder Selbstständige, momentan wieder einem Teil der Kunden hinterherlaufen muss (wobei einer dabei ist, der schon gar nicht mehr auf Mahnungen und Anrufe reagiert), war ich sofort hellhörig, als ich gelesen habe "Der Inkasso Killer".
Meine Enttäuschung bezieht sich daher nicht auf die Software selbst, sondern nur darauf, dass sie eben meiner Meinung nach kein Inkasso Killer ist.
Es gibt eben leider Kunden, die wollen nicht wirklich zahlen oder lassen sich nunmal extrem viel Zeit. Und da hilft leider die Software nicht. In diesen Fällen bringt ein "immer wieder Mahnen" nämlich oft nicht viel.
Ich habe mit Inkasso Killer assoziiert, dass genau das irgendwie in der Software abgebildet wird.

Wie würde mir die Software denn helfen, wenn der nicht so nette Kunde auch nach der 100sten Mahnung immer noch nicht zahlt?

Jochen G. Fuchs

@Chris

Nein, den letzten Schritt macht die Software nicht mehr überflüssig. Aber meiner Meinung nach, ist für den letzten Schritt kein Inkassobüro nötig.

Sondern eine API-Anbindung an einen Onlinedienst, der Mahnbescheide beim Gericht veranlasst und die Mahnakte nach zwei Wochen automatisiert an den zuständigen Gerichtsvollzieher übermittelt.

Das wäre von meiner Seite aus ein Featurewunsch an Bilendo. Aktuell kann das per API sicher in Verbindung mit einem entsprechenden Onlinedienst realisiert werden.

Antworten
Chris

Ja genau, so sollte es sein. Dann könnte man auch von "Inkasso Killer" sprechen.

Florian (Co-Founder Bilendo)

Hi Danny,

vollkommen richtig. Unternehmen sollten für Ihre Geschäftsprozesse eine Mittelstandssoftware einsetzen. In vielen ERP-Systemen ist die Finanzbuchhaltung schon integriert, in vielen über ein Modul oder eine Partnerlösung integrierbar. In allen Fällen hängt das Mahnwesen in der Finanzbuchhaltung und verursacht dort viel Arbeit (im Grunde hast du das ja geschildert... x-mal mahnen, versuchen den Kunden zu erreichen, Wiedervorlagen, Briefe, Abstimmung mit der Geschäftsleitung,...) bis das Geld da ist.
Genau hier setzt Bilendo an. Nach der Rechnungsstellung übernimmt die Software die Arbeit, informiert mit täglichen Reports (z.B. an den Account Manager oder die Geschäftsleitung) was die Automatik als nächstes tut und arbeitet völlig autark. Wenn die Automatik mal zu streng ist, kann man immer rechtzeitig eingreifen und im Rahmen des Automatismus einzelne Forderungen umplanen. Das ist hilfreich wenn z.B. ein Kundentermin ansteht.
Bilendo ist also die ideale Ergänzung der Mittelstandssoftware, funktioniert aber auch bei allen manuellen Prozessen wenn kleine Unternehmen nur wenige Rechnungen verschicken und noch keine super professionelle Software haben.

LG
Flo

Antworten
Chris

Und wo löst das jetzt Inkassobüros ab?

Schön und gut, die Software kann Mahnungen erzeugen und versenden (was nahezu die meisten WaWis auch können). Gut dann auch noch der automatische Postversand (können schon nicht mehr so viele, aber immer noch einige). Aber wo hilft das mit Inkasso?
Wenn ein Kunde nicht zahlen will kümmert sich Bilendo ja nicht darum, dass ich meine Kohle bekomme.

Also relativ nutzlos die Software und sicher kein Inkasso Ersatz.

Antworten
Florian (Co-Founder Bilendo)

Hi Chris,

danke für Deine ehrlichen Worte. Bilendo liefert insbesondere dort den größten Nutzen, wo viele Rechnungen und viele Zahlungen miteinander abgestimmt werden müssen. Ganz egal ob B2B oder B2C-Geschäft ist es immer wichtiger, den eigenen Kunden professionell zu erreichen, so auch im Mahnwesen. Bilendo ermöglicht trotz Automatisierung ein professionelles Auftreten gegenüber dem Kunden und sorgt ganz nebenbei dafür, die durchschnittliche Zeit zur Zahlung zu reduzieren, die mit dem Prozess verbundenen Kosten zu senken, Zeit zu sparen, Ressourcen frei zu machen und trotzdem die volle Kontrolle zu behalten.

Gerade für Unternehmen die z.B. hohe Außenstände haben, einen eher manuellen Prozess, eine nicht optimale Liquidität oder allgemein hohe Kosten ist Bilendo ein Ansatz der über die herkömmlichen Lösungen hinaus geht. In herkömmlichen Lösungen ist Mahnwesen entweder Teil der WaWi (ERP) oder der Finanzbuchhaltung. Bilendo macht Mahnwesen zu einem Kernprozess im Unternehmen und da gehört es (leider) auch hin.

Ein Inkasso-Service ist natürlich immer dann wirkungsvoll, wenn bewusst ein Dritter in die Kommunikation eingebunden werden soll. Das erzeugt Nachdruck, belastet aber unter Umständen die Kundenbeziehung. Gerade aus diesem Grund ist es in den meisten Fällen ratsam, erst den Service von Bilendo vorzuschalten und im Anschluss mit einem Inkasso-Unternehmen zu unterstützen. Bilendo bietet auch diese Möglichkeit nach der letzten Mahnung - integriert und automatisch.

LG
Florian

Antworten
Jochen G. Fuchs

Hi Chris!

Da bin ich anderer Meinung.

Nach deiner Definition ist, meiner Meinung nach, dann auch das Inkassobüro nutzlos Chris. Deren Arbeit besteht nämlich zu 90 Prozent genau aus dem, was diese Software macht.

Die restlichen 10 Prozent sind nutzlose Coldcalls und Adressrecherche.

Kunden die durch Zahlungserinnerungen nicht zahlen, werden auch durch ein Telefonat nicht zahlen.

Viele Grüße aus der Redaktion,
Jochen

Antworten
Danny Winkler
Danny Winkler

Ich kenne Unternehmen im B2B Bereich die verschicken die letzte Mahnung 4-6mal (automatisiert, bzw. setzen auch per Notification (zur höchsten Erreichbarkeitszeit des Unternehmers) kurz einen Call ab) und werfen das ganze dann nach x-Monaten mit allen Mahnkosten zum Inkasso. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die meisten trotzdem irgendwann zahlen und am Ende mehr als über das Inkasso herumkommt. Das ganze lässt sich in jedem ERP System abbilden und wer sowas nicht abgebildet bekommt, sollte evtl eher zu einer Mittelstandssoftware greifen.

Martin
Martin

@Jochen G. Fuchs: "werden auch durch ein Telefonat nicht zahlen" Woher nehmen Sie diese Erkenntnis? Bin im Forderungsmanagement tätig und unsere Sachbearbeiter sind im In- und Outbound sehr erfolgreich. Auch der Begriff "Coldcalls" ist in diesem Zusammenhang nicht korrekt. Des Weiteren ist ein professionelles Forderungsmanagement nicht auf die von Ihnen genannten Maßnahmen beschränkt.

Jochen G. Fuchs

@Martin

15 Jahre Handelserfahrung aus erster Hand sowie Erfahrungen aus den nachgelagerten Prozessen eines führenden, deutschen Netzbetreibers. (Telko).

Meine Meinung dazu ist ziemlich zementiert. Es ist schön für dich, wenn das bei euch klappt. (Wenn auch sehr kostenintensiv und nur durch die üblich horrenden Inkassogebühren zu finanzieren, was dann jedes Kundenverhältnis terminiert.) Klar, am Telefon bekommt man jemanden zum bezahlen. Ich weiß, dass die Inkassobranche davon überzeugt ist am Telefon am meisten zu erreichen. Und das mit Metriken auch gerne belegen möchten. Aber: Ich kann das auch für dich umformulieren: Bei Schuldnern, die theoretisch zahlungswillig und irgendwann auch zahlungsfähig sind, ist mit modernen Zahlungserinnerungsmethoden auch ohne Telefonat eine Zahlung erreichbar. Und besser. Insofern ist das Telefonat imho überflüssig.

Und das Thema wird mit jüngeren Kohorten rasant an Wichtigkeit zunehmen.

Eine bessere Aussicht haben zukünftig meiner Meinung nach niederschwellige Selfservice-Angebote, die über einen Onlineaccount und eine Payment-Page Bezahlmöglichkeiten und Kommunikationsmöglichkeiten anbieten.

Was die Coldcalls angeht: Ja, es gibt jede Menge Coldcalls aus der Inkassobranche. Damit meine ich nicht den Aruf beim Schuldner-Anschluss, sondern Drittanschlüsse.

Zwei Fragen an Dich:

1. Rechnet ihr nach Brago ab und was kostet es den Endkunden eine Forderung in Höhe von 50€ bei euch zu begleichen?

2. Welche Maßnahmen führt ihr denn sonst noch durch? Zähle sie gerne mal auf. Dann können wir über Sinn und Unsinn diskutieren.

Viele Grüße,
Jochen

Martin
Martin

@Jochen: habe dir geantwortet, siehe in den Kommentaren oben

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