E-Mails optimieren: 77 wertvolle Tipps

Zur schnellen und unkomplizierten Kommunikation werden täglich Millionen von E-Mails verschickt und in fast jedem Beruf genutzt. Der richtige Umgang mit E-Mail ist aber gar nicht so einfach. Der Blog Karrierebibel hat 77 Tipps für die berufliche E-Mail-Nutzung herausgearbeitet.

e mail 22191 — (Foto: Ariaski / flickr.com, Lizenz: CC-BY)

Höflichkeit und Nettiquette

Keine privaten E-Mails vom Firmenkonto - Bei vielen Firmen sowieso verboten, außerdem hat der Administrator Einblick auf die E-Mails.
Keine Emoticons. Emoticons sind in der Regel nicht erwünscht und haben in E-Mails nichts verloren.
Vorsichtig formulieren. E-Mails sind keine privaten Gespräche. Sie können weitergeleitet und jedes falsche Wort kann im Zeifel wieder ausgekramt werden.

Effiziente Kommunikation

Aussagekräftiger Betreff. Der Betreff gibt klar und schnell wieder, was der Empfänger von der E-Mail erwarten kann. Das erleichtert Einordnung und Verwaltung.
Kurz halten. Lange Mails werden selten gelesen, also auf das wichtigste beschränken.

Mobile E-Mail-Nutzung

Grenzen akzeptieren. Das E-Mail Programm kann noch so gut sein, doch die Tastatur am PC kann kein Smartphone ersetzen. Mobile E-Mails auf das nötigste beschränken.
Auf Anhänge verzichten. Datentarife haben in Deutschland ein gewisses Datenvolumen. Ist dieses Volumen überschritten, wird die Geschwindigkeit gedrosselt. Solltet ihr wissen, das der Kollege nur mobil E-Mails empfangen kann, auf Anhänge verzichten.

Produktivität und Filter

Direkt antworten. Im Idealfall antwortet direkt auf eine einkommende E-Mail. Das spart im Nachhinein Zeit, da man sich nicht ein zweites Mal mit der Mail beschäftigen muss.
Filter einsetzen. Um einen Überblick über die eingehenden E-Mails zu behalten, ist es sinnvoll eine Vorfilterung einzustellen und nach Projekten, Themen oder Unrat zu sortieren.

Anhänge

Klein halten. Anhänge werden am besten auf die notwendige Dateigröße beschränkt und wenn möglich komprimiert.
Links verschicken. Nette Alternative zu großen Anhängen. Daten schnell auf einem Server a la ge.tt zwischenspeichern und große Datenanhänge vermeiden.

Datenschutz und Sicherheit

Wichtige E-Mails sichern. Wichtige E-Mails lohnen immer noch einmal an einem anderem Ort oder beispielsweise als PDF-Dokument zu speichern.
Passwörter ändern. Ein alter Tipp aber immer noch nicht aus der Mode: Passwörter regelmäßig ändern und hoch komplexe Passwörter setzen.

Die komplette Liste mit allen 77 Tipps für bessere E-Mails findet ihr hier.

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