let's
play
china
Panda ausblenden

Du hast deinen AdBlocker an?

Es wäre ein Traum, wenn du ihn für t3n.de deaktivierst. Wir zeigen dir gerne, wie das geht. Und natürlich erklären wir dir auch, warum uns das so wichtig ist. Digitales High-five, deine t3n-Redaktion

Sponsored Post Was ist das?

Mitarbeiterdaten, Onboarding, Recruiting: Darum solltest du auf ein HR-Tool statt auf Excel setzen

(Foto: Shutterstock)

Anzeige
Die Mitarbeiterverwaltung mit Excel stößt gerade bei wachsenden Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Wie HR-Tools funktionieren und welche Probleme sie lösen.

Schon ab 20 Mitarbeitern verliert man im Personalbereich leicht den Überblick und verbringt unnötig viel Zeit mit „Feuerlöschen“. Das löst Frust aus, sowohl bei den Mitarbeitern als auch in der HR-Abteilung. Personio zeigt euch, wie ihr typische Probleme mit HR-Software bewältigen und mehr Effizienz in eure HR- und Recruiting-Prozesse bringen könnt. 

Problem #1: Mitarbeiterdaten in Excel verwalten

Kleine Unternehmen setzen zur Verwaltung der Mitarbeiterinformationen oft auf Excel-Tabellen, die zwar mit guten Vorsätzen erstellt, häufig aber nicht sorgfältig gepflegt werden.

„Anfangs wurden Bewerber- und Mitarbeiterdaten in Outlook und Excel verwaltet. Durch unser starkes Wachstum kam es immer häufiger zu Inkonsistenzen. Mit HR-Software haben wir diesen Prozess vereinfacht und für alle Mitarbeiter transparent gestaltet.“

Simon Walter, People & Business Development Manager, NavVis GmbH

Hinzu kommt, dass nicht jeder Mitarbeiter Einsicht in die Daten anderer Mitarbeiter erhalten soll; Personalabteilung und Vorgesetzte benötigen aber uneingeschränkten Zugriff, um effizient arbeiten zu können. Änderungen der Mitarbeiterdaten werden der Personalabteilung spät oder nie mitgeteilt und müssen gleich an mehreren Stellen manuell aktualisiert werden. Für die monatliche Gehaltsabrechnung muss händisch eine weitere Datei erstellt und per E-Mail an den Steuerberater geschickt werden.

Aktuelle HR-Software kann dieses Problem lösen: Mitarbeiter können selbst ihre Stammdaten aktualisieren und man kann festlegen, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf. Auf Knopfdruck lassen sich Auswertungen für Lohnbuchhaltung und Geschäftsführung erstellen.

Beispiel Personio: Für alle HR-Bereiche automatisch Berichte erstellen, filtern und exportieren. (Foto: Personio /Shutterstock)

Problem #2: Unstrukturiertes Onboarding neuer Mitarbeiter

Diverse Studien zeigen, dass die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters maßgebend für die langfristige Bindung sind. Daher sollten Team und Arbeitsplatz bestens vorbereitet sein. Nicht selten gibt es beim Onboarding keinen strukturierten Prozess oder nur Checklisten in Papierform.

HR-Software erinnert Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt automatisch an ihre Onboarding-Aufgaben. Beispielsweise erhält die IT eine Woche vor Startdatum eine E-Mail mit der Aufforderung, einen Laptop für den Neuankömmling einzurichten. Am ersten Tag wird der neue Mitarbeiter selbst daran erinnert, seine Stammdaten per Browser direkt in die digitale Personalakte einzutragen. Im Anschluss informiert die Software automatisch Personalabteilung und Steuerberater über die Änderungen.

Beispiel Personio: Effizientes Mitarbeiter-Onboarding durch HR-Dashboard, individuelle TODOs und automatische E-Mail Erinnerungen. (Foto: Personio /Shutterstock)

Problem #3: Urlaub und Krankheitstage in Excel verwalten

Aufwand und Komplexität der Fehlzeitenverwaltung werden oft unterschätzt. Neben Urlaub, Home-Office und Mutterschutz müssen vor allem krankheitsbedingte Ausfälle samt Attest korrekt erfasst werden, um diese bei der Versicherung anmelden zu können. Dieser Prozess lässt sich nur schwer mit Tabellenkalkulationsprogrammen abbilden. HR-Software ermöglicht Mitarbeitern, ihre Fehltage via Smartphone einzutragen, berechnet Resturlaub und informiert Urlaubsvertreter und Vorgesetzte.

Beispiel Personio: Mitarbeiter tragen per Employee-Self-Service selbstständig Urlaub, Krankheit und weitere Fehlzeiten im zentralen Kalender ein. (Foto: Personio / Shutterstock)

Problem #4: Bewerberauswahl im E-Mail Postfach

In vielen Unternehmen ist die „jobs@“-Adresse der wichtigste oder einzige Kanal für Bewerbungen. Da liegt es nahe, dass auch die anschließende Bewerberauswahl direkt im E-Mail Postfach durchgeführt wird. Mit steigenden Bewerberzahlen wird es dort jedoch schnell unübersichtlich und Fehler sind vorprogrammiert: Bewerbungen werden übersehen, man wartet tagelang auf Feedback vom Hiring Manager und gibt den Kandidaten spät oder nie Rückmeldung. Nicht selten machen die Betroffenen ihrem Ärger auf Kununu Luft („Beworben und nie mehr was gehört – Saftladen“).

„In der Wachstumsphase hatten wir viele Bewerber und es war schwierig den Überblick zu behalten. Teilweise haben wir Bewerbungen aufgrund langer Antwortzeiten verloren. Mit der Einführung von Personio konnten wir hier deutlich an Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit zulegen.“

Lea Dirkwinkel, HR Manager, Raisin GmbH

Ein weiteres Problem ist die fehlende Erfolgsmessung von Recruiting-Kanälen und Job-Postings. Im Marketing nutzt man Google Analytics zur Auswertung von Kampagnen, aber Stellenausschreibungen für mehrere tausend Euro gleichen oft noch immer einem finanziellen „Blindflug“.

HR-Software bündelt die gesamte Korrespondenz mit den Kandidaten an einer Stelle und visualisiert den Bewerbungsprozess. Fachbereiche können nach Bedarf in die Personalauswahl einbezogen werden. Fortgeschrittene Tools ermöglichen das Multi-Posting offener Stellen in mehreren Online-Jobportalen und erstellen automatisch Auswertungen zu Rücklauf und Kosten.

Beispiel Personio: Mitarbeiterdaten übersichtlich an einer Stelle verwalten, zukünftige Änderungen terminieren und Zugriffsrechte je Bereich festlegen. (Foto: Personio / Shutterstock)

Unterm Strich lässt sich sagen: ein professionelles HR Management Tool wird in der Regel ab 20 Mitarbeitern notwendig - bei starkem Wachstum macht ein Applicant Tracking System eventuell schon früher Sinn. Neben zuverlässigen Prozessen führt HR-Software vor Allem zu einer Entlastung der Personalabteilung, die folglich mehr Zeit und Energie in strategische Themen investieren kann. Cloud-Lösungen empfehlen sich wegen der kostengünstigen und schnellen Einrichtung. Angesichts steigender Anforderungen im Datenschutz sollte man sich aber unbedingt erkundigen, wo die Mitarbeiterdaten gehostet werden.

Personio kostenlos testen

Das Personio-Team aus München baut innovative HR & Recruiting Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die ganz ohne langwierige Installation auskommt und beim Hosting auf zertifizierte Rechenzentren in Deutschland setzt.

Personio unterstützt Personalabteilungen bei allen Aufgaben von Recruiting über Fehlzeiten bis zur Gehaltsabrechnung. Über 180 deutsche Unternehmen zwischen 20 und 600 Mitarbeitern nutzen die Lösung aktuell.

Mehr erfahren und Personio kostenlos testen!

 

Alle Personio Funktionen im Überblick (Quelle: Personio auf Vimeo)

3 Reaktionen
Ghoffmann1969
Ghoffmann1969

Man kann doch nicht ernsthaft versuchen, Personaldaten in Excel zu verwalten. Das kann echt nicht gut gehen. Das beste ist immer ein passendes Tool dafür zu nutzen. Muss ja gar nicht so umfangreich sein. Es muss nur die Basics können, also Arbeitszeit, Stammdaten und Lohnbuchhaltung. Wichtig in einer Firma, die Wert auf E-Learning und Weiterbildung legt, wäre eine Software, die Module für Bildungsmanagement und Personalentwicklung anbietet (z.B http://www.defactolearning.de/ ). Das oben genannte HR Tool Personio kenne ich allerdings noch nicht. Vielleicht lerne ich es ja irgendwann noch kennen.

Antworten
Ralph Bauer
Ralph Bauer

Grad in der Werbung sollte man klare Ausdrücke verwenden und gfls. übersetzen.

HR = Human Resource.

So viel Platz sollte sein.
Wenn der Werbetexter selbst versteht, was er da schreibt.

Antworten
dennis
dennis

Einfach ja! Das ist so ein beknackter Artikel.

Antworten
Bitte melde dich an!

Du musst angemeldet sein, um einen Kommentar schreiben zu können.

Jetzt anmelden