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Software & Infrastruktur

Zwischen San Francisco, Berlin und Melbourne: Mit diesen 8 Collaboration-Tools arbeitet 99designs

    Zwischen San Francisco, Berlin und Melbourne: Mit diesen 8 Collaboration-Tools arbeitet 99designs

99Designs. (Bild: Emma Maidment)

Das 99designs-Team arbeitet dezentral von San Francisco, Rio de Janeiro, London, Paris, Berlin und Melbourne aus. Mit diesen acht Collaboration-Tools gelingt es dem Design-Marktplatz die Arbeitsabläufe zu koordinieren.

Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen kann Fluch und Segen zugleich sein. Zum einen sind die unterschiedlichen Tagesabläufe ein Garant dafür, dass rundum die Uhr an einem Projekt gefeilt oder eben ein Kunden-Support sichergestellt wird. Zum anderen laufen Teams häufig Gefahr aneinander vorbeizuarbeiten. Um dem entgegenzuwirken nutzen weltweit agierende Unternehmen verschiedene Programme, die den ständigen Austausch und den Abruf von wichtigen Informationen gewährleisten zu können.

Slack, Trello und Confluence: Diese Collaboration Tools sind bei 99designs im Einsatz

Jason Aiken, Produktmanager bei 99Designs.
Jason Aiken, Produktmanager bei 99Designs. (Bild: Twitter)

Eines dieser Unternehmen, dessen Büros zeitlich gesehen kaum weiter voneinander entfernt liegen könnten, ist 99designs – der bekannte Crowdsourcing-Marktplatz für Design-Projekte. Zwischen dem Hauptquartier in San Francisco und der Zweigstelle in Melbourne liegen satte 18 Stunden Zeitunterschied. Hinzukommen Büros in Rio de Janeiro, Berlin, Paris und London, die ebenfalls am Informationstropf hängen.

Wir haben dem Team an der US-amerikanischen Westküste einen Besuch abgestattet und bei dem verantwortlichen Produktmanager Jason Aiken nachgefragt, mit welchen sogenannten „Collaboration Tools“ die Kollegen am anderen Ende der Welt auf dem Laufenden gehalten werden – diese interessante Liste kam dabei heraus.

Einblick in das 99Designs-Büro in San Francisco. (Bild: Andreas Weck)
Einblick in das 99Designs-Büro in San Francisco. (Bild: Andreas Weck)
  • Slack – Direkt- und Gruppen-Chat

Der „Slack“-Messenger wird bei 99designs vor allem als Direkt- und Gruppen-Chat von den einzelnen Team-Mitglieder genutzt, die sich in Echtzeit austauschen müssen. Besonders an „Slack“ ist die umfassende Suchfunktion für Gesprächsinhalte und die Möglichkeit zahlreiche Web-Apps nahtlos integrieren zu können – darunter Projekt-Management-Systeme wie Basecamp und Trello sowie das Kunden-Management-System Zendesk oder Cloud-Dienste wie Dropbox und Google Drive.

  • Blue Jeans – Video-Konferenzen

Während „Slack“ für den kurzen schriftlichen Austausch genutzt wird, haben die 99designs-Mitarbeiter den Dienst „Blue Jeans“ für geplante Video-Konferenzen ausgewählt. Die Entscheidung das Tool zu nutzen, geht vor allem auf die Erfahrung zurück, dass die Verbindungen schneller und zuverlässiger stattfinden als beispielsweise bei Skype.

  • Basecamp – Diskrete Diskussionsplattform

99designs nutzt „Basecamp“ um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben diskreter über laufende Projekte diskutieren zu können, sprich ohne dass nicht unmittelbar beteiligte Mitarbeiter einen Einblick in die Kommunikation bekommen. Hier werden vor allem Fortschritte und Rückschläge in Projekten sowie nächste Arbeitsschritte besprochen und festgehalten.

  • Confluence – Unternehmens-Wiki

Das Enterprise-Wiki „Confluence“ nutzt 99designs vor allem um Projekt-Ergebnisse zu dokumentieren und etwaige Zwischenschritte nachvollziehbar zusammenzufassen. Jedes Team hat einen Zugriff und kann das Archiv mit Einträgen erweitern. Andere Teams, die sich über die Ergebnisse informieren möchten, können die verschiedenen Informationen der Projekte jederzeit einsehen.

  • Trello – Projektplanung

„Trello“ hilft den Teams sich gegenseitig zu organisieren. Das Tool dient intern vor allem zum Pipeline-Management und zeigt auf, welche Personen an welchen Aufgaben aktuell arbeiten. 99designs trägt beispielsweise Bugs in entsprechende Boards ein, die den Entwicklern zugeordnet sind. Neben diesem Anwendungsfall werden noch viele weitere Aufgaben über „Trello“ organisiert.

  • Google Docs – Spreadsheets und andere Dokumente

Um „Google Docs“ führt im Unternehmenskontext kaum noch ein Weg dran vorbei. Auch 99designs nutzt den Service um Spreadsheets und andere Dokumente in der Cloud für alle zugänglich zu machen und sie schlussendlich gemeinsam zu bearbeiten – darunter befinden sich beispielsweise auch einfache Dokumente wie Telefonlisten.

  • Invision – Interaktives Design-Prototyping

„Invision“ ist vor allem für das Design-Team von 99designs von höchster Bedeutung. Hier werden im Handumdrehen aus ersten Entwürfen interaktive Prototypen erstellt, die über den Browser oder einer jeweiligen Applikation an involvierte Mitglieder geschickt und in Meetings als Präsentationsgrundlage genutzt werden.

  • 99designs – Community-Kanal für Entwurfsarbeiten

Natürlich wird auch das eigene Produkt im Design-Kontext intensiv genutzt, um mit der „99designs“-Community im Rahmen von Entwürfen enger zusammenzuarbeiten. Zwar hat das weniger mit interner Kollaboration zu tun, jedoch möchten die Verantwortlichen auch die eigenen Nutzer stärker in neue Projekte integrieren.

t3n im Silicon Valley

Andreas WeckAndreas Weck hat 2014 für t3n aus San Francisco und dem Silicon Valley über neue Trends, spannende Tools und interessante Orte des Tech-Epizentrums berichtet. Sein Eindruck: Im Valley gibt es viele schlaue Köpfe und genauso viele bekloppte Geschäftsideen. / Twitter, Facebook.

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8 Reaktionen
fyhvfyjgf
fyhvfyjgf

Unser täglich SF-Update gib uns heute :)

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Nikolai
Nikolai

Andreas, danke für die Zusammenfassung! Einige Tools kannte ich noch nicht.

Was ich aber nie verstehen werde, ist, wozu man sich das Leben doch so umständlich macht. Wozu so viele Tools, wenn es eins gibt, das alles kann: http://www.bitrix24.de/whatisthis/

An Preis liegt's definitiv nicht.

Daher die Frage in die Runde. Was ist euch lieber, ein plastischer Allrounder, oder eine Toolsammlung?

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Bastian
Bastian

Definitiv die Toolsammlung. Bei einem Alleskönner Werkzeug hat man immer das Gefühl Dinge zu bezahlen die man gar nicht braucht.

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Nikolai
Nikolai

Und wenn der Allrounder kostenlos ist, und die Gebühr nur ab einer bestimmten Teilnehmerzahl fällig ist?

Bastian
Bastian

Gegenargument 2: Ein Allrounder ist in der Regel eine "Insellösung" und primär auf interne Interoperabilität aufgebaut. Google Apps ist vom Prinzip her auch so ein Allrounder, man kann aber alle Einzeltools unabhängig voneinander kostenfrei nutzen oder eben nicht nutzen. Das ist der große Unterschied zu anderen Allroundern (wie bitrix24) bei denen man immer das Paket "kauft".

Zwar bietet auch bitrix24 eine API an, mit welcher man andere Tools anbinden kann, aber letztlich muss man dann auch Aufwand reinstecken und das als Kunde selbst entwickeln.

Gegenargument 3: Alle Daten und Funktionen bei einem Anbieter erhöhen das Ausfallrisiko enorm. Das sollte man vermeiden. Ich nutze Dropbox UND GDrive UND ähnliche. Skype, WhatsApp, Hangouts und TextSecure zur Kommunikation. G+ und Facebook und Twitter für Social Activities. Private und berufliche Subversion-Repos, GitHub und Bitbucket.Teilweise redundant, teilweise je nach Anwendungsfall.

Ich würde mit einem Allrounder mir nur eine weitere Option ins Haus holen und dann entscheidet letztlich die Bequemlichkeit, Usability und wie gut die Tools in die eigenen Workflows passen.

Nikolai
Nikolai

Gegenargument 3 ist gut, danke! Ich hatte das so bis jetzt nicht gehört, aber es ist definitiv nicht abwegig und ich werde mir Gedanken dazu machen.

Sebastian
Sebastian

Ich denke eine integrierte Lösung ist sinnvoller als eine Vielzahl an Tools. Somit stehen die Anwender nicht vor dem Problem - in welchem Tools mache ich nun was und wo finde ich welche Inhalte. Besonders als kleines Unternehmen kommt man wohl mit verschiedenen Tools noch gut aus, aber sobald die Unternehmensgröße wächst macht eine Reduktion von Tools und der Einsatz von integrierten Lösung auf jeden Fall Sinn.

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Bastian
Bastian

Genau, und deshalb ist die Variante die 37signals gemacht hat (oder was Google macht), nämlich Einzeltools miteinander zu verknüpfen so gut gelaufen.

Man nutzt ein Tool des Anbieters weil es den eigenen Workflow optimal unterstützt. Irgendwann kommt der Punkt wo der Konfigurationsaufwand für viele Mitarbeiter und viele Tools unüberschaubar wird und man beginnt zu reduzieren. Als erstes versucht man dann natürlich Funktionalitäten zu bündeln und von einem Anbieter zu nutzen, soweit diese das bisherige Tool passend ersetzen können.

Und idealerweise (wenn das Unternehmen irgendwann auf die Ideen Datenschutz und Datensicherheit kommt) steht der selbe Anbieter mit einer On-Premise-Lösung parat.

Die Wahrscheinlichkeit, dass man auf ein Unternehmen trifft, was noch keine bestehenden Tools einsetzt ist sehr gering.

Die Wahrscheinlichkeit, dass man auf ein Unternehmen trifft, was alle Tools auf einmal gegen die eigene Allrounder-Lösung ersetzen möchte schätze ich als ebenso gering, wenn nicht noch geringer ein.

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