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Die Architektur perfekter Mitarbeiterbefragungen: So bekommst du die wertvollsten Antworten

Die Architektur perfekter Mitarbeiterbefragungen: So bekommst du die wertvollsten Antworten

Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können Gold wert sein. Mit welchen Fragen man das Meiste rausholt und was man sonst noch beachten sollte.

Über Mitarbeiterbefragungen können Unternehmen eine wichtige Ressource anzapfen: das geballte Wissen und die Meinungen ihrer Mitarbeiter. Die Ergebnisse können verborgene Potentiale offenbaren, Grundlage für Verbesserungen sein oder auch dem Personalmarketing dienen. Zudem bieten sie einen Motivationsanreiz für Mitarbeiter, weil sie gehört werden.

Es gibt aber auch Fallstricke. Sollen sich Unternehmenspläne auf Mitarbeiterbefragungen stützen können, sollten die Ergebnisse zuverlässig sein. Das erreicht man durch eine konkrete Zielsetzung und ein gutes Fragendesign.

Mitarbeiterbefragungen durchfuehren
Mitarbeiterbefragungen können verborgene Probleme und Potenziale offenbaren. (Foto: Shutterstock)

Dos and Don'ts für Mitarbeiterbefragungen

In einem Blogpost hat Officevibe, Anbieter eines Mitarbeiterbefragungstools, über die Learnings aus ihren Online-Umfragen geschrieben. Und hat folgende Tipps identifiziert:

Ein Ziel definieren

Um passgenaue Fragen zu formulieren und das perfekte Ergebnis zu erhalten, sollte man vorher ein Ziel definieren. Je nachdem, wie groß dieses Ziel ist, sollte man auch die Abstände der Umfragen definieren. Eine Mitarbeiterumfrage sollte kein einmaliges Ereignis sein, sondern ein Prozess. Steckt man sich kleine Ziele und arbeitet mit einem Online-Tool, kann man die Befragung alle paar Monate ansetzen.

Bei großen Befragungen mit hochgesteckten Zielen und der Befragung durch Externe sollte der Zeitraum zwischen zwei Befragungen eher ein bis anderthalb Jahre betragen, empfiehlt das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft.  Zum einen wegen des hohen Aufwands und zum anderen, um Maßnahmen auch eine Chance zu geben, sich zu entfalten.

Offene und geschlossene Fragen verwenden

Auch wenn es sehr viel einfacher ist, geschlossene Fragen zu stellen, lässt man sich wertvolle Informationen entgehen, wenn keine offenen Fragen vorkommen. Officevibe hat gute Erfahrungen damit gemacht, geschlossene Fragen mit offenen Follow-up-Fragen zu kombinieren.

Zum Beispiel zuerst die geschlossene Frage: Würdest du dein Unternehmen als Arbeitgeber in deinem Freundeskreis empfehlen? Hier kann man mit einer Skala oder Multiple-Choice arbeiten. Je nach Antwort kann eine offene Frage folgen wie zum Beispiel „Aus welchen Gründen würdest du das Unternehmen nicht als Arbeitgeber empfehlen?“ oder „Aus welchen Gründen, hältst du das Unternehmen für einen guten Arbeitgeber?“.

Neutral fragen

Die Fragen sollten so wertfrei wie möglich gestellt werden. Gerade bei geschlossenen Fragen besteht die Gefahr, sich zu weit aus dem Fenster zu lehnen und dem Mitarbeiter eine Antwort geradezu aufzudrängen.

Je neutraler die Frage ist, desto ehrlicher fällt die Antwort aus. Beispiel: Lieber „Wie findest du das neue Intranet?“ als „Wir haben ein neues Intranet eingeführt, das einfacher in der Navigation und benutzerfreundlicher ist. Was hältst du davon?“.

Eine Frage zur Zeit

Manchmal bietet es sich an, mehrere Fragen zu kombinieren. Dennoch sollte man der Klarheit zuliebe darauf verzichten und eine Frage nach der anderen stellen.

Einfache Sprache nutzen

Mach es nicht zu kompliziert. Die Fragen müssen leicht verständlich und vor allem unmissverständlich sein. Buzzwords und Abkürzungen haben in einer Umfrage nichts zu suchen.

Kurz halten

Eine Analyse von SurveyMonkey, einem weiteren Umfragetool, hat ergeben, dass die Länge von Umfragen maßgeblich dafür ist, wie viel Zeit sich die Teilnehmer für jede Frage nehmen. Nicht ganz überraschend nehmen sie sich mehr Zeit pro Frage, wenn die Umfrage kürzer ist. Bei langen Umfragen nimmt die Antwortqualität mit dem fortschreiten der Umfrage ab.

Es spricht also einiges dafür, kürzere Mitarbeiterbefragungen durchzuführen. Mal davon abgesehen, dass damit auch die Auswertung und Umsetzung der Maßnahmen um einiges leichter ist.

Beispielfragen

Die Fragen sollten sich natürlich daran orientieren, was man mit der Befragung erreichen will. Für die Befragung zur Mitarbeiterzufriedenheit hat Officevibe ein paar Beispiele für offene Fragen formuliert. Dass diese Fragen anonym beantwortet werden können müssen, versteht sich hoffentlich von selbst.

  • Behindert dich irgendetwas darin, deine Arbeit zu erledigen?
  • Was können wir an unseren Teammeetings ändern, um sie effizienter zu machen?
  • Gibt es Aspekte in unser Unternehmenskultur, die du gerne ändern würdest?
  • Was gefällt die an unserer Unternehmenskultur am besten?
  • Was würde dir helfen, produktiver zu sein?
  • Gibt es einen Bereich deines Jobs, in dem du dir mehr Unterstützung wünscht?
  • Bist du glücklich mit deinem Job?
  • Wie ist deine Work-Live-Balance zur Zeit?

Die Konsequenz

Wie eingangs erwähnt, dient die Mitarbeiterbefragung einem konkreten Ziel. Beschließt man, eine Befragung durchzuführen, sollte man bedenken, dass damit ein nicht zu unterschätzender Aufwand verbunden ist. Auch, wenn man die Befragung mit einem Online-Tool durchführt, braucht es einige Zeit, die Fragen zu designen, die Auswertung zu bewerten und konkrete Maßnahmen daraus abzuleiten und umzusetzen.

Zudem ist mit einer Befragung auch ein gewisser Handlungszwang verbunden. So sollte den Mitarbeitern mindestens Feedback gegeben werden, wie mit den Ergebnissen verfahren wird – im besten Fall, werden konkrete Maßnahmen direkt angegangen.

Lies in diesem Zusammenhang auch: „Das denken deine Mitarbeiter wirklich! 3 Möglichkeiten, Feedback zu erhalten“.

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