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Lesepflicht für Unternehmer: 15 Fragen zur Reform der elektronischen Rechnungen

    Lesepflicht für Unternehmer: 15 Fragen zur Reform der elektronischen Rechnungen
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Ab dem 01. Juli 2011 wurden die hohen Anforderungen an elektronische Rechnungen erheblich gemindert. Eine qualifizierte Signatur ist nicht mehr notwendig. Dennoch müssen elektronische Rechnungen weiterhin eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen und dürfen nicht einfach ausgedruckt und abgeheftet werden. Deswegen versuchen manche Stimmen die Euphorie über die Reform zu dämpfen. Ob die Kritiker Recht haben und wie die gesetzlichen Pflichten erfüllt werden können, wird in diesem Beitrag beantwortet. Am Ende des Beitrags findet sich zudem eine Checkliste, die den Umgang mit elektronischen Rechnungen erleichtert.

1. Was ist eine elektronische Rechnung?

Elektronische Rechnungen sind solche, die im elektronischen Format versendet und im elektronischen Format empfangen werden. Dazu gehören Rechnungen, die

  • im  E-Mail-Format,
  • als Datei (zum Beispiel im , JPG, Tiff, PDF- oder Word-Format),
  • per Download,
  • als DE-Mail oder E-Post,
  • im Wege eines Electronic Data Interchange-Verfahrens (EDI) oder
  • von Computerfax zu Computerfax

versendet werden.

Dagegen gelten Rechnungen die vom Computerfax abgesendet, aber mit einem „normalen“ Papier-Fax empfangen werden, als Papierrechnungen.

2. Wen treffen die Regelungen über elektronische Rechnungen?

Betroffen sind vor allem Unternehmen, welche die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen gegenüber dem Finanzamt nachweisen müssen, um gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend zu machen.

3. Welche Voraussetzungen mussten elektronische Rechnungen bisher erfüllen?

Bis zum 30. Juni 2011 wurden elektronische Rechnungen nur dann anerkannt, wenn sie mit einer qualifizierten Signatur versehen waren, die der Empfänger überprüfen musste. Ebenfalls war das Electronic Data Interchange-Verfahren (EDI) anerkannt, bei dem die Unternehmen Rechnungen über eine gesicherte Verbindung austauschen. In allen anderen Fällen wurde der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen versagt. Mehr zu der alten Rechtslage und den Anforderungen an qualifizierte Signaturen ist in dem t3n-Artikel „Die 13 größten Irrtümer bei elektronischen Rechnungen“ zu finden.

4. Welche Voraussetzungen müssen elektronische Rechnungen ab dem 01. Juli 2011 erfüllen?

Die elektronische Rechnung werden anerkannt, wenn

  • der Absender identifizierbar ist (Echtheit/Authentizität),
  • der Inhalt der Rechnung nicht verändert (Unversehrtheit/Integrität) wurde und
  • sie lesbar und maschinell auswertbar ist.

Neu ist, dass Unternehmer diese Voraussetzungen auch ohne eine qualifizierte Signatur oder das EDI-Verfahren erfüllen können. Stattdessen reicht der Nachweis eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens aus, das die Authentizität und die Integrität der erhaltenen Rechnungen gewährleistet. Wie ein solches Kontrollverfahren auszusehen hat, wird bei der Frage Nummer 5 beantwortet.

5. Wie kann die Echtheit und Unversehrtheit der elektronischen Rechnung ohne qualifizierte Signatur/EDI nachgewiesen werden?

Die Finanzbehörden fordern hierfür ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren, dass einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft“. Hinter dem kryptischen Beamtendeutsch steht zunächst nichts anderes als eine übliche Rechnungsprüfung.

Diese Rechnungsprüfung wird schon aus Eigeninteresse in jedem Unternehmen praktiziert (oder sollte es zumindest). Zu der Rechnungsprüfung gehören folgende Prüfungsschritte:

  • Wurde die Rechnung von dem leistendem Unternehmen ausgestellt?
  • Entspricht die Leistungsbeschreibung der tatsächlich bezogenen Leistung?
  • Ist die Höhe der Leistung zutreffend?
  • Ist das Datum der Leistung zutreffend?
  • Ist die Umsatzsteuer ordnungsgemäß ausgewiesen?
  • Sind alle notwendigen Rechnungsangeben enthalten? (siehe Frage Nummer 8)

Diese Rechnungsprüfung muss jedoch nachgewiesen werden. Dazu gibt es keine vorgeschriebene Form. Letztendlich geht es darum, den Finanzamtsprüfer zu überzeugen, dass diese Kontrolle tatsächlich stattfindet. Als Ersatz für den früher eingesetzten „Rechnung geprüft“-Stempel bieten sich an:

  • Aussagen von Mitarbeitern, dass Rechnungen immer geprüft werden.
  • Schriftliche und vorlegbare Anweisung an Mitarbeiter alle Rechnungen zu prüfen (falls Mitarbeiter aufgrund Ausscheidens aus dem Unternehmen nicht befragt werden können).
  • Verschieben von Rechnungen in einen Ordner „geprüft“ oder Kennzeichnung mit einem entsprechenden Label.

6. Wie lange muss eine elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

Die elektronische Rechnung muss in der Regel 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

7. In welcher Form muss die elektronische Rechnung aufbewahrt werden?

Die elektronische Rechnung muss lesbar, maschinell auswertbar uns sicher vor Veränderungen in dem Originalformat aufbewahrt werden. Es gelten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Lesbar bedeutet laut dem Bundesjustizministerium in einer „für das menschliche Auge lesbaren Form“. Das heißt, die die elektronische Rechnung muss in einem Format vorliegen, das eine Anzeige der Rechnung innerhalb der 10 Jahre gewährleistet. Nicht ausreichend ist zum Beispiel eine Tabelle, in der nur die Daten, wie Rechnungsdatum, Summe, Aussteller, etc. zusammengefasst gelistet werden. Es muss auch die ursprüngliche Rechnungsdatei aufbewahrt bleiben.

Maschinelle Auswertung bedeutet, dass die elektronische Rechnung auch elektronisch aufbewahrt und ausgewertet werden muss. Es ist daher nicht ausreichend sie auszudrucken und abzuheften.

Einen Schutz vor Veränderungen bieten laut Finanzbehörden Speichermedien wie CD oder DVD. Zu Recht wird angemerkt, dass man auch Daten auf diesen Trägern laden, verändern und neu speichern kann. Folglich werden alle Verfahren anerkannt werden müssen, die gleichwertigen Schutz vor Veränderung bieten.

Daher ist meines Erachtens auch das Speichern in einem verschlüsselten Archiv oder Ordner zulässig, wenn dieser mit einem Passwort gesichert wird, zu dem nur die Buchhaltungskräfte und der Vorgesetzte Zugang haben.

9 Reaktionen
Florian
Florian

@Matthias: Innerbetriebliche Kontrollverfahren hören sich etwas komplizierte an als sie sind. Im Prinzip geht es hier für den Rechnungsempfänger um den Abgleich von Rechnung mit Lieferschein/Bestellung/Auftrag etc. Alles Sachen die ohnehin der kaufmännischen Sorgfalt entsprechen. Sicherlich ist es aber sinnvoll diesen Abgleich zu dokumentieren, um bei einer eventuellen Steuerprüfung auch belegen zu können, dass er vorgenommen wurde.

Ansonsten eine gute Reform auf die auch wir als E-Invoicing Anbieter (http://www.pactas.com) bauen. Allerdings sind die Informationen im Artikel nicht mehr 100% aktuell. Der Bundesrat hat das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (die Reform der E-Rechnung war hier Bestandteil) gekippt. Das Gesetz muss in den Vermittlungsausschuss und das kann dauern (politisches Sommerloch). Erst dann wissen wir, ob die gesetzliche Neuregelung wie geplant in Kraft tritt. Vorher kann ich jedem nur raten sich an die alte Gesetzgebung zu halten.

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nana
nana

Sehr informativer Beitrag. Danke sehr dafür.

Unklar ist für mich allerdings: Muss bei mehreren Artikeln auf der Rechnung für jeden Artikel der Steuerbetrag ausgewiesen werden oder reicht der Steuerbetrag auf den Gesamtbetrag aus?

Apple stellt seine digitalen Rechnungen allerdings "falsch" aus. Denn für das iPad 2 z. B. habe ich eine digitale Rechnung als PDF erhalten, auf der zwar der Steuersatz von 19% ausgewiesen ist, aber nicht der Steuerbetrag. (Eine gedruckte Rechnung erhält man von Apple sowieso nicht.)

Da hab ich dann viel davon, dass der Gesetzgeber Hürden abbaut, wenn Apple seine Kunden wie Hanswurste behandelt. Naja, dann schicke ich das Teil eben zurück und kauf mir das Samsung Galaxy Tab - hat sowieso das bessere Display. :)

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Ulrich Schmidt
Ulrich Schmidt

Wie oben schon geschrieben "...sollte der Bundesrat zustimmen..."
Nicht ganz überraschend hat der Bundesrat seine Zustimmung zum "Steuervereinfachungsgesetz 2011" verweigert. Jetzt stellt sich die Frage, was der Vermittlungsausschuß ggf. ändert.
Es ging ja eigentlich bei der Entscheidung im Bundesrat nicht um Inhalte :-( sondern um Parteipolitik. Diätenerhöhung genehmigt, ca. 43 Mrd. Einsparung durch Bürokratieabbau erstmal verhindert. Schade!

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DerMichl
DerMichl

Hm, ist doch alles irgendwie wieder unausgegoren. Was passiert mit den Rechnungen vor dem 01.Juli. Hab ich eine alte Rechnung vor dem Termin, muß ich die Signatur nach wie vor nachweisen - bei einer neuen nicht mehr? Unter Bürokratieabbau stell ich mir was anderes vor...

Antworten
Dirk von Seorie.net
Dirk von Seorie.net

Das ist ja mal eine gute Nachricht für KMU! Der Bürokratieabbau schreitet voran.

Antworten
Ulrich Schmidt
Ulrich Schmidt

Kleiner Hinweis am Rande:
auch wenn der Gesetzgeber "rückwirkend zum 01.07.2011" beschließen sollte, gilt das neue vereinfachte Verfahren erst für Rechnungen, die für Umsätze ab dem 01.07.2011 getätigt wurden.
D.h. die "Vereinfachung" gilt nicht für alle bis zum 01.07.2011 angefallenen Belege.
Mit freundlichen Grüßen
von der Waterkant
Ulrich Schmidt

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Markus Merz | Hamburg St. Georg
Markus Merz | Hamburg St. Georg

> ""innerbetriebliches Kontrollverfahren, dass einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft" als Einzelunternehmer? xD"

Maileingang per Passwort geschützt
Ordner 'Rechnungen eingehend'
Unterordner 'geprüft'
Unterordner 'geprüft & bezahlt' (optional, eher für die eigene Übersicht :)
Beliebige Archivierung in z.B. 'geprüft & bezahlt 2011'

Mailprogramme wie z.B. Thunderbird erstellen für jeden Unterordner eine eigene Datei, die archivierbar und auch wieder einlesbar/importierbar ist (s.a. http://de.wikipedia.org/wiki/Mbox). Anhänge wie PDF sind dort auch z.B. base 64 kodiert enthalten.

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Matthias
Matthias

"innerbetriebliches Kontrollverfahren, dass einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft" als Einzelunternehmer? xD

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jürgen haslauer
jürgen haslauer

hat hier jemand zufällig infos darüber, ob/wann/wie das auch österreich betrifft?
(von eu-geschäften mit unseren lieblingsnachbarn mal abgesehen...)

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