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Die Buchhaltung aus der Cloud: So kannst du Papierkram.de als Agentursoftware nutzen

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Papierkram.de zeichnet sich durch eine kurze Einarbeitungszeit und konsequente Reduktion von Komplexität aus. Dieser Artikel stellt euch die integrierten Funktionen vor, die Projektarbeit im Team effektiver gestalten.

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Papierkram.de ist den meisten Selbstständigen und Agenturen als einfache und übersichtliche Buchhaltung in der Cloud bekannt, mit der sich Angebote, Rechnungen, Belege, EÜR und UStVA komfortabel verwalten lassen. Doch Papierkram.de kann durch die Integration von weiteren Features in vielen Unternehmen auch als vollwertige Agentursoftware zum Einsatz kommen und stellt so eine echte Alternative zu teuren und komplexen Tools dar.

Kontakt- und Projektverwaltung, eingebauter Timetracker zur effektiven Zeiterfassung aller Mitarbeiter, übersichtliche Auswertungsfunktionen wie ein Cashflowdiagramm sowie Budgetkontrolle und Finanzübersicht von Projekten machen aus Papierkram.de eine einfach zu bedienende und schlanke Projektmanagementsoftware, die alle Belange von kleineren Agenturen abdeckt.

CRM – die Kundenverwaltung

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Eine übersichtliche Kundenverwaltung ist das Herzstück einer Agentursoftware und sollte einen schnellen Zugriff auf alle Kontakte und den Informationen zu den Kontakten bieten.

Das Adressbuch in Papierkram.de speichert alle relevanten Daten zu einem Kunden und listet diese übersichtlich auf. Jeder Firmenkontakt kann dabei mehrere Personen umfassen, so werden unterschiedliche Ansprechpartner zentral in einem Datensatz verwaltet.

Die Übersichtsseite eines jeden Kunden zeigt alle Personen, alle aktiven Projekte, alle zugeordneten Angebote, Rechnungen und Belege und eine Übersicht über bisher abgerechnete, noch abzurechnende und offene Posten.

Darüber hinaus stellt Papierkram.de zu jedem Kunden einen Verlauf der finanziellen Historie des letzten Jahres in einem Diagramm dar. So kann der bisherige Finanzverlauf mit einem Blick erfasst werden.

Projekte und Projektbudgets verwalten

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Agenturen arbeiten meist projektbasiert und Projekte müssen dokumentiert werden. Eine gute Agentursoftware zeichnet sich daher durch ein effizientes Projektmanagement aus, das die Dokumentation so einfach und effektiv wie möglich gestaltet und das Projekt möglichst unkompliziert begleitet.

Projekte lassen sich definieren als „einmalige Vorhaben mit Start- und Endtermin, die durch begrenzte Ressourcen determiniert sind“. Die ein Projekt determinierenden Ressourcen sind in der Dienstleistungsbranche üblicherweise Zeit und/oder Geld.

Legt man in Papierkram.de ein neues Projekt an, spielen genau diese Faktoren eine Rolle. Neben Projektname, Kunde und Team wird der Zeitraum, in dem das Projekt stattfinden soll, angegeben. Weiter wird zwischen den Budgettypen Zeit und Geld gewählt und der entsprechende Wert eingetragen. In der Projektübersicht hat man so jederzeit einen genauen Überblick über die Finanzen, das Restbudget und die noch zu erledigenden Aufgaben. Eine Liste aller aktiven Projekte gibt eine genaue Zusammenfassung über die das Projekt begrenzenden Faktoren.

Rechnungen können direkt aus einem Projekt heraus erstellt werden. Alle Rechnungen, die zu einem Projekt gehören, werden auf der Projektübersichtsseite aufgelistet und bereits bezahlte Rechnungen als Einnahmen, noch nicht abgerechnete Zeiten als abrechenbarer Betrag in einer Grafik dargestellt.

Auslagen, die man als Dienstleister für ein Projekt hatte, können als Beleg im System erfasst und an den Kunden beziehungsweise das Projekt weiterberechnet werden. Auch diese werden in der Dokumentübersicht des Projekts aufgelistet und in der Grafik zu den Finanzen dargestellt. So hat man auch die Ausgaben zu einem Projekt immer im Blick.

Exakte Zeiterfassung für jedes Teammitglied

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Die genaue Erfassung der Zeit, die für Projekte aufgewendet wurde, ist essentiell für Agenturen. Mit Papierkram.de können die Zeiten aller Teammitglieder ganz ohne externe Tools minutengenau erfasst und direkt in Rechnung gestellt werden.

Für jedes Projekt wird ein Team definiert. Jedes Teammitglied kann Aufgaben im Projekt erledigen und dafür mit dem integrierten Timetracker seine aufgewendeten Zeiten direkt erfassen und dokumentieren.

Da es sich bei Papierkram.de um eine Software in der Cloud handelt, können Teams weltweit verteilt sein. Eine Internetverbindung und ein Browser genügen, damit sich jedes Teammitglied in das entsprechende Projekt einklinken kann.

Erfasste Zeiten können wiederum mit wenigen Klicks in eine Rechnung überführt und abgerechnet werden.

Die Buchhaltung ist schon mit dabei

Neben den beschriebenen Funktionen zum Projektmanagement, zur Kundenverwaltung und zur Rechnungsstellung verfügt Papierkram.de über alle wichtigen Buchhaltungsfunktionen wie Erstellung von Angeboten, Belegverwaltung und Cashflow. Es können darüber hinaus häufig verwendete Waren und Dienstleistungen verwaltet werden und schließlich erstellt Papierkram.de die UStVA und die EÜR mit nur einem Klick.

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4 Reaktionen
tobiashagenau
tobiashagenau

Hey zusammen, erstmal full disclosure, man findet mich bei http://www.hellohq.io.

Aber davon mal abgesehen, verstehe ich, dass Lösungen wie papierkram.de natürlich den täglichen Bedarf in der ganzen Belegverwaltung für viele Agenturen übernehmen. Aber insgesamt ist der Agenturprozess doch komplexer. Von der Verwaltung von Kundenaccounts mit vielen Projekten, Budgets, Retainern bis hin zu Ressourcenplanung sind Agenturen eben ein bisschen Speziell. Daher gibt es ja auch die Softwarekategorie "Agentursoftware" mit Anbietern, die sich hierauf spezialisiert haben. Eine entsprechende Suche würde ich allen Agenturen ans Herz legen...

wawug
wawug

Funktioniert das auch, wenn böse Buben das Netz scannen, und der Speedport mal wieder klemmt? Geht das auch, wenn mein (Klein)Unternehmen auf dem Land angesiedelt ist? Was mache ich, wenn der Dienst "von heute auf Morgen" einfach dicht macht, oder den Zugang sperrt, daten nicht normiert exportiert werden können? Sowas ist ja noch niieeee vorgekommen...

Ach, die Daten kommen ja *aus der cloud* - also direkt vom Himmel - da benötigt man ja keine (stabile) Internetverbindung :)

Sorry, aber wer als Unternehmer ernsthaft seine EDV in die Cloud auslagert, dem ist in vielerlei Hinsicht nicht zu helfen. Die paar gesparten Cent werden den Laden auch nicht mehr retten, wenn der Datengau eingetreten ist.

Kevin

Selbst die eigene EDV kann abschmieren. Dann bleibt dir wohl nur noch der Stift und das Papier.

Papierkram ist klasse und kann ich jedem Web-Worker empfehlen!

LG Kevin

Karl Marks
Karl Marks

Ich denke worauf er hinaus wollte war nicht das die EDV abschmieren kann; sondern dass man sich vom Internet (-Verbindung) abhängig machen würde - was eben - entgegen dem was viele aus der Politik verbreiten - noch immer nicht überall in ausreichendem und stabilem Maße existiert.
Die eigene EDV auszutauschen ist halt einfacher als die Internet Verbindung (in spezifischen Situationen).

Desweiteren - und das wäre mein Haupt Grund - gibt es gefühlt eine Datenpanne nach der anderen in der 'Cloud Welt'.
ich zumindest habe nicht das Gefühl, dass - die Mehrheit der Anbieter - vertrauensvoll mit den Daten und deren Sicherung umgeht.

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