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5 Tipps für bessere E-Mails

    5 Tipps für bessere E-Mails

(Grafik: Shutterstock)

Aufgrund der hohen Anzahl an erhaltenen E-Mails werden viele davon nicht mal mehr gelesen. Damit euch das nicht passiert, geben wir euch unsere wichtigsten Tipps für bessere E-Mails.

Die E-Mail-Flut nimmt weiter zu

„Viel zu oft reicht ein kurzer Blick nicht aus, um einschätzen zu können, wie wichtig die Nachricht ist.“

Mehr als 200 Milliarden E-Mails werden täglich verschickt. Studien zufolge soll jeder von uns 2015 im Schnitt 88 E-Mails pro Tag erhalten. Auch wenn davon durchschnittlich elf Spam sind, entsteht jede Menge Arbeit. Seinem Gegenüber kann man unter diesen Umständen kaum vorwerfen, dass er nicht auf jede E-Mail antwortet und sie bisweilen nicht einmal liest.

Diese Tatsache hängt aber nicht nur an der reinen Anzahl an E-Mails, sondern auch an deren Aufbau. Viel zu oft reicht ein kurzer Blick nicht aus, um einschätzen zu können, wie wichtig die Nachricht ist. Dabei sind wir aufgrund vieler E-Mails mehr und mehr darauf angewiesen, genau das zu wissen. Damit ihr es euren Kollegen und Geschäftspartnern möglichst einfach macht, geben wir euch fünf Tipps für eine möglichst effiziente Kommunikation via E-Mail.

5 Tipps, damit eure E-Mails auch gelesen und beantwortet werden

Die Flut an E-Mails nimmt zu – deshalb beachtet ruhig ein paar unserer Tipps. (Grafik: Shutterstock)
Die Flut an E-Mails nimmt zu – deshalb beachtet ruhig ein paar unserer Tipps. (Grafik: Shutterstock)

1. Wählt eine persönliche Ansprache

Eine persönliche Ansprache wirkt zunächst höflicher und professioneller. Sie erhöht aber auch die Chance, eine Antwort zu bekommen. Wir sind schließlich alle geneigt, einer Handlungsaufforderung Folge zu leisten, wenn sie an uns gerichtet ist. Seid ihr also nicht sicher, mit wem ihr es zu tun habt, nehmt euch etwas Zeit und findet es heraus.

2. Das Wichtigste zuerst

Wir erhalten schlicht und ergreifend zu viele E-Mails. Statt weit auszuholen, solltet ihr den Grund eurer Nachricht daher möglichst direkt hinter der persönlichen Anrede platzieren. Euer Gegenüber will wissen, warum er die Mail bekommen hat und welche Reaktion jetzt von ihm erwartet wird. Zusätzliche Details könnt ihr darunter platzieren, sortiert nach Dringlichkeit. Denkt dabei aber auch an unseren nächsten Tipp.

3. Fasst euch kurz

Um ein unnötiges Hin und Her zu vermeiden, sollte eure Mail alle Informationen enthalten, die der Empfänger benötigt. Alles, was darüber hinausgeht, ist unnötig und verschwendet nicht nur eure Zeit, sondern auch die eures Gegenübers. Versucht, die Informationen in kurze und klare Sätze zu packen. Auch unnötige Füllwörter solltet ihr vermeiden, wann immer es möglich ist.

Immer häufiger werden E-Mails auf Smartphones gelesen. Unnötiges Scrollen auf dem kleinen Bildschirm schadet der Produktivität. Dieser Tipp gilt übrigens auch für die Betreffzeile. Sie sollte aus nicht mehr als 40 Zeichen bestehen. Das steigert die Öffnungsrate und verhindert, dass sie auf mobilen Endgeräten in der Mitte abgeschnitten wird.

4. Weist auf die Dringlichkeit hin

Klar, im Grunde findet jeder, dass sein Anliegen wichtig ist und vom Empfänger sofort bearbeitet werden sollte. Wenn es eine Deadline gibt, solltet ihr diese aber unmissverständlich kommunizieren. Vermeidet es hingegen, künstlich eine nicht vorhandene Dringlichkeit zu suggerieren. Das mag ein paar Mal funktionieren, wird irgendwann aber nicht mehr wirklich ernstgenommen. Das wiederum kann zu einem echten Problem werden, wenn es wirklich mal schnell gehen muss.

5. Verzichtet auf Abkürzungen, Emoticons und Ironie

Wir haben empfohlen, dass ihr euch möglichst kurz fasst. Das aber bedeutet nicht, dass ihr möglichst viele Begriffe abkürzen solltet. Tatsächlich erhöht ihr damit die Gefahr, missverstanden zu werden. Außerdem will euer Empfänger sicherlich nicht Google anschmeißen müssen, um den Inhalt eurer Mail zu verstehen.

Im beruflichen Kontext solltet ihr auf Emoticons verzichten. Sie gehören schlichtweg nicht in geschäftliche E-Mails. Gleiches gilt auch für Ironie. Ironische Anmerkungen resultieren in Textform zu unnötigen Missverständnissen.

Auch Links solltet ihr nur dosiert einsetzen. Sie können leicht vom eigentlichen Inhalt ablenken. Vor allem, wenn sie nur bedingt etwas mit eurem Anliegen zu tun haben. Anhänge sollten ebenfalls nur versendet werden, wenn sie unbedingt notwendig sind. Niemand will sich die benötigten Informationen aus einem Word-Dokument zusammensuchen, wenn sie ohne großen Aufwand in der eigentlichen E-Mail Platz gefunden hätten.

Auch interessant in diesem Zusammenhang ist unser Artikel „15 Tricks, um in E-Mails besonders smart rüberzukommen“, der sich auf ironische Art und Weise mit dem selben Thema beschäftigt.

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9 Reaktionen
michael
michael

Für mich zählt vor allem auch hier MOBILE FIRST, da immer mehr Geschäftskommunikation unterwegs erledigt und gelesen wird. Weder seitens der Handys noch von stationären Rechnern wird das derzeit unterstützt. Für Newsletter gibt's bereits Lösungen, nicht aber für den normalen Mailverkehr.

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Fanmade
Fanmade

Beim normalen Mailverkehr bedeutet "Mobile First" doch eigentlich nur, dass man sich kurz fasst, oder nicht?
Bei Newslettern ist das noch mal ein ganz eigenes Thema. Solange Outlook die E-Mails noch mit der Engine von Word rendert, kann man die wirklich praktischen Techniken einfach nicht verwenden. Da kann man genauso gut eine responsive Website für den IE 6 schreiben...

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Rainer
Rainer

Was genau verstehst Du unter #MobileFirst ?

Antworten

michael
michael

Irgendwie sollten Mails immer als responsive Email und mobile friendly ausgegeben werden.

Rainer
Rainer

- Nicht mehrere Themen in 1 E-Mail packen, lieber trennen.
- Gibt es einen Projektnamen, gehört der an die erste Stelle des Betreffs, dann, getrennt mit einem Zeichen wie -, : oder // das Unterthema, das Problem, das Anliegen.
- Sind E-Mails nicht eindeutig interpretierbar, lieber anrufen oder Web-Konferenz.
- E-Mails kurz fassen - absolut! Ich spare mir oft die Leerzeilen und die Mails sind min. genau so gut lesbar.

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Achim Trumpfheller
Achim Trumpfheller

Das mit den Emoticons kann man aber auch durchaus anders sehen! Leider finde ich den ursprünglichen Artikel nicht mehr, aber ich habe gelesen – und es leuchtet durchaus ein – dass gerade, weil einer Mail die Komponente der Stimme und Tonlage fehlt, die genau die Emotion transportieren, ein sinnvoll gesetzter Smily durchaus förderlich ist.

Natürlich kann man sich auch af den Standpunkt stellen, dass man sich in E-Mails ausschließlich sachlich äußern sollte, aber in der Realität bin ich zumindest kein Roboter und scherze sowohl am Telefon als eben auch per Mail schon mal mit meinen Kunden.

Warum also nicht?

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Daniel
Daniel

Kann ich nur beipflichten.
Die Dosis macht's und die Trennung geschäftlich/privat ist mittlerweile doch auch längst überholt.

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Rico Patzer
Rico Patzer

Guter Einwand! Es kommt ganz einfach auf die Beziehung zwischen dir und deinen (potentiellen) Kunden an. Ich denke hier geht es hauptsächlich darum klar zu machen, dass man geschäftliche Emails nicht mit einem Whatsapp-Chat gleichsetzen sollte ;).

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nicmare
nicmare

etwas wichtiges habt ihr vergessen:
"Wähle einen aussagekräftigen Betreff". erleichtert das wiederfinden von mails ungemein

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