„Taskinator“ Oliver Gassner hat im t3n Magazin eine Rubrik mit hilfreichen Tipps und Tricks rund ums Selbstmanagement. Beim nächsten Mal möchte er gern eure konkreten Fragen beantworten und auf eure Problemstellungen eingehen - unser „Briefkastenonkel“ fürs Selbstmanagement sozusagen. Also: Gibt es bei euch immer wieder auftretende Arbeitsabläufe, die ihr gern optimieren möchtet? Habt ihr das Gefühl, bei manchen Dingen zu viel Zeit zu verschwenden? Möchtet ihr wissen, wie man überhaupt herausfindet, wie effektiv oder ineffektiv man ist?
Solche und ähnliche Fragen könnt ihr gern hier in den Kommentaren hinterlassen. Die Interessantesten werden dann in t3n Magazin Nr. 19 behandelt.
Zwei Artikel der „Taskinator“-Rubrik aus dem t3n Magazin sind bislang erschienen und beide könnt ihr kostenlos online lesen:
- Inbox Zero - Wie man seine E-Mails in den Griff bekommt
- Methoden und Werkzeuge zum Selbstmanagement - Aufgaben richtig erfassen
Bildnachweis für die Newsübersicht: © fotodesign-jegg.de - Fotolia.com
RSS-Feed
Twitter
Eine E-Mail kann in der Regel gar nicht dringend sein (wohl aber wichtig), denn wenn das Anliegen dringend wäre, hätte derjenige ja angerufen.
Also sollte man jegliche Mailbenachrichtigung, visuell wie akustisch ABSTELLEN.
David Allen schlägt das Inbox-Zero-System vor. D.h. man macht mindestens alle 24-48h seine Inbox leer. (Wie das geht, das habe ich im ersten Taskinatorartikel beschrieben ;) )
WENN nämlich die Inbox leer ist, DANN kann man auf seinen entsprechenden Next-Action Listen nachsehen, was denn jetzt die wichtigste Task ist.
Ich lasse mich, wenn ich etwas Wichtiges tue von eingehender Mail nicht ablenken. (Ich renne derweil ja auch nicht zum Briefkasten.)
Mail Sekundärer Bedeutung (z.B. Newsletter und Benachrichtigungen aus dem Social Web) können mich gar nicht ablenken, denn die lasse ich automatisch in eine 'andere Inbox' laufen, die ich erst durchsehen, wenn die primärer leer ist und ein paar wichtigere Tasks erledigt sind.
Mails, bei denen ich nicht primärer Empfänger sondern auf CC: bin, laufen ebenfalls in eine eigene CC:-Mailbox, die erst nach der Hauptinbox durchgesehen wird.
Und viele Mails werden mit "_del" getagged und landen in einem Ordner, bei dem nach kurzer oberflächlicher Durchsicht der 'alle löschen' Knopf betätigt wird.
Nein, die Frage habe ich damit noch nicht beantwortet.
Aber ich sage es mal so: Je mehr einen die Mail von den eigentlichen Aufgaben ablenkt, desto seltener sollte man sie überprüfen. Sagen wir um 10h und um 15h wären wahrscheinlich das Minimum.
Allerdings habe ich gerade nach sehr effizienten Tagen, an denen ich viele E-Mails mit Anfragen und Rückfragen geschrieben habe, oft am Folgetag einen Tag, bei dem ich nicht aus der E-Mail-Inbox rauskomme, weil jetzt die ganzen Antworten zu verarbeiten sind.
Ein 'Tag in der Inbox' muss also nicht per se ein unproduktiver Tag sein.
could you tell us in two words about "Areas of Responsibility" (AOR)?
Which AOR are on your list (if it's not a big secret)?
I got a problem that if I make AOR "Travels", "Books", "Movie" then the list is becoming endless... When I make AOR "Entertainment" then it includes "Travels", "Books", "Movie" as Projects but these Projects will never end...
Could you give me an advice and share your experience?
For me AORs are a mix of what Covey calles 'Roles' (think ofg you 80th birthday, who will speak and what will they say abut you. The speakers are representatives of the roles you have in life: daughter, wife, mother, co-worker, marketing-expert, NGO-member, friend etc.) and Covey (and similarly Seiwert) have the ideas of "sharpen the saw", those anre non projects that cater to the things that make you human: your health, your mind, your spirit (if you want to sepeterate that from mind ;) ), your social life, (Seiwert also adds Business to make it complete life balance ;) ).
So AORs are about 'what do I need to maintrain and balance in my life. And by defalt these will have projects 'below' them that 'end' and those that don't.
My AORs are
- work (for €/customers) (+ roughly seperated in 5-7 business areas, some of them more on the 'vision level))
- 'anm' = Akquise, Networking, Marketing
- operations (doing routine stuff in the bueiness)
- I would have 'finance' if that wasn't my wife's (=CFO's) job ;)
- family
- friends
- myself (mind, health, relax)
Allen says you have 5-7 business areas and 7-10 personal ones. This depends if you categorize some stuff as AOR or as a(n ongoing) project.
So I'd say:
- If the category below the thing is a NA ("get book ABC"), it is a project.
- If the category below the thing is a project (Reading), it is a AOR
- If the category below the thing is an AOR (be educated/entertained) it is a goal (read 100 books a year)
- If the categorty below the thing is a vision, it is a Purpose/Principle (follow the path of enlightenment and culture).
Finally a sentence (roughly quoted) from one of Allen's tapes:
"If you need to answer 'what next' go 'downwards' in the levels of engagement (principles/perspective, vision, goal, aor, project, task). If you need more clarity (how relevant is this?), go 'upwards' and fiund out what higher level your 'thing' belongs to."
But thanks fpor the question. This helped me to clarify this for myself again.
I must admit that those 'six levels' also pose some puzzles to me.
And thank you very much, t3n Magazin, for the „Taskinator“-Rubrik :) Keep it up!
hier muss ich mal eine Sache anreißen, die mir nach wie vor Kopfzerbrechen bereitet.
Es geht um die Analogen Notizen (bei mir aktuell im Moleskin).
Ich Schreibe im Prinzip alles runter, was mir einfällt, das sind u.a. Notizen aller Art oder aus Besprechungen oder halt direkt To-Do´s. Das mache ich i.d.R. immer mit einem Datumsstempel.
Nur ist es oftmals so, dass ich da einen hohen Wirr-warr habe, da ich Schwierigkeiten habe, alles auseinander zu halten, sprich, ich habe keine oder keine gute Methodik um Notizen aufzuschreiben und diese entsprechend zu markieren.
Ich habe schon oft gesehen, das diverse GTD´ler sich "Tabs", also Bereiche für die einzelnen Gebiete mit Post-Its o.ä. abtrennen.
Hast du da noch weitere optimierungstipps?
Grüße,
Damian
Allen weist darauf hin, dass wenn man versucht, diese drei Schritte (oder gar alle 5 Schritte, es kommen noch Durchsehen (ggf. sowas wie 'priorisieren', aber nicht GANZ) und Erledigen dazu) zusammenzuwerfen, dass man dann nur eins wird: konfus.
D.h.:
Du hast EINE Stelle wo du ALLES sammelst.
DANN hast du eine Phase wo du entscheidest:
- was ist die 'Next Action'
- WO ist die Next Action (-> kann kommt sie auf die passende Kontextliste, also sowas wie: Büro, zu Hause, Erledigen, Someday, Waiting for)
- IST das ein Projekt? (d.h. folgen noch weitere NAs?), DANN kommt einen Notiz auf die Projektliste
- Ist es ein Termin oder etwas zur Wiedervorlage? DANN kommt es in den 'Tickler/43 Folders' oder in den Kalender
- Muss ich gar nix machen und will ich es nur nicht wegwerfen? DANN kommt es ins Archiv (A-z)
- Wenn es nix von obigem ist, ist es Müll ;)
In einem Moleskine brauchst du also mindestens folgende Abteilungen
- Eingang
- @Arbeit/Büro
- @Zu Hause
- qUnterwegs/Besorgen
- ggf. weitere Kontextlisten für Personen/regelm. Besprechungen (also: @chef, @lebenspartner, ...)
- Someday Maybe
- Waiting for
- Projektliste
An weiterer Stelle (außerhalb des Moleskine) brauchst du:
- Kalender
- Wiedervorlage
- Archiv
An sich gibt es dann nur noch 'Projekthilfsmaterialien' das sind physikalische oder digitale Ordner in denen Projektinfos gesammelt sind.
An sich weißt du jetzt, warum ich außer direkt am Schreibtisch und zum Erfassen (oder in Besprechungen) NICHT mit Papier arbeite.
Der Vorteil der 'sortierten' Tasks, ist, dass du 10 'Reminder' en suite rausschicken kannst, oder z.B. alle was du mit @personX besprechen willst eben auch zusammen hast, wenn du sie triffst/anrufst. Und dass du nicht von 'Rasenmähen' auf der Liste abgelenkt wirst, wenn du grad im Büro sitzt (es sei denn du bist der Hausmeister ;) ).
Ggf magste dir -wenn dir obiges Vorgehen zu komplex erscheint - die 'Autofocus'-Methode von (?):Foster anschauen. Die ist aber wirklich nur zum Tasks wegschießen und eignet sich NICHT wie GTD zur Projektplanung/-kontrolle. (Und die Leute in der Autofocus-Mailingliste kommen mir alle etwas SELTSAM vor ;), du warst gewarnt ;).)
http://www.markforster.net/german/
In Barcamp-Sessions von dir war ich ja auch schon.
Aber mal eine grundsätzliche Frage die mir gerade so kommt...
Wie kann ich aus GTD Nutzen ziehen? Ich kam noch nie so richtig in den Workflow rein, als dass es mir eine Erleichterung gewesen wäre. Dabei habe ich es lange Zeit versucht. War ich zu inkonsequent?
Wäre toll, wenn du darauf Antworten hast. :-)
Liebe Grüße
Moritz
"Wenn du es nicht regelmäßig machst, ist es kein System."
D.h. wenn deine Listen weder lückenlos noch vollständig sind und NICHT dein zentrales Cockpit, d.h. wenn du immer noch 'Kram' im Kopf und auf dem Schreibtisch hast:
Dann hast du weder Überblick noch Kontrolle.
Der Nutzen von GTD ist, dass du nur 'einmal die Woche nachdenkst', bei der Review/beim Durchsehen. (Ich machs heimlich öfter ;) )
Den Rest der Zeit kann man auf 'Auomatik' verbringen (und muss halt Erfassen und Klären/Durcharbeiten.
Dadurch kommt man in das, was andere Kreativleute 'die Zone' oder 'den Flow' genannt haben.
Wie das aussieht?
Wenn du mal einen Tag konzentriert nur in den Listen gegraben hast und 'Sachen erledigt', dann hast du in der Regel eine Tonne Zeug weggehauen und bist platt und fragst dich: "Könnte ich das nicht immer haben?"
Ja, Du kannst. (ha ;) )
Und dadurch, dass du den 'Normalkram' effizient erledigst, ist jede Menge Platz für neue Ideen und Kreativität.
Das ist der eigentliche 'Payoff' von GTD.
[...] » Frag den „Taskinator“ und verbessere dein Selbstmanagement (t3n.de) [...]