Neue Aktion: Frag den „Taskinator“ und verbessere dein Selbstmanagement

von Oliver Gassner 11.12.2009 (22:52Uhr) 2.

Was man nicht tun sollte ist, sich von E-Mail bei der Erledigung wichtiger Dinge abhalten zu lassen.

Eine E-Mail kann in der Regel gar nicht dringend sein (wohl aber wichtig), denn wenn das Anliegen dringend wäre, hätte derjenige ja angerufen.

Also sollte man jegliche Mailbenachrichtigung, visuell wie akustisch ABSTELLEN.

David Allen schlägt das Inbox-Zero-System vor. D.h. man macht mindestens alle 24-48h seine Inbox leer. (Wie das geht, das habe ich im ersten Taskinatorartikel beschrieben ;) )

WENN nämlich die Inbox leer ist, DANN kann man auf seinen entsprechenden Next-Action Listen nachsehen, was denn jetzt die wichtigste Task ist.

Ich lasse mich, wenn ich etwas Wichtiges tue von eingehender Mail nicht ablenken. (Ich renne derweil ja auch nicht zum Briefkasten.)

Mail Sekundärer Bedeutung (z.B. Newsletter und Benachrichtigungen aus dem Social Web) können mich gar nicht ablenken, denn die lasse ich automatisch in eine 'andere Inbox' laufen, die ich erst durchsehen, wenn die primärer leer ist und ein paar wichtigere Tasks erledigt sind.

Mails, bei denen ich nicht primärer Empfänger sondern auf CC: bin, laufen ebenfalls in eine eigene CC:-Mailbox, die erst nach der Hauptinbox durchgesehen wird.

Und viele Mails werden mit "_del" getagged und landen in einem Ordner, bei dem nach kurzer oberflächlicher Durchsicht der 'alle löschen' Knopf betätigt wird.

Nein, die Frage habe ich damit noch nicht beantwortet.

Aber ich sage es mal so: Je mehr einen die Mail von den eigentlichen Aufgaben ablenkt, desto seltener sollte man sie überprüfen. Sagen wir um 10h und um 15h wären wahrscheinlich das Minimum.

Allerdings habe ich gerade nach sehr effizienten Tagen, an denen ich viele E-Mails mit Anfragen und Rückfragen geschrieben habe, oft am Folgetag einen Tag, bei dem ich nicht aus der E-Mail-Inbox rauskomme, weil jetzt die ganzen Antworten zu verarbeiten sind.

Ein 'Tag in der Inbox' muss also nicht per se ein unproduktiver Tag sein.

von Oliver Gassner 15.12.2009 (11:15Uhr) 4.

AORs are the answer to "What do I need to maintain". Projects are things you can finish (mostly, some, as you say, end on the day you die ;)).

For me AORs are a mix of what Covey calles 'Roles' (think ofg you 80th birthday, who will speak and what will they say abut you. The speakers are representatives of the roles you have in life: daughter, wife, mother, co-worker, marketing-expert, NGO-member, friend etc.) and Covey (and similarly Seiwert) have the ideas of "sharpen the saw", those anre non projects that cater to the things that make you human: your health, your mind, your spirit (if you want to sepeterate that from mind ;) ), your social life, (Seiwert also adds Business to make it complete life balance ;) ).

So AORs are about 'what do I need to maintrain and balance in my life. And by defalt these will have projects 'below' them that 'end' and those that don't.

My AORs are
- work (for €/customers) (+ roughly seperated in 5-7 business areas, some of them more on the 'vision level))
- 'anm' = Akquise, Networking, Marketing
- operations (doing routine stuff in the bueiness)
- I would have 'finance' if that wasn't my wife's (=CFO's) job ;)
- family
- friends
- myself (mind, health, relax)

Allen says you have 5-7 business areas and 7-10 personal ones. This depends if you categorize some stuff as AOR or as a(n ongoing) project.

So I'd say:
- If the category below the thing is a NA ("get book ABC"), it is a project.
- If the category below the thing is a project (Reading), it is a AOR

- If the category below the thing is an AOR (be educated/entertained) it is a goal (read 100 books a year)

- If the categorty below the thing is a vision, it is a Purpose/Principle (follow the path of enlightenment and culture).

Finally a sentence (roughly quoted) from one of Allen's tapes:

"If you need to answer 'what next' go 'downwards' in the levels of engagement (principles/perspective, vision, goal, aor, project, task). If you need more clarity (how relevant is this?), go 'upwards' and fiund out what higher level your 'thing' belongs to."

But thanks fpor the question. This helped me to clarify this for myself again.
I must admit that those 'six levels' also pose some puzzles to me.

von Damian 22.12.2009 (12:00Uhr) 6.

Hallo Oliver :),

hier muss ich mal eine Sache anreißen, die mir nach wie vor Kopfzerbrechen bereitet.
Es geht um die Analogen Notizen (bei mir aktuell im Moleskin).
Ich Schreibe im Prinzip alles runter, was mir einfällt, das sind u.a. Notizen aller Art oder aus Besprechungen oder halt direkt To-Do´s. Das mache ich i.d.R. immer mit einem Datumsstempel.
Nur ist es oftmals so, dass ich da einen hohen Wirr-warr habe, da ich Schwierigkeiten habe, alles auseinander zu halten, sprich, ich habe keine oder keine gute Methodik um Notizen aufzuschreiben und diese entsprechend zu markieren.

Ich habe schon oft gesehen, das diverse GTD´ler sich "Tabs", also Bereiche für die einzelnen Gebiete mit Post-Its o.ä. abtrennen.

Hast du da noch weitere optimierungstipps?

Grüße,
Damian

von Moritz B 22.12.2009 (21:02Uhr) 8.

Hallo Oliver,
In Barcamp-Sessions von dir war ich ja auch schon.
Aber mal eine grundsätzliche Frage die mir gerade so kommt...

Wie kann ich aus GTD Nutzen ziehen? Ich kam noch nie so richtig in den Workflow rein, als dass es mir eine Erleichterung gewesen wäre. Dabei habe ich es lange Zeit versucht. War ich zu inkonsequent?
Wäre toll, wenn du darauf Antworten hast. :-)

Liebe Grüße

Moritz

von Getting Things Done: Briefkastenonkel be… 15.01.2010 (19:08Uhr) 10.

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